Неумелое заполнение формы КМ-4 часто приводит к ошибкам в бухгалтерском учете и налоговых проверках. Давайте разберем пошагово, как правильно записывать данные в этот важный документ.
Что такое форма КМ-4 и зачем она нужна
Форма КМ-4 представляет собой журнал кассира-операциониста, который заполняется в течение рабочего дня на каждой контрольно-кассовой машине (ККМ), используемой для расчетов с покупателями.
Этот документ позволяет фиксировать все операции по приему и выдаче наличных денег, проходящих через кассу предприятия. В него вносятся:
- суммы принятой выручки;
- данные о возвратах и расходах наличности;
- показания счетчиков ККМ в начале и конце смены.
Таким образом, форма КМ-4 позволяет вести учет движения денежных средств, контролировать работу кассиров и следить за исправностью кассовой техники.
Порядок оформления КМ-4
Перед началом использования журнал КМ-4 должен пройти обязательную регистрацию в налоговых органах. Для этого его страницы нумеруются, прошиваются и скрепляются печатью организации. На последней странице делается запись о количестве пронумерованных и прошитых листов с подписями ответственных лиц.
Журнал КМ-4 ведется в одном экземпляре и хранится либо в кассе, либо в бухгалтерии. Срок его текущего хранения составляет не менее 5 лет с момента окончания. После этого журнал сдается в архив.
Пошаговая инструкция заполнения КМ-4
- Указываются реквизиты организации:
- наименование; ИНН; номер и дата постановки на учет в налоговом органе.
- На титульном листе отмечаются:
- порядковый номер ККМ; заводской номер; дата ввода в эксплуатацию; Ф.И.О. и должность лица, ответственного за ведение журнала.
- Ежедневно в конце смены записываются:
- дата и номер смены; сумма выручки по кассовым чекам; сумма принятых денег по другим документам; показания счетчиков ККМ (номер первого и последнего чека, сумма).
- При возврате или расходовании наличности делаются отдельные записи.
- Исправление ошибок заверяется подписями кассира и главного бухгалтера.
Таким образом, последовательное заполнение формы КМ-4 позволяет вести полный учет движения денежных средств через кассу предприятия.

Особенности при разных видах расчетов
Помимо операций с наличными деньгами, через ККМ могут проводиться безналичные расчеты, возврат товаров, операции в иностранной валюте. Каждый из таких случаев имеет особенности отражения в КМ-4.
Например, суммы безналичных расчетов по картам указываются в отдельной графе. Операции в валюте пересчитываются в рубли. При возврате товаров оформляются дополнительные записи.
Таким образом, форма КМ-4 позволяет гибко отражать все возможные кассовые операции, что важно для полноценного учета движения денежных средств.
Типовые ошибки при заполнении КМ-4
Чтобы избежать ошибок при заполнении КМ-4, важно придерживаться следующих правил:
- Делать записи ежедневно после каждой смены.
- Сверять суммы выручки с Z-отчетами ККМ.
- Аккуратно исправлять замеченные ошибки.
- Соблюдать сроки хранения и сдачи журнала в архив.
Несоблюдение этих простых рекомендаций может привести к искажению бухгалтерской отчетности и нарушениям, выявляемым налоговыми проверками.
Таким образом, точность и своевременность заполнения КМ-4 является залогом правильного учета движения денежных средств на предприятии.

Готовый образец заполнения КМ-4
На титульном листе указываются реквизиты организации и данные о конкретной ККМ. Далее ежедневно записываются суммы выручки и показания счетчиков по каждой смене.
Такой подход позволяет вести полноценный посменный учет денежных средств, принимаемых через кассовый аппарат.
Проверка правильности заполнения КМ-4
Чтобы избежать ошибок, рекомендуется регулярно проверять корректность заполнения журнала КМ-4.
В организации целесообразно назначить ответственное лицо, которое будет следить за правильностью ведения этого документа. Например, данную функцию может выполнять главный бухгалтер.
Основные моменты проверки:
- Соответствие указанных сумм выручки Z-отчетам ККМ.
- Корректность исправления ошибок.
- Полнота ежедневных записей по сменам.
- Соблюдение установленных сроков хранения.
Такая систематическая внутренняя проверка позволит свести к минимуму риск ошибок в КМ-4.
Полезные советы по заполнению КМ-4
Для удобства учета и снижения вероятности ошибок рекомендуется:
- Хранить журнал рядом с кассой в специальной папке.
- Заполнять КМ-4 сразу после окончания смены.
- Использовать одну ручку, чтобы избежать разнооттеночности записей.
- Периодически сверять данные КМ-4 с отчетами ККМ и выручкой.
Соблюдение этих простых советов поможет сделать работу с журналом максимально удобной и снизит вероятность ошибок.
Альтернативы классической форме КМ-4
С внесением изменений в законодательство использование унифицированной формы КМ-4 перестало быть обязательным.
В частности, вместо нее можно применять журнал произвольной формы, в котором будут фиксироваться все необходимые реквизиты.
При использовании онлайн-касс вести записи вручную в КМ-4 уже не требуется, так как все данные фиксируются автоматически.
Работа с журналом КМ-4 требует оформления сопутствующих документов. Рассмотрим типовые примеры.
Заявление на регистрацию журнала КМ-4
Перед началом использования журнал КМ-4 должен быть зарегистрирован в налоговом органе. Для этого подается стандартное заявление установленного образца.
В заявлении указываются реквизиты организации, данные об ответственном лице. Заявление подписывается руководителем или уполномоченным представителем.
Акт о сдаче журнала КМ-4 в архив
По истечении срока текущего хранения журнал КМ-4 сдается в архив организации. Передача оформляется актом установленной формы.
В акте указываются реквизиты журнала, ответственные лица, дата сдачи в архив. Акт подписывают сотрудники бухгалтерии и архива.
Варианты автоматизации процессов с КМ-4
Для упрощения работы с журналом КМ-4 можно использовать специальные программы.
Например, есть решения, которые позволяют автоматически формировать КМ-4 на основе данных из учетной системы и отчетов ККМ.
Также существуют онлайн-сервисы для ведения электронных журналов КМ-4 с последующей печатью в нужной форме.
Особенности заполнения
В 2016 году произошли изменения в порядке применения и заполнения формы КМ-4.
В частности, это связано с отменой обязательности унифицированных форм первичных документов. Теперь КМ-4 может вестись в свободной форме.
Однако на практике многие организации продолжили использовать прежний вариант КМ-4, так как он содержит все необходимые реквизиты.
Особенности КМ-4 при работе с валютной выручкой
При получении выручки в иностранной валюте в форме КМ-4 возникают определенные нюансы.
В частности, сумма валютной выручки должна быть пересчитана в рубли по курсу ЦБ на дату получения. Полученное значение указывается в соответствующей графе КМ-4.
Кроме того, в графе "Примечание" следует указать сумму валютной выручки в оригинальной валюте и ее наименование.
Рекомендации по взаимодействию с налоговыми органами
Для минимизации риска замечаний со стороны налоговиков рекомендуется:
- Заранее уведомлять инспекцию о сдаче старого и получении нового журнала КМ-4.
- При любых изменениях в ККМ и порядке расчетов консультироваться о внесении корректных записей в КМ-4.
- При выездной проверке давать разъяснения по возникшим у инспектора вопросам по заполнению.
Возможные санкции за нарушение правил КМ-4
Нарушение порядка заполнения и хранения журнала КМ-4 может повлечь следующие меры:
- Предупреждение при незначительных нарушениях.
- Штрафы за грубые нарушения - несоответствие выручки, отсутствие журнала.
- Приостановка операций по счетам до устранения нарушений с КМ-4.
- Корректировка налоговой базы и доначисление налогов за периоды с нарушениями.
Поэтому очень важно тщательно контролировать полноту и правильность заполнения журнала КМ-4.
История формы КМ-4
Журнал кассира-операциониста с унифицированной формой КМ-4 появился еще в советское время и использовался десятилетиями.
Хотя с 2016 года эта форма утратила статус обязательной, многие организации продолжают ее применять, так как она удобна и понятна для ведения кассового учета.