Многие работники сталкиваются с необходимостью получения справки формы 4Н при увольнении или для расчета больничного. Однако не все понимают, для чего конкретно нужен этот документ. Давайте разберемся!
Что такое справка 4Н и ее назначение
Справка 4Н - это документ, который содержит сведения о доходах работника за последние 2 года. В ней указываются все выплаты и вознаграждения в пользу сотрудника, на которые работодатель начислял страховые взносы в Фонд социального страхования.
Основная цель справки 4Н - это расчет пособий по временной нетрудоспособности и отпусков по беременности и родам. Исходя из данных о суммах доходов за 2 предыдущих года, указанных в справке, рассчитывается средний заработок для начисления этих пособий.
Впервые форма справки 4Н была введена в 2011 году. До этого для расчета пособий использовалась информация только об одном годе работы. В 2013 году произошло обновление бланка, теперь он называется справка по форме 182н.
Как выглядит бланк справки 4Н
Справка 4Н состоит из 3 разделов:
- Информация о работодателе - реквизиты организации
- Данные о работнике - ФИО, паспортные данные
- Сведения о доходах и уплаченных страховых взносах за 2 года
Справка 4н должна быть оформлена на официальном бланке, заверена подписями руководителя и бухгалтера и печатью организации. Исправления и помарки в документе недопустимы.
Когда и кому положена справка 4Н
Справка 4Н выдается работнику обязательно в последний день его работы в организации при увольнении. Если документ по каким-то причинам не был получен, то работник может запросить справку 4Н в любое время после увольнения.
Основные случаи использования:
- Расчет пособия по временной нетрудоспособности (больничного)
- Расчет пособия по беременности и родам
Например, если в справке 4Н указан средний дневной заработок 1000 рублей, то при оформлении больничного на 140 дней размер пособия составит 140000 рублей.
Если работодатель не выдал справку 4Н при увольнении, то он может быть оштрафован контролирующими органами.
Где и как получить справку 4Н
Получить справку 4Н можно непосредственно у работодателя - в отделе кадров или бухгалтерии. Если документ не был получен при увольнении, то работник может написать заявление с просьбой выдать справку 4Н.
Заявление должно содержать:
- ФИО и должность руководителя
- Просьбу выдать справку установленного образца
- ФИО, подпись и дату обращения
По закону работодатель обязан предоставить запрошенную справку 4Н в течение 3 дней после обращения работника.
Если получить документ у прежнего работодателя невозможно, то через нового работодателя можно обратиться с запросом о предоставлении сведений в Пенсионный фонд РФ.
Таким образом, при желании получить справку 4Н всегда можно найти способ это сделать - либо у работодателя, либо через ПФР.
Особенности заполнения бланка справки 4Н
Заполнение справки 4Н производится на основании данных бухгалтерского и кадрового учета организации:
- Расчетных ведомостей по зарплате
- Табелей учета рабочего времени
- Лицевых счетов сотрудника
- Отчетности по уплате страховых взносов
Справка 4н заполняется разборчиво, без помарок и исправлений. Допускается машинописное заполнение.
Особое внимание следует уделить правильному указанию периодов временной нетрудоспособности, когда работник не получал заработную плату. Эти периоды исключаются из расчета среднего заработка.
Таким образом, корректное заполнение справки 4Н требует внимательности и аккуратности, чтобы избежать ошибок.
Ответственность при заполнении справки 4Н
Вся ответственность за правильность сведений, указанных в справке 4Н, лежит на работодателе. Работник не несет ответственности за ошибки, допущенные в справке.
Если из-за неверно заполненной справки 4Н работнику было неправильно начислено пособие по временной нетрудоспособности, то ущерб должен возместить работодатель.
За нарушение сроков и порядка выдачи справки 4Н работодателю грозит административная ответственность в виде штрафов.
Чтобы минимизировать риски ошибок, работодателю следует:
- Поручать заполнение справки 4Н опытному сотруднику
- Проверять правильность всех данных в справке
- Хранить копии выданных справок 4Н
Со своей стороны работнику также стоит внимательно изучить полученную справку 4Н на предмет корректности отраженных в ней сведений.
Справка 4Н в 2023 году
В 2023 году справка 4Н оформляется по тем же правилам, что и ранее. Никаких принципиальных изменений в порядке выдачи и заполнения документа не произошло.
Актуальный бланк справки 4Н на 2023 год можно скачать на сайте ФСС или использовать старый образец.
Единственное изменение коснулось размера предельной заработной платы для расчета пособий - в 2023 году он составляет 1 065 000 рублей за год.
В период пандемии справки 4Н могут выдаваться в электронном виде и направляться работнику по электронной почте или через личный кабинет на сайте ФСС.
Примеры заполнения справки 4Н
Рассмотрим на примерах, как заполняется справка 4Н в различных ситуациях.
Пример 1. Работник увольняется в мае 2023 года после 2 лет работы в организации на основании трудового договора. В справке 4Н указываются его доходы за 2021 и 2022 годы.
Пример 2. Работница уходит в декрет в августе 2023 года. Для расчета пособия по беременности и родам в справку 4Н включаются суммы ее зарплаты за 2021 и 2022 годы.
Пример 3. Работник оформляет больничный в сентябре 2023 года. В его справке 4Н указываются доходы за периоды с сентября 2021 года по август 2022 года.
Полезные советы о справках 4Н
В заключение дадим несколько полезных советов о работе со справками 4Н.
Работникам следует:
- Не забывать забрать справку 4Н при увольнении
- Проверять правильность данных в документе
- Сохранять справку, так как запросить повторно ее сложно
Работодателям стоит:
- Выдавать справки 4Н в установленные сроки
- Поручать заполнение справок 4Н опытным сотрудникам
- Проверять каждую справку 4Н перед выдачей
Таким образом, при соблюдении всех требований и рекомендаций работа со справками 4Н не вызовет затруднений и позволит избежать ошибок.
Особенности справки 4Н при удаленной работе
В последние годы все больше людей работают удаленно. Рассмотрим особенности получения и заполнения справки 4Н для удаленных сотрудников.
Порядок выдачи справки 4Н при удаленной работе не отличается от обычного. Документ может быть отправлен работнику по электронной почте в виде скан-копии.
При заполнении справки 4Н для удаленных сотрудников указывается фактический адрес организации, а не адрес проживания работника.
В справку включаются все денежные выплаты в пользу работника - заработная плата, премии, компенсации и др.
Как получить справку 4Н по предыдущим местам работы
Если нужна справка 4Н по предыдущим местам работы, а не только по последнему, необходимо:
- Написать заявление каждому бывшему работодателю с просьбой предоставить справку 4Н
- Получить от каждой организации свою справку 4Н
- Предоставить все справки одновременно при оформлении пособия
При этом пособие будет рассчитано по совокупным данным из всех предоставленных справок 4Н за весь рассматриваемый период.
Электронная справка 4Н и ее юридическая сила
Справка 4Н может быть предоставлена работнику в электронном виде, например передана по электронной почте.
По закону такая электронная справка 4Н имеет такую же юридическую силу, как и бумажный документ, при соблюдении следующих условий:
- Наличие ЭЦП работодателя
- Корректные реквизиты и печать на скан-образе
Получение справки 4Н при ликвидации организации
Если организация-работодатель ликвидирована, то получить справку 4Н можно через Пенсионный фонд, подав туда запрос через текущего работодателя.
В запросе указываются:
- ФИО, паспортные данные работника
- Наименование ликвидированной организации
- Период работы в этой организации
ПФР направит официальный ответ с необходимыми для пособия сведениями из архива.
Обжалование отказа в выдаче справки 4Н
Если работодатель необоснованно отказывает в выдаче справки 4Н, рекомендуется:
- Составить акт об отказе в выдаче справки 4Н
- Направить работодателю претензию с требованием исправить ситуацию
- При дальнейшем отказе обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда
Инспекция труда обяжет работодателя предоставить справку 4Н в установленный срок, а при дальнейшей волоките - оштрафует.