Коммерческие документы: перечень. Документы, содержащие коммерческую информацию

Коммерческая документация играет ключевую роль в ведении бизнеса. Она позволяет оформить сделки, зафиксировать условия поставок, подтвердить качество товаров и многое другое. Давайте разберемся, какие бывают коммерческие документы, как правильно их оформить и избежать типичных ошибок.

Счета

Счет является одним из основных коммерческих документов. Он выполняет функцию расчетного документа и содержит информацию о сумме платежа за поставленные товары или оказанные услуги. В коммерческой деятельности используются разные виды счетов:

Коммерческий счет
Проформа-счет
Счет-фактура

Коммерческий счет является основным расчетным документом. Он выставляется после отгрузки товара и содержит информацию о цене, условиях поставки, реквизитах для оплаты.

Проформа-счет выполняет информационную функцию и не является требованием об оплате. Он может выписываться до отгрузки товара.

Счет-фактура помимо основных реквизитов содержит дополнительную информацию налогового характера, в том числе о примененных налоговых ставках.

Накладные

Накладная подтверждает факт отгрузки или получения товара. Она необходима для учета движения товарно-материальных ценностей. В зависимости от вида перемещения товара используются:

Товарная накладная
Транспортная накладная
Складская накладная

Товарная накладная оформляется при отгрузке товара со склада поставщика. Транспортная накладная сопровождает товар при перевозке. Складская накладная используется при приемке товара на склад покупателя.

Накладная должна содержать обязательные реквизиты: наименования поставщика и получателя, перечень отгруженных товаров, их количество и стоимость.

Спецификации

Спецификация дополняет счет и содержит детальное описание отгружаемых товаров с указанием вида, количества, цены каждой позиции. Используются следующие разновидности спецификаций:

Товарная
Отгрузочная
Монтажная

Товарная спецификация отражает ассортимент товаров в поставке. Отгрузочная детализирует содержимое каждого отгрузочного места. Монтажная используется при поставке техники, содержит перечень всех деталей, узлов, агрегатов.

Спецификация позволяет избежать разногласий между поставщиком и получателем, поэтому ее наличие крайне желательно.

Техническая документация

При поставках технически сложных товаров помимо коммерческих документов требуется техническая документация. К ней относятся:

Паспорт изделия
Инструкция по эксплуатации
Схемы, чертежи

Паспорт и инструкция по эксплуатации обязательны для изделий серийного производства. Для нестандартного оборудования могут прилагаться чертежи, схемы, описания отдельных узлов.

Техническая документация помогает покупателю грамотно использовать приобретенное оборудование, поэтому к ее оформлению предъявляются строгие требования.

Упаковочные листы

Упаковочный лист содержит подробное описание содержимого каждого грузового места в поставке. Он необходим, когда в одной упаковке находятся товары разных видов или размеров. Упаковочный лист позволяет избежать путаницы при приемке товара.

Упаковочный лист должен включать:

Номер грузового места
Наименование товара
Количество

При комплектных поставках вместо упаковочного листа может использоваться комплектовочная ведомость, которая содержит перечень всех деталей, узлов, агрегатов, распределенных по грузовым местам.

Сертификаты

Сертификаты подтверждают качество и безопасность товаров в соответствии с установленными требованиями. Наиболее распространены:

Сертификат качества
Сертификат происхождения
Сертификат соответствия

Сертификат качества удостоверяет соответствие качества товара стандартам или техническим условиям. Сертификат происхождения подтверждает страну изготовления товара. Сертификат соответствия удостоверяет соответствие товара требованиям технических регламентов.

Гарантийные письма

Гарантийное письмо предоставляет покупателю дополнительные гарантии качества товара. Оно может содержать:

Срок гарантии
Условия гарантийного обслуживания
Обязательства поставщика

Гарантийное письмо повышает доверие покупателя и защищает его интересы, поэтому часто является решающим фактором при выборе поставщика.

Протоколы испытаний

Протокол испытаний содержит результаты лабораторных исследований продукции с целью подтверждения заявленных характеристик и показателей качества.

Протокол испытаний должен включать:

Наименование продукции
Перечень проведенных испытаний
Фактические значения показателей

Данный документ позволяет объективно оценить качество и безопасность товаров, что особенно важно для продуктов питания, лекарств, детских товаров.

Разрешения на отгрузку

Разрешения на отгрузку требуются для товаров, подлежащих обязательному контролю и надзору. К таким товарам относятся:

Лекарственные средства
Оружие
Радиоактивные материалы

Разрешение на отгрузку выдается уполномоченным государственным органом и без него товар не может быть ввезен на территорию другой страны.

Прочие документы

Помимо перечисленных, в зависимости от особенностей поставки могут потребоваться дополнительные коммерческие документы:

Товарно-транспортная накладная
Страховой полис
Коносамент
Сертификат происхождения

Товарно-транспортная накладная объединяет накладную и транспортную накладную в одном документе.

Страховой полис требуется при страховании груза от рисков транспортировки. Коносамент выдается перевозчиком и подтверждает прием груза к перевозке.

Сертификат происхождения удостоверяет страну происхождения товара и необходим для оформления таможенных процедур.

Электронный документооборот

Современные информационные технологии позволяют использовать коммерческие документы в электронном виде. Для этого применяются:

Электронно-цифровая подпись
Защищенные каналы связи
Облачные сервисы обмена данными

Коммерческие операции с электронным документооборотом имеют ряд преимуществ:

Высокая скорость обмена информацией
Снижение издержек
Удобство хранения и поиска документов

Однако электронные документы требуют особых мер защиты от несанкционированного доступа и искажения данных. Например, информация, составляющая коммерческую тайну, должна иметь специальный режим хранения и использования.

Требования к оформлению коммерческих документов

Коммерческие документы должны оформляться в соответствии с установленными требованиями. Это необходимо для однозначного понимания информации контрагентами и контролирующими органами.

Основные требования к оформлению:

Указание обязательных реквизитов
Четкость и разборчивость информации
Отсутствие подчисток и неоговоренных исправлений
Наличие печатей и подписей уполномоченных лиц

Реквизиты должны быть заполнены полностью и без ошибок. Текст должен быть напечатан или написан разборчиво. Исправления должны быть заверены подписями и печатями. Подписи и печати ставят лица, имеющие соответствующие полномочия.

Порядок согласования и утверждения

Часть коммерческих документов требует обязательного согласования и утверждения уполномоченными лицами организации. К таким документам относятся:

Договоры
Спецификации
Протоколы
Акты

Порядок согласования определяется внутренними регламентами организации. Обычно требуются подписи руководителя, бухгалтера, юриста, ответственных исполнителей.

Несоблюдение процедуры согласования и утверждения может привести к признанию документа недействительным.

Хранение коммерческой документации

Коммерческая документация должна храниться в течение установленных сроков в специально отведенных местах. Сроки хранения:

Договоры - не менее 5 лет
Счета-фактуры - не менее 5 лет
Накладные - не менее 3 лет

Документы хранятся в бухгалтерии или архиве организации в специальных папках или коробках. Доступ к документации должны иметь только уполномоченные лица.

Ответственность за нарушение требований

Нарушение установленных правил оформления, утверждения и хранения коммерческих документов может повлечь административную или уголовную ответственность.

К административным нарушениям относятся: