Предприниматели часто сталкиваются с проблемой несоответствия поставленного товара заказанному. Как быть в такой ситуации и не понести убытки? В статье мы разберем, как правильно составить акт о несоответствии, чтобы защитить свои интересы. Узнаете, какие требования предъявляются к этому документу, в каких случаях его оформляют и какие последствия он влечет.
1. Что такое акт несоответствия и зачем он нужен
Акт несоответствия поставленного товара - это документ, который составляется при обнаружении расхождений между фактически поставленным товаром и данными, указанными в договоре поставки или товаросопроводительных документах.
Основное предназначение акта несоответствия - зафиксировать факт нарушения условий поставки для последующего предъявления претензий поставщику.
К акту о несоответствии предъявляются следующие основные требования:
- Должен быть составлен специально созданной для этого комиссией
- Содержать подробное описание выявленных отклонений по качеству и количеству товара
- Быть подписан всеми членами комиссии
Акт несоответствия составляется в следующих случаях:
- Обнаружен брак или повреждение товара
- Не соответствует указанному в договоре ассортимент
- Количество поставленного товара не совпадает с данными в документах
- Качество товара не соответствует требованиям договора
Последствия составления акта несоответствия:
- Покупатель может потребовать уменьшения цены, замены товара или возврата денег
- Поставщик обязан возместить убытки покупателя
- Покупатель вправе расторгнуть договор поставки в одностороннем порядке
2. Как составить акт о несоответствии товара
Для составления акта о несоответствии формируется комиссия, в состав которой входят:
- Представители покупателя
- Представители поставщика
- При необходимости - независимые эксперты
Акт может составляться по унифицированной форме ТОРГ-2 или в произвольной форме, согласованной сторонами в договоре.
Порядок составления акта несоответствия:
- Комиссия производит приемку товара и выявляет несоответствия
- Данные вносятся в соответствующие разделы акта
- Описываются выявленные недостатки и несоответствия
- Акт подписывается всеми членами комиссии
- Акт утверждается руководителем организации-покупателя
Обязательные реквизиты акта несоответствия:
- Наименование документа
- Дата и место составления
- Сведения об участниках поставки
- Ссылка на договор поставки
- Информация о транспортировке и приемке товара
- Описание выявленных расхождений
- Подписи членов комиссии
В акте детально описываются расхождения по количеству и качеству товара с данными, указанными в договоре и сопроводительных документах.
После составления акт подписывается всеми членами комиссии и утверждается руководителем организации-покупателя.
3. Особенности акта несоответствия для импортных товаров
Для импортных товаров используется форма акта ТОРГ-3. К нему предъявляются дополнительные требования Таможенного союза в части оформления.
Особенности приемки импортных товаров:
- Может присутствовать представитель таможни
- Проверяется соответствие товаров сведениям декларации на товары
- Учитываются требования международных договоров
В акте ТОРГ-3 описываются расхождения по количеству, качеству, маркировке импортных товаров.
При существенных расхождениях акт может стать основанием для привлечения импортера к административной ответственности.
4. Отправка акта несоответствия поставщику
После составления акт несоответствия направляется поставщику. Сроки отправки акта:
- В течение 3 дней с момента составления, если иное не указано в договоре
- Незамедлительно, если срок не указан в договоре
Акт составляется минимум в 2 экземплярах:
- Первый экземпляр - поставщику
- Второй экземпляр - в бухгалтерию покупателя
Способы отправки акта поставщику:
- Почтовое отправление с уведомлением о вручении
- Курьерская доставка
- Передача представителю поставщика под роспись
При нарушении сроков отправки акта поставщик может отказаться от удовлетворения претензий покупателя.
Получив акт несоответствия, поставщик обязан рассмотреть его и принять меры к урегулированию ситуации.
5. Акт несоответствия как основание для претензии
На основании акта несоответствия покупатель может предъявить поставщику обоснованную письменную претензию.
Срок для направления претензии поставщику составляет:
- 10 дней с момента составления акта
- 30 дней с момента приемки товара
В претензии покупатель может потребовать:
- Соразмерного уменьшения покупной цены
- Безвозмездного устранения недостатков
- Замены товара ненадлежащего качества
- Возмещения убытков
Поставщик должен дать мотивированный ответ на претензию в течение 10 дней с момента получения.
При отказе добровольно удовлетворить претензию покупатель может обратиться с иском в суд.
6. Оформление акта несоответствия по форме ТОРГ-2
Для товаров отечественного производства чаще всего используется типовая форма акта несоответствия ТОРГ-2. Рассмотрим особенности ее оформления.
В форме ТОРГ-2 указывается:
- Реквизиты и участники сделки поставки
- Информация о транспортировке и приемке товара
- Выявленные расхождения по количеству и качеству
Акт по форме ТОРГ-2 составляется комиссией и подписывается ее членами.
7. Отражение акта несоответствия в учете
Выявленное по акту несоответствие товара отражается в бухгалтерском и налоговом учете.
Покупатель:
- Начисляет поставщику штрафы, пени
- Принимает к учету товары с учетом выявленного брака
- Предъявляет поставщику суммы НДС к возмещению
Поставщик:
- Отражает претензии покупателя
- Начисляет резерв по сомнительным долгам
- Корректирует сумму реализации и НДС
8. Оспаривание акта несоответствия поставщиком
Если поставщик не согласен с актом несоответствия, он может его оспорить. Для этого поставщик:
- Должен направить мотивированный отказ покупателю
- Может провести независимую экспертизу качества товара
- Вправе обратиться в суд для признания акта недействительным
Суд будет оценивать обоснованность акта несоответствия и доводы поставщика против него.