Президиум является важным звеном в структуре многих организаций. От эффективности его работы во многом зависит качество принимаемых решений и результаты деятельности организации в целом. Давайте разберемся, что из себя представляет президиум, из кого он состоит и какие основные функции выполняет. Эти знания необходимы всем, кто так или иначе связан с деятельностью различных организаций и участвует в их работе.
История термина "президиум"
Слово "президиум" имеет латинские корни и в переводе означает "впередисидящие". Оно происходит от латинского глагола praesidere, что буквально переводится как "сидеть впереди". Таким образом, этимологически президиум - это группа лиц, которая занимает места впереди зала на собрании или конференции.
В современном значении под президиумом понимается выборный коллегиальный орган, который осуществляет руководство собранием или организацией. Как правило, президиум избирается из числа участников собрания или членов организации.
Виды президиумов
Различают следующие основные виды президиумов:
- Президиум собрания или конференции - орган, избранный для ведения данного конкретного мероприятия.
- Президиум организации - постоянно действующий руководящий орган общественной или иной организации.
- Государственный президиум - высший орган государственной власти, например, Президиум Верховного Совета СССР.
Состав президиума
Президиум может формироваться как путем выборов, так и путем назначения.
Численный состав президиума может варьироваться от нескольких человек до 80 и более в крупных организациях.
В состав президиума, как правило, входят представители различных групп, профессий, регионов - так, чтобы максимально полно отразить интересы всех членов организации.
Президиум возглавляет председатель, также в его структуру могут входить заместители председателя и другие члены президиума.
Функции президиума
Основными функциями президиума являются:
- Организация работы собрания или конференции.
- Контроль исполнения решений собрания.
- Оперативное руководство текущей деятельностью организации.
- Подготовка вопросов для обсуждения на собрании.
- Рассмотрение и утверждение планов работы, отчетов организации.
- Решение кадровых вопросов: назначения, перемещения, поощрения.
- Представление организации во внешних связях.
Полномочия президиума
Президиум наделяется следующими основными полномочиями:
- Право принимать решения от имени организации по вопросам ее деятельности.
- Право издавать распоряжения и инструкции.
- Право запрашивать информацию у структурных подразделений организации.
В то же время полномочия президиума ограничены уставом организации. Президиум подотчетен и подконтролен собранию или конференции.
Президиум тесно взаимодействует с другими органами управления организации: правлением, исполкомом, секретариатом.
Порядок работы президиума
Работа президиума обычно осуществляется в форме периодических заседаний. Заседания могут проводиться раз в месяц, квартал или с другой установленной периодичностью.
Повестка дня заседания формируется секретариатом президиума по предложениям его членов и выносимым на рассмотрение вопросам.
Заседание президиума правомочно, если на нем присутствует не менее двух третей членов президиума.
Решения принимаются простым большинством голосов, как правило, открытым голосованием. По отдельным вопросам может проводиться тайное голосование.
Все решения президиума оформляются протоколом заседания. Принятые решения доводятся до сведения всех заинтересованных членов организации.
Регламент работы президиума
Деятельность президиума регулируется специальным регламентом, который утверждается общим собранием или конференцией. В регламенте определяются:
- периодичность проведения заседаний президиума;
- порядок созыва заседаний;
- сроки и порядок формирования повестки дня;
- кворум для принятия решений;
- порядок ведения протокола заседаний.
Регламент позволяет обеспечить четкое планирование работы президиума и соблюдение установленных процедур подготовки и проведения его заседаний.
Взаимоотношения президиума с другими органами управления
Президиум не является единственным органом управления организацией. Он взаимодействует с другими структурами управления.
Так, президиум отчитывается о своей работе перед общим собранием или конференцией, которые его избрали. Собрание утверждает отчеты президиума, оценивает эффективность его деятельности.
Исполнительную и организационную работу в период между заседаниями президиума осуществляет секретариат во главе с генеральным секретарем.
Президиум также тесно взаимодействует с другими коллегиальными и исполнительными органами управления: правлением, комитетами, комиссиями.
Делопроизводство президиума
Работа президиума документируется. Основными документами, отражающими его деятельность, являются:
- протоколы заседаний;
- распоряжения и решения президиума;
- планы работы;
- отчеты о проделанной работе.
Эти документы хранятся в делопроизводстве организации в течение установленных сроков в соответствии с номенклатурой дел.
Подотчетность президиума
Президиум подотчетен общему собранию или конференции, которые его избрали. На каждом очередном собрании или конференции заслушивается отчет президиума о проделанной работе.
По итогам обсуждения отчета президиума могут быть даны рекомендации по улучшению его работы, а также может быть поставлен вопрос о переизбрании состава президиума.
Такая подотчетность стимулирует президиум эффективно и добросовестно исполнять свои функции в интересах организации и ее членов.