Договорной отдел: функции и обязанности

Эффективная работа договорного отдела - залог успеха любой компании. Давайте разберемся, какие функции выполняет этот важный отдел, каковы обязанности его сотрудников и как правильно все это организовать.

Назначение и роль договорного отдела

Договорной отдел является одним из ключевых подразделений любой компании. От эффективности его работы напрямую зависит финансовое благополучие организации.

Основные задачи договорного отдела:

разработка и ведение типовых форм договоров;
юридическое сопровождение заключаемых договоров;
контроль исполнения договорных обязательств;
ведение договорной работы и документооборота;
представление интересов компании в суде.

Как видно из задач, договорной отдел тесно взаимодействует практически со всеми подразделениями компании - отделами продаж, логистики, бухгалтерией и т.д.

Основные функции договорного отдела

Функции договорного отдела можно разделить на несколько основных направлений:

Разработка типовых форм договоров	Анализ законодательства, выявление рисков, разработка оптимальных условий
Юридическая экспертиза договоров	Проверка соответствия закону, учет интересов компании
Сопровождение и контроль исполнения договоров	Мониторинг, анализ, выявление и устранение нарушений

Подробно остановимся на каждой из этих функций.

Разработка типовых форм договоров

Это одна из важнейших задач договорного отдела.

Юридическая экспертиза договоров

Специалисты договорного отдела анализируют условия подготовленных проектов договоров на предмет соответствия закону.

Сопровождение и контроль исполнения договоров

На этапе исполнения договора сотрудники отдела осуществляют мониторинг выполнения обязательств обеими сторонами.

Структура договорного отдела

В зависимости от масштабов и специфики деятельности компании, договорной отдел может включать в себя:

руководителя отдела;
ведущего юрисконсульта;
юрисконсультов;
специалистов по договорной работе.

Рассмотрим должностные обязанности каждого из них подробнее.

Руководитель договорного отдела

В обязанности руководителя договорного отдела входит:

организация работы отдела;
распределение задач и контроль их исполнения;
взаимодействие с другими подразделениями;
подбор персонала;
разработка должностных инструкций.

Ведущий юрисконсульт

Ведущий юрисконсульт курирует юридическую экспертизу договоров, консультирует сотрудников отдела.

Юрисконсульт

Основные функции юрисконсульта договорного отдела:

анализ и экспертиза договоров;
подготовка претензий и исков;
представление интересов в суде.

Специалист по договорной работе

Специалист по договорной работе занимается документооборотом, ведет базы данных по договорам, готовит отчетность. Должностная инструкция такого специалиста включает следующие пункты:

регистрация входящих и исходящих договоров;
контроль сроков действия и оплаты по договорам;
подготовка данных для отчетности.

Сметно-договорной отдел

В крупных строительных или проектных компаниях может быть выделен отдельный сметно-договорной отдел. Его задачи:

разработка смет;
заключение договоров подряда;
контроль исполнения договоров.

Сотрудники такого отдела должны разбираться в строительных нормах и правилах.

Обязанности договорного отдела

Обязанности договорного отдела определяются его функциями и могут включать:

ведение реестров договоров;
хранение оригиналов договоров;
отслеживание изменений законодательства.

Организация документооборота

Эффективность работы договорного отдела во многом зависит от правильной организации документооборота. Необходимо:

определить порядок согласования и подписания договоров;
наладить электронный документооборот;
вести учет и регистрацию договоров.

Требования к персоналу отдела

Работники договорного отдела должны обладать следующими знаниями и навыками:

высшее юридическое образование;
опыт разработки и экспертизы договоров;
знание гражданского и хозяйственного права.

Автоматизация договорной работы

Применение специализированных программ для автоматизации договорной работы позволяет:

сократить трудозатраты;
повысить контроль исполнения договоров;
оптимизировать документооборот и отчетность.

Взаимодействие с другими отделами

Эффективная работа договорного отдела невозможна без тесного взаимодействия с другими подразделениями:

бухгалтерией;
юридическим отделом;
отделами продаж и логистики.

Порядок заключения договоров

Процедура заключения договоров включает следующие этапы:

Подготовка проекта договора инициатором сделки;
Согласование с заинтересованными подразделениями;
Юридическая экспертиза в договорном отделе;
Утверждение проекта договора руководством;
Подписание договора уполномоченными лицами.

Хранение договоров

Хранение оригиналов договоров должно осуществляться:

В специально оборудованных помещениях;
С соблюдением правил противопожарной безопасности;
С ограничением доступа посторонних лиц.

Контроль исполнения договоров

Контроль исполнения включает:

Мониторинг выполнения сторонами обязательств;
Фиксацию нарушений условий;
Подготовку претензий и исковых заявлений.

Отчетность по договорам

Договорной отдел готовит регулярную отчетность:

О количестве заключенных, расторгнутых договоров;
Об объемах договорных обязательств;
О выявленных нарушениях и принятых мерах.

Порядок изменения и расторжения договоров

Изменение или расторжение договора производится по соглашению сторон, оформленному дополнительным соглашением, либо в одностороннем порядке в случаях, предусмотренных законом или договором.

Архивное хранение договоров

По истечении срока действия договоры передаются в архив организации, где хранятся в течение установленных сроков в соответствии с номенклатурой дел.

Анализ эффективности договоров

Договорной отдел проводит анализ:

финансовых результатов исполнения договоров;
затрат на сопровождение договоров;
качества работы контрагентов.

Повышение квалификации сотрудников

Сотрудники договорного отдела должны регулярно повышать квалификацию в области:

изменения законодательства;
договорного права и судебной практики;
деловой переписки и документооборота.

Внутренние регламенты отдела

Для четкой организации работы принимаются внутренние регламенты договорного отдела по различным направлениям деятельности.

Типичные ошибки при работе с договорами

К типичным ошибкам при работе с договорами относятся:

Несоблюдение требуемых процедур согласования и утверждения;
Неполнота юридической экспертизы условий договора;
Нарушение сроков заключения или пролонгации договоров.

Подобные ошибки могут повлечь значительные негативные последствия для компании.

Риски в договорной работе

К ключевым рискам относятся:

Неисполнение обязательств контрагентом;
Несвоевременное внесение изменений в договоры;
Возникновение разногласий при толковании условий.

Минимизировать риски позволяет регулярный контроль и юридический аудит договоров.

Пути повышения эффективности договорного отдела

Эффективность работы договорного отдела можно повысить за счет:

Внедрения электронного документооборота;
Автоматизации рутинных операций;
Повышения квалификации сотрудников.

Требования к помещениям договорного отдела

Помещения договорного отдела должны соответствовать следующим требованиям:

Наличие надежных средств хранения и архивирования документов;
Обеспечение безопасного и быстрого доступа к договорам;
Соблюдение правил пожарной безопасности и охраны труда.

Режим и график работы отдела

Устанавливаются исходя из производственной необходимости и потребностей других подразделений. Как правило это 5-дневная рабочая неделя с 8-часовым рабочим днем.