Электронный чек становится все более популярным способом подтверждения покупки. Давайте разберемся, что это такое, как получить и отправить электронный чек, в чем его преимущества.
Что такое электронный чек
Электронный чек - это чек, сформированный в электронном виде и отправленный покупателю по электронной почте, SMS или через мессенджер. Он является полноценной заменой традиционного бумажного чека и содержит ту же информацию: наименование товара, дату, время, сумму, реквизиты и т.д.
В отличие от бумажного аналога, электронный чек не требует расходных материалов для печати и хранится в электронном виде. По юридической силе бумажный и электронный чек полностью равнозначны.
Электронный чек может приходить в виде:
- Текстового сообщения
- Изображения в формате JPEG или PDF
- Ссылки для скачивания чека
Способы получения электронного чека покупателем
- Через сервис ФНС "Мои чеки онлайн". Для использования этого сервиса нужно зарегистрироваться на сайте ФНС и указать номер телефона и электронную почту. После этого все чеки от онлайн-касс, которые выданы на эти контакты, будут автоматически поступать в личный кабинет.
- Через мобильное приложение "Проверка чеков ФНС России". В этом приложении можно отсканировать QR-код на бумажном чеке и получить его электронную копию, а также проверить подлинность любого чека по его реквизитам.
- Попросить продавца отправить на e-mail или телефон. При совершении покупки в магазине можно попросить кассира отправить электронный чек на указанный номер телефона или электронный адрес.
- Сканирование QR-кода в магазине. Для получения чека без озвучивания своих данных можно отсканировать QR-код в приложении, и чек будет автоматически отправлен.
- По запросу у ОФД магазина. Если чек по каким-то причинам не получен, можно обратиться в службу поддержки ОФД, через который работает магазин, и запросить повторную отправку.
Как отправить электронный чек покупателю
Для возможности отправки электронных чеков продавцу необходимо:
- Настроить свой ОФД на отправку чеков по электронной почте и СМС
- Отключить печать бумажных чеков на кассе
- Убедиться, что чеки отправляются после каждой продажи
Отправка осуществляется автоматически после закрытия чека на кассе. В ОФД ведется статистика по количеству доставленных и не доставленных чеков.
Когда нужен электронный чек
Основные сценарии использования электронного чека:
- Подтверждение онлайн покупки
- Возврат и обмен товара в магазине
- Получение налоговых вычетов
- Запрос дубликата утерянного чека
- Подтверждение оплаты услуг
Таким образом, электронный чек может быть использован везде, где нужен обычный кассовый чек. Добавляя к этому большее удобство хранения.
Преимущества электронного чека
Переход на электронные чеки дает ряд преимуществ:
- Экономия бумаги
- Не нужно печатать и хранить горы бумажных чеков
- Чек всегда под рукой на телефоне или в почте
- Быстрая доставка чека покупателю
- Возможность добавлять дополнительную информацию
Однако есть и недостатки: не у всех получается с первого раза правильно настроить отправку чеков, некоторые покупатели привыкли к бумажным чекам. Но со временем доля электронных чеков будет только расти.
Как проверить электронный чек
Чтобы убедиться в подлинности электронного чека, можно:
- Ввести реквизиты чека на сайте ФНС
- Отсканировать QR-код через приложение ФНС
- Проверить чек на сайте ОФД магазина
Признаками настоящего электронного чека являются:
- Наличие всех обязательных реквизитов
- Корректные фискальные данные
- Соответствие суммы покупки
- Подтверждение от ФНС или ОФД
Проверка чека позволит выявить недействительный или поддельный документ.
Образец электронного чека
Рассмотрим образец электронного чека, чтобы понять, как выглядит такой документ.
В электронном чеке обязательно должны присутствовать следующие реквизиты:
- Наименование документа
- Порядковый номер чека
- Дата и время расчета
- Фискальные данные
- Наименование организации
- ИНН организации
- Наименование товаров/услуг
- Стоимость товаров/услуг
- Вид оплаты
- Сумма расчета
Формат отображения зависит от способа доставки:
- В SMS приходит текст и ссылка для скачивания чека
- В письме на e-mail чек в виде изображения или PDF
Электронный чек Сбербанка
Одним из удобных сервисов для работы с электронными чеками является приложение Сбербанка. Оно позволяет не только получать чеки в электронном виде, но и хранить их.
Чтобы начать пользоваться электронными чеками Сбербанка, нужно:
- Установить мобильное приложение Сбербанка
- Включить получение электронных чеков в настройках
- При оплате в магазине назвать номер телефона, привязанный к Сбербанку
После этого чек будет автоматически сохранен в приложении Сбербанка в разделе "Мои чеки".
Как распечатать электронный чек
Хотя электронный чек удобен для хранения в цифровом виде, иногда может понадобиться его печатная версия.
Для этого электронный чек необходимо:
- Сохранить в формате PDF на компьютер
- Распечатать стандартным способом на принтере
- Заверить печать если нужно подтвердить подлинность
Также некоторые ОФД предоставляют возможность печати чека напрямую из личного кабинета.
Отправка чека на электронную почту
Рассмотрим более подробно, как настроить отправку электронных чеков на e-mail.
Для этого потребуется:
- Выбрать ОФД, поддерживающий e-mail рассылку
- Настроить кассу на отключение печати чеков
- В ОФД включить функцию отправки чеков
Преимущества рассылки на почту:
- Гарантированная доставка чека
- Более наглядное отображение информации
- Возможность отправки дополнительных данных
Проблемы с получением электронного чека
Рассмотрим основные проблемы, которые могут возникнуть при получении электронного чека:
- Не пришло SMS или письмо на e-mail
- Покупка прошла, а чек не пришел
- Чек не сохранился в личном кабинете ОФД
- Данные в чеке не соответствуют покупке
Причины могут быть разные: технический сбой, ошибка настроек, некорректно введены контакты и т.д. В любом случае, можно запросить повторную отправку чека.
Как запросить повторную отправку чека
Чтобы получить чек повторно, необходимо:
- Обратиться к продавцу и назвать данные покупки
- Написать в службу поддержки ОФД магазина
- Указать причину запроса и контакт для отправки чека
Как правило, чек отправляют повторно в течение одного рабочего дня после обращения.
Как избежать проблем с электронным чеком
Чтобы свести к минимуму проблемы с электронными чеками, рекомендуется:
- Проверить настройки онлайн-кассы
- Выбрать надежного оператора фискальных данных
- Использовать несколько каналов доставки чеков
- Хранить резервные копии чеков
Соблюдение этих правил позволит сделать работу с электронными чеками максимально стабильной и бесперебойной.
Будущее электронных чеков
С каждым годом доля электронных чеков в России растет. Этому способствуют следующие факторы:
- Повышение технологичности розничной торговли
- Развитие сервисов доставки чеков
- Популярность онлайн-покупок
- Экологический тренд на сокращение бумажных носителей
Благодаря преимуществам электронных чеков в будущем они могут полностью вытеснить бумажные.
Преимущества электронного чека для бизнеса
Помимо удобства для покупателей, использование электронных чеков выгодно и для бизнеса.
Для компаний это дает следующие преимущества:
- Экономия на расходных материалах для печати
- Не нужно хранить огромные стопки бумажных чеков
- Ускорение процесса обслуживания клиентов
- Улучшение имиджа компании как технологически продвинутой
Бизнес заинтересован в переходе на электронный документооборот.
Использование электронных чеков в рекламных целях
Электронные чеки также можно использовать как канал коммуникации с клиентом.
С помощью чеков компании могут:
- Делать персональные предложения и скидки клиентам
- Поздравлять с праздниками
- Рассказывать о новых товарах и акциях
- Проводить опросы и исследования
Такие маркетинговые чеки повышают лояльность аудитории.
Интеграция электронных чеков с сервисами
Перспективным направлением является интеграция электронных чеков с другими сервисами.
Это могут быть:
- Системы лояльности магазинов
- Мобильные приложения банков
- Сервисы агрегации и анализа трат
- Программы по оформлению вычетов
Такая интеграция расширяет возможности использования электронных чеков.
Подводные камни электронных чеков
Несмотря на достоинства, у электронных чеков есть и подводные камни:
- Необходим доступ в интернет для отправки
- Риск неполучения чека клиентом
- Сложность для пожилых людей
- Невозможность использования при сбое системы
Однако с развитием технологий эти недостатки будут нивелироваться.
Требования к электронным чекам
Хотя электронные и бумажные чеки равнозначны, к электронным предъявляются следующие дополнительные требования:
- Чек должен быть подписан ЭЦП оператора фискальных данных
- Должна быть обеспечена целостность и защищенность данных при передаче
- Необходимо подтверждение доставки чека покупателю
Эти требования призваны минимизировать вероятность подделки электронных чеков.
Хранение электронных чеков
Для хранения полученных электронных чеков можно использовать:
- Электронную почту
- Специальные приложения для чеков
- Облачные хранилища данных
- Личный кабинет на сайте ФНС
Рекомендуется сохранять чеки в 2-3 местах для резервирования данных.
Срок хранения электронных чеков
Срок хранения электронных чеков такой же, как и для обычных:
- Для юридических лиц - не менее 5 лет
- Для индивидуальных предпринимателей - не менее 5 лет
- Для физических лиц - до момента истечения гарантии или срока возврата
По истечении срока чеки можно удалять.
Электронные чеки за рубежом
Во многих странах электронные чеки используются повсеместно. Например:
- В ЕС чек можно получить по электронной почте или в мобильном приложении
- В США распространены мобильные e-чеки
- В Китае популярна оплата через QR-код со сканированием чека
Россия также движется по пути цифровизации чеков.
Заключение
В статье подробно рассматривается тема электронных чеков - что это такое, как их получать и отправлять, когда они нужны. Анализируются преимущества и недостатки, способы проверки подлинности. Даются практические советы бизнесу по внедрению электронных чеков, рассматриваются перспективы развития этой технологии в России. Это то, с чем нам предстоит в ближайшие годы знакомится все теснее, потому что привычные нам бумажные варианты будут постепенно уходить из обихода.