Инвентаризация в аптеке - это крайне важный процесс, от которого зависит успешность всего бизнеса. Регулярный и правильно организованный подсчет товарно-материальных ценностей позволяет получить реальную картину наличия и состояния имущества, выявить все имеющиеся излишки и недостачи. Это необходимо для сверки данных фактического наличия ТМЦ с показателями бухгалтерского и налогового учета. Благодаря своевременно проведенной инвентаризации, аптека имеет возможность предотвратить хищения, списать испорченную продукцию, ликвидировать неходовые позиции. Кроме того, тщательный пересчет позволяет оценить реальное состояние всех основных средств и иного имущества, отрегулировать условия хранения. Только при условии периодического полного пересчета аптека может эффективно контролировать сохранность своих активов. А грамотная организация инвентаризации с использованием современных технологий автоматизации процессов позволит существенно снизить трудозатраты и повысить точность учета.
Оптимизация инвентаризации
Для оптимизации инвентаризации рекомендуется:
- Проводить плановые инвентаризации регулярно, не реже 1 раза в квартал
- Автоматизировать рутинные операции сбора и обработки данных
- Обучить персонал правилам проведения инвентаризации
- Хранить ТМЦ с соблюдением требований и разделением доступа
- Внедрить постоянный контроль остатков с помощью весов и считывателей штрихкодов
- Своевременно списывать недостачи и излишки по результатам инвентаризации
Подробнее о порядке проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей в аптеке
Рассмотрим более подробно основные этапы проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей в аптеке.
На подготовительном этапе важно не только издать приказ и проинструктировать персонал. Необходимо заблаговременно проверить исправность всех весоизмерительных приборов, которые будут задействованы. Особое внимание стоит уделить сканерам штрихкодов и принтерам для печати инвентаризационных ведомостей. При необходимости следует заменить расходные материалы.
Перед началом инвентаризации товарно-материальных ценностей в аптеке обязательно необходимо завершить все операции по поступлению и отпуску товаров, а также осуществить все необходимые приходные и расходные записи. Это позволит избежать расхождений.
Порядок инвентаризации отдельных групп ТМЦ
При инвентаризации лекарственных препаратов и других фармацевтических товаров особое внимание уделяется соблюдению температурного режима и других условий хранения. Обязательно проверяются сроки годности и целостность упаковки.
Инвентаризация денежных средств начинается с полного закрытия кассы, блокировки и опечатывания кассового аппарата. Подсчет наличности производится на начало и на конец инвентаризации.
При инвентаризации основных средств помимо количества учитывается их техническое состояние и степень износа. Составляются акты на списание полностью амортизированных объектов.
Документальное оформление инвентаризации в аптеке
По итогам инвентаризации товарно-материальных ценностей в аптеке оформляются следующие документы:
- Инвентаризационные описи по каждому месту хранения и по каждой номенклатурной группе ТМЦ
- Сличительные ведомости с указанием выявленных расхождений
- Акт о результатах инвентаризации
- Акты на списание недостач, порчи, ликвидации ТМЦ
Все первичные документы по инвентаризации хранятся в аптеке в течение установленных сроков.
Меры по итогам инвентаризации товарно-материальных ценностей в аптеке
По результаты инвентаризации товарно-материальных ценностей в аптеке принимаются следующие меры:
- Списание выявленных недостач, оприходование излишков
- Списание непригодных к использованию ТМЦ
- Корректировка учетных данных
- Усиление контроля при хранении и отпуске отдельных групп ТМЦ
- Проведение служебных расследований по фактам хищений
Такие меры позволяют устранить выявленные в ходе инвентаризации нарушения и недостатки, а также предотвратить их повторение в дальнейшем.
Организация хранения ТМЦ в период проведения инвентаризации
В период проведения инвентаризации особое внимание необходимо уделить организации хранения товарно-материальных ценностей. Доступ посторонних лиц в зону хранения должен быть полностью исключен. Ответственные сотрудники проверяют целостность упаковки и наличие вскрытий.
Оптимальным решением будет выделение отдельного помещения исключительно для хранения пересчитанных ТМЦ. Оно должно быть оборудовано надежными запорами и опечатано между рабочими сменами инвентаризационной комиссии.
Порядок инвентаризации основных средств
Инвентаризация основных средств в аптеке проводится по тем же правилам, что и инвентаризация ТМЦ. Комиссия проверяет наличие объектов основных средств путем осмотра.
Обязательно проверяется соответствие фактических данных инвентарным карточкам. Выявляются объекты, нуждающиеся в ремонте или списании. Составляются акты на списание полностью амортизированных основных средств.
Инвентаризация наркотических и психотропных веществ
Инвентаризация наркотических средств и психотропных веществ в аптеке проводится строго по правилам, установленным Минздравом. Определяется фактическое наличие каждой упаковки в соответствии с нормативными документами.
Результаты инвентаризации таких ТМЦ обязательно сверяются с данными специального журнала регистрации операций. Выявленные расхождения тщательно анализируются.
Выводы по итогам инвентаризации
По результатам каждой инвентаризации делаются определенные выводы о состоянии сохранности ТМЦ, выявленных недостатках, качестве учета и контроля. Эти выводы учитываются для совершенствования работы аптеки.
Кроме того, по итогам инвентаризации могут применяться меры дисциплинарной и материальной ответственности к недобросовестным сотрудникам.
Роль руководителя при проведении инвентаризации ТМЦ
На всех этапах проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей важную роль играет руководитель аптеки. От его внимания к организации процесса, контроля действий комиссии и принятия мер по результатам зависит качество инвентаризации.
Руководитель обязан лично инициировать внеплановые инвентаризации в случае выявления нарушений, а также контролировать выполнение графика плановых инвентаризаций.
Обучение персонала правилам проведения инвентаризации
Для качественного проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей весь персонал аптеки должен быть обучен соответствующим правилам и порядку действий.
Необходимо проводить как теоретическое обучение в форме инструктажей и семинаров, так и практическое - участие сотрудников в инвентаризациях под контролем опытных работников.
Внутренний контроль инвентаризации в аптеке
Для обеспечения достоверности результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей необходим постоянный внутренний контроль процесса.
Контроль должен осуществляться на всех этапах: при подготовке, в ходе инвентаризации и при оформлении результатов. Особое внимание уделяется недопущению хищений в процессе.
Анализ результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей
После завершения инвентаризации товарно-материальных ценностей в аптеке необходим их тщательный анализ. Сравниваются результаты текущей и предыдущих инвентаризаций.
Выявляются систематические недостатки в учете и хранении отдельных групп ТМЦ. На основании анализа разрабатываются меры по совершенствованию контроля.
Расследование выявленных недостач в процессе инвентаризации
В случае выявления существенных недостач товарно-материальных ценностей по результатам инвентаризации в аптеке проводится служебное расследование.
Определяются виновные, размеры ущерба. С виновных взыскивается полная стоимость недостающих ТМЦ, кроме того, возможно применение дисциплинарных взысканий.
Развитие навыков инвентаризации у персонала аптеки
Для повышения качества инвентаризации товарно-материальных ценностей необходимо развивать соответствующие навыки у персонала аптеки.
Регулярное участие в инвентаризации, обратная связь по результатам, дополнительное обучение для устранения типичных ошибок - все это способствует росту квалификации сотрудников.