Пандемия COVID-19 внесла свои коррективы во многие процессы, в том числе и в работу государственных органов. Сегодня представители компаний вынуждены решать многие вопросы дистанционно, не посещая офисы лично. Однако законодательство предусматривает ряд нюансов. Давайте разберемся, как правильно оформить доверенность для уполномоченного представителя Фонда социального страхования (ФСС).
Требования к оформлению доверенности в ФСС
Оформление доверенности в ФСС для уполномоченного представителя регламентируется следующими нормативными актами:
- Гражданский кодекс РФ
- Федеральный закон от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний"
- Федеральный закон "Об электронной подписи"
В роли уполномоченного представителя организации может выступать как физическое лицо (любой сотрудник этой организации или даже стороннее лицо), так и другая организация (например, аудиторская компания).
Требования к форме и реквизитам
Доверенность в ФСС от имени организации выдается в простой письменной форме и должна содержать следующие обязательные реквизиты:
- наименование документа – доверенность;
- наименование и реквизиты организации, выдавшей доверенность;
- место и дата составления;
- данные об уполномоченном представителе;
- перечень полномочий, переданных доверенному лицу;
- срок действия доверенности;
- должность, ФИО и подпись руководителя организации.
Нотариальное заверение
Нотариальное заверение доверенности в ФСС не требуется, достаточно подписи руководителя организации. Исключение составляет ситуация, когда представителю передается право совершения регистрационных действий от имени организации.
Доверенность от имени индивидуального предпринимателя обязательно заверяется у нотариуса.
Электронное оформление
С 2016 года появилась возможность оформления доверенности в ФСС в электронном виде с использованием электронной подписи (ЭП).
Сроки действия
Если в доверенности в ФСС не указан срок ее действия, то по умолчанию она будет действительна в течение 1 года с даты выдачи.
Полномочия, которые можно передать представителю
С помощью доверенности в ФСС организация может передать представителю следующие полномочия:
- Получение и сдача отчетности по форме 4-ФСС
- Представление интересов организации при проведении проверок и иных мероприятий ФСС
- Получение справок, актов, предписаний, протоколов и иных документов от ФСС
- Подписание от имени организации заявлений о выплате страхового возмещения по установленным ФСС формам
- Проставление подписи от имени организации и печати организации в предусмотренных законом случаях
Помимо перечисленных выше, в доверенности в ФСС можно закрепить и иные полномочия представителя в зависимости от потребностей организации.
Порядок подачи доверенности в ФСС
После оформления доверенности в ФСС представитель организации должен предъявить ее в территориальный орган Фонда социального страхования по месту регистрации организации вместе со своим паспортом. При этом сотрудник ФСС:
- Сверит данные паспорта представителя с реквизитами, указанными в доверенности
- Сделает отметку о принятии доверенности
- В дальнейшем будет сверять подпись представителя на документах с образцом подписи в доверенности
Подача доверенности через портал Госуслуг
С 2018 года появилась возможность подачи сканированной копии доверенности в ФСС через портал Госуслуг. После ее рассмотрения сотрудниками Фонда статус заявления в личном кабинете изменится на "Исполнено".
Регистрация представителя на портале ФСС
Для удаленной сдачи отчетности представитель организации должен пройти следующие этапы регистрации в личном кабинете на портале ФСС:
Регистрация уполномоченного представителя на портале ФСС
- Зарегистрироваться на портале, указав ФИО, совпадающее с данными владельца электронной подписи
- Авторизоваться на портале под своим логином и паролем
- Загрузить личную электронную подпись в формате .cer
Добавление данных об организации
После загрузки электронной подписи представителя, в личном кабинете на портале ФСС можно добавить данные об организации, интересы которой будут представляться:
- Указать ИНН, КПП, наименование организации
- Прикрепить скан доверенности в формате .pdf
- Указать срок действия доверенности
Проверка полномочий ФСС
После добавления данных об организации, необходимо предоставить в территориальный орган ФСС бумажный экземпляр доверенности. Сотрудники Фонда проверят полномочия представителя и присвоят статус "Утверждено".
Сдача отчетности через личный кабинет
После подтверждения полномочий, представитель организации через личный кабинет на портале ФСС может:
- Формировать и отправлять отчетность в ФСС
- Получать и знакомиться с документами Фонда
- Подписывать документы с помощью ЭП
Продление доверенности
Если срок действия доверенности истекает, а полномочия представителя необходимо продлить, то следует выполнить аналогичные действия по оформлению и подаче новой доверенности.