Авансовый отчет форма АО-1 - это важный финансовый документ, который позволяет отслеживать движение денежных средств в организации. От того, насколько правильно он заполнен, зависит корректность бухгалтерского и налогового учета. Давайте разберемся, какие правила нужно соблюдать при работе с авансовым отчетом.
Общая информация об авансовом отчете формы АО-1
Авансовый отчет - это документ, с помощью которого подотчетное лицо отчитывается перед бухгалтерией о израсходованных суммах, выданных ему организацией под отчет. К таким суммам относят:
- деньги на хозяйственные расходы
- деньги на командировочные расходы
Для авансовых отчетов используется унифицированная форма АО-1, утвержденная постановлением Госкомстата РФ. Она имеет две стороны - лицевую и оборотную. В ней отражаются сведения о полученных и израсходованных суммах, реквизиты оправдательных документов.
Порядок работы с авансовыми отчетами в организации регламентируется соответствующими приказами и положениями. В них указываются:
- список подотчетных лиц
- сроки, на которые выдаются подотчетные суммы
- сроки представления отчетов в бухгалтерию
Порядок получения денежных средств по авансовому отчету
Чтобы получить наличные деньги под отчет, подотчетному лицу нужно:
- Получить разрешение руководителя на определенную сумму.
- Написать заявление с указанием цели расходов.
- Получить деньги в кассе организации по расходному кассовому ордеру.
Срок, на который выдаются подотчетные суммы, устанавливается организацией самостоятельно. Он может составлять несколько дней или месяцев.
Если средства требуются в иностранной валюте, например, для заграничной командировки, процедура получения отличается:
- Оформляется приказ о командировке с указанием валюты аванса.
- Подотчетное лицо пишет заявление на получение валюты.
- Получает деньги с валютного счета организации.
Правила заполнения авансового отчета формы АО-1
Заполнение авансового отчета происходит в два этапа:
- Подотчетное лицо заполняет свою часть отчета.
- Бухгалтер проверяет отчет и заполняет оставшиеся реквизиты.
Рассмотрим последовательно, какие данные вносит каждая из сторон.
Заполнение подотчетным лицом
На лицевой стороне подотчетное лицо указывает:
- информацию о себе (ФИО, должность, отдел)
- цель получения аванса
- данные о полученных и израсходованных суммах
На оборотной стороне подотчетное лицо:
- перечисляет оправдательные документы
- указывает суммы по каждому документу
К отчету прикладываются копии чеков, квитанций и других документов, подтверждающих расходы.
Заполнение бухгалтером
Бухгалтер проверяет отчет и вносит на лицевой стороне данные:
- о принятии отчета к учету (ставит дату и подпись)
- остаток или перерасход средств
- реквизиты документов по окончательному расчету
На оборотной стороне бухгалтер указывает суммы, принятые к учету, и дебетуемые счета.
Проверка и утверждение авансового отчета
После заполнения авансовый отчет проверяется, подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем организации. При обнаружении ошибок или нарушений отчет возвращается подотчетному лицу на доработку.
Утвержденный отчет принимается к учету. Неизрасходованные суммы возвращаются в кассу организации. При перерасходе подотчетному лицу выдаются дополнительные средства.
Авансовые отчеты хранятся в бухгалтерии в течение 5 лет вместе с оправдательными документами. За нарушение сроков или правил оформления отчета предусмотрена дисциплинарная, административная и уголовная ответственность.
Рекомендации по упрощению работы с авансовыми отчетами
Чтобы упростить и ускорить работу с авансовыми отчетами, рекомендуется:
- Разработать для подотчетных лиц памятки по заполнению формы АО-1.
- Внедрить специальное программное обеспечение для автоматизации учета подотчетных сумм.
- Перевести документооборот по авансовым отчетам в электронный вид с электронной подписью.
Это позволит сократить временные и трудовые затраты сотрудников, снизить количество ошибок, повысить прозрачность расчетов в организации.
Таким образом, авансовый отчет - это важный финансовый документ, требующий особого внимания и тщательности при заполнении. Следование правилам и рекомендациям поможет оптимизировать работу с авансовыми отчетами в организации.