Журнал-ордер 7 является обязательным документом для всех организаций. Он позволяет вести учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии. В статье мы рассмотрим особенности применения и заполнения журнала-ордера 7 в 2023 году, его преимущества и нюансы.
Назначение и особенности журнала-ордера 7
Журнал-ордер 7 предназначен для учета расчетов с подотчетными лицами в организации. Это может быть учет командировочных расходов, хозяйственных расходов и других выплат работникам под отчет.
Особенность журнала-ордера 7 заключается в том, что в нем объединяется синтетический и аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами".
Аналитический учет ведется отдельно по каждой выданной подотчет сумме. Фиксируются выдача аванса, расход по отчету, возврат остатка. Это позволяет детально отслеживать расчеты.
В синтетическом учете отражается общий оборот по счету 71 в корреспонденции с другими счетами. Это дает представление о состоянии расчетов с подотчетниками в целом.
Таким образом, журнал-ордер 7 дает полную картину о движении подотчетных сумм в разрезе конкретных лиц и общих оборотах по счету 71.
Порядок заполнения журнала-ордера 7
Порядок заполнения журнала-ордера 7 регламентируется нормативными документами.
Организация может использовать унифицированную форму журнала-ордера 7 или разработать собственную, внеся в учетную политику.
Обязательные реквизиты:
- номер документа
- дата составления
- наименование организации
- счета бухучета по дебету и кредиту
- суммы оборотов
Операции группируются по отдельным выдачам авансов в хронологическом порядке.
По каждой выдаче указывают:
- ФИО подотчетного лица
- Дата и номер документа о выдаче подотчетных сумм
- Сумма выданного аванса
- Дата и номер авансового отчета
- Сумма произведенного расхода
- Сумма возвращенного аванса
Дополнительные авансы отражаются отдельными строками. В конце месяца выводятся итоги.
Пример заполнения журнала-ордера 7
Рассмотрим пример заполнения журнала-ордера 7 на условных данных.
ООО "Ромашка" выдало в сентябре 2022 года авансы подотчетным лицам:
- 01.09 выдан аванс Иванову П.Р. на хозрасходы - 5000 руб. (ПКО No25)
- 10.09 выдан аванс Сидорову И.К. на командировку - 15000 руб. (ПКО No29)
- 25.09 выдан дополнительный аванс Сидорову И.К. на командировку - 5000 руб. (ПКО No41)
Далее были представлены авансовые отчеты:
- 20.09 Иванов П.Р. представил авансовый отчет No55 на сумму расхода 3500 руб., возвратил 1500 руб.
- 28.09 Сидоров И.К. представил авансовый отчет No61 на сумму расхода 16500 руб., возвратил 4500 руб.
Журнал-ордер 7 будет заполнен следующим образом:
| Дата | Содержание операции | Сумма, руб. |
| 01.09 | Выдан аванс Иванову П.Р. на хозрасходы (ПКО No25) | 5000 |
| 10.09 | Выдан аванс Сидорову И.К. на командировку (ПКО No29) | 15000 |
| 20.09 | Утвержден авансовый отчет No55 Иванова П.Р. от 20.09.2022 | 3500 |
| 25.09 | Выдан дополнительный аванс Сидорову И.К. на командировку (ПКО No41) | 5000 |
| 28.09 | Утвержден авансовый отчет No61 Сидорова И.К. от 28.09.2022 | 16500 |
| Итого за сентябрь 2022 г. | 35000 | |
Так заполняется журнал-ордер 7 по учету подотчетных сумм. Каждая операция отражается отдельной строкой в хронологическом порядке.
Образцы и бланки журнала-ордера 7
Для удобства ведения журнала-ордера 7 можно воспользоваться типовыми бланками.
Существует унифицированная форма, утвержденная в советское время, которая до сих пор применяется в некоторых организациях.
Но большинство компаний разрабатывают собственную форму журнала-ордера 7, которая максимально соответствует специфике учета.
Типовые бланки можно скачать на многих бухгалтерских порталах или заказать печатные варианты в специализированных магазинах.
При автоматизации учета журнал-ордер 7 формируется в электронном виде на основе данных по счету 71.
Электронные формы удобны тем, что позволяют в автоматическом режиме делать выборки, формировать отчеты, осуществлять контроль.
Таким образом, в настоящее время целесообразно использовать электронные бланки журнала-ордера 7.
Это позволит упростить работу бухгалтера и снизить трудозатраты на заполнение и обработку этого документа.