Почти каждый руководитель сталкивался с ситуацией, когда сотрудник не вышел на работу и не предупредил об этом. Что делать в таком случае и как правильно оформить акт об отсутствии работника на рабочем месте, чтобы избежать нарушения трудового законодательства? Об этом мы поговорим в нашей статье.
Понятие и назначение акта об отсутствии работника на рабочем месте
Акт об отсутствии работника на рабочем месте - это документ, который составляется для фиксации факта неявки сотрудника на работу. В отличие от акта о прогуле, акт об отсутствии составляется до выяснения причин невыхода работника и не содержит юридической оценки.
Основное назначение такого акта - зафиксировать факт отсутствия работника в определенный период времени. Это необходимо для доказательства неявки в случае, если в дальнейшем выяснится, что причина отсутствия была неуважительной.
Кто имеет право составлять акт об отсутствии работника
Инициатором составления акта обычно выступает непосредственный руководитель работника или кадровая служба организации. Однако сам акт составляется комиссией, в которую входит:
- представитель администрации (руководитель подразделения)
- представитель кадровой службы
- представитель профкома (при наличии)
Члены комиссии своими подписями на акте подтверждают факт отсутствия сотрудника на рабочем месте.
Требования к содержанию и оформлению акта
Акт об отсутствии работника на рабочем месте должен содержать:
- дату и время составления акта
- ФИО, должность отсутствующего работника
- дату и время его отсутствия на рабочем месте
- ссылку на норму ТК РФ о нарушении трудовой дисциплины
- подписи членов комиссии
Акт составляется в двух экземплярах, один из которых вручается работнику. Желательно также получить подпись работника на акте.
Порядок ознакомления работника с актом
Согласно Трудовому кодексу, работник должен быть ознакомлен с актом об отсутствии под роспись в течение 3 рабочих дней. Если работник отказывается или уклоняется от ознакомления, об этом делается отметка в акте.
Ознакомление может производиться:
- лично в офисе
- заказным письмом с уведомлением по месту проживания
- по электронной почте с подтверждением получения и прочтения
Если работодатель не ознакомил работника с актом, это может стать основанием для отмены взыскания и восстановления работника на работе.
Действия работодателя после составления акта
После составления акта об отсутствии работодатель должен:
- Запросить у работника объяснительную с указанием причин отсутствия.
- Оценить причины на предмет уважительности.
- Если причина уважительная - отменить взыскание.
- Если причина неуважительная - применить дисциплинарное взыскание.
Виды дисциплинарных взысканий:
- Замечание
- Выговор
- Увольнение по соответствующим основаниям
При наложении взыскания работодатель должен учесть тяжесть проступка, обстоятельства и личность работника.
Оспаривание акта об отсутствии работника
Если работник не согласен с актом, он может обжаловать его:
- В комиссию по трудовым спорам
- В суд
Акт может быть признан недействительным, если допущены процедурные нарушения при его составлении и ознакомлении работника.
Ответственность работодателя за нарушения при составлении акта
Работодатель несет ответственность, если при составлении акта об отсутствии работника или применении дисциплинарного взыскания были допущены нарушения:
- Необоснованное привлечение к дисциплинарной ответственности
- Нарушение сроков ознакомления работника с актом
- Неправомерное увольнение по результатам акта
В таких случаях работник может восстановиться на работе и потребовать компенсацию морального вреда.
Полезные советы по работе с актами
Чтобы свести к минимуму случаи отсутствия работников, рекомендуется:
- Вести учет рабочего времени
- Своевременно информировать о невыходах на работу
- Выяснять причины отсутствия
При выборе мер воздействия важно учитывать личность и отношение работника к труду.
Альтернативы составлению актов об отсутствии
В некоторых случаях, вместо актов, имеет смысл использовать:
- Устные предупреждения
- Письменные предупреждения
- Служебные записки
Это позволит избежать излишней формализации процесса и сохранить доверительные отношения в коллективе.
Порядок применения дисциплинарных взысканий
После составления акта об отсутствии работника работодатель должен соблюдать определенную процедуру применения дисциплинарного взыскания:
- Запросить у работника объяснение в письменной форме.
- Рассмотреть объяснение работника и оценить обстоятельства.
- Выбрать вид взыскания, соответствующий тяжести проступка.
- Издать приказ о применении взыскания.
- Ознакомить работника с приказом под роспись.
При выборе меры взыскания нельзя применять те виды, которые не предусмотрены Трудовым кодексом.
Обжалование дисциплинарного взыскания
Если работник не согласен с примененным на основании акта дисциплинарным взысканием, он имеет право его обжаловать:
- В комиссию по трудовым спорам
- В суд
Основаниями для отмены взыскания могут быть:
- Нарушение процедуры применения взыскания
- Отсутствие вины работника
- Несоразмерность взыскания степени нарушения
Профилактика дисциплинарных проступков
Чтобы свести к минимуму случаи нарушения трудовой дисциплины, рекомендуется:
- Проводить инструктажи по правилам внутреннего трудового распорядка
- Своевременно информировать работников об изменениях
- Объяснять важность соблюдения дисциплины
- Поощрять дисциплинированных работников
Контроль за исполнением дисциплинарных взысканий
После применения дисциплинарного взыскания важно организовать контроль за его исполнением и поведением работника:
- Проверять соблюдение трудовой дисциплины
- При повторных нарушениях применять более строгие меры
- Анализировать причины нарушений
- Корректировать условия труда и взаимодействия с работником
Особенности актов об отсутствии руководителей
Если акт об отсутствии составляется в отношении руководителя подразделения или организации, то он оформляется с учетом следующих особенностей:
- Акт подписывается вышестоящим руководителем
- Копия акта направляется в вышестоящую организацию
- Применение взыскания оформляется приказом вышестоящего руководителя
При этом должны соблюдаться все процедуры применения дисциплинарных взысканий.
Особенности актов об отсутствии подчиненных руководителя
Если отсутствует подчиненный руководителя, то акт составляется:
- По инициативе самого руководителя
- В присутствии руководителя
- С визой руководителя на акте
Это необходимо для подтверждения согласия руководителя с фактами, изложенными в акте.
Документальное оформление отмены взыскания
Если по результатам рассмотрения дела взыскание решено отменить, то об этом издается отдельный приказ с указанием:
- Основания отмены взыскания
- Даты и номера приказа о взыскании
- Формулировки об отмене предыдущего приказа
Работник должен быть ознакомлен с приказом об отмене взыскания под роспись.
Срок действия дисциплинарного взыскания
Дисциплинарное взыскание действует в течение одного года с момента его применения. Если в течение года не будет новых взысканий, то предыдущее взыскание считается снятым.
Работодатель не имеет права увольнять работника за проступок, за который год назад было применено взыскание.