Лицевой счет работника - это один из важнейших документов в сфере бухгалтерского учета трудовой деятельности персонала. Давайте разберемся с его назначением, видами, порядком заполнения и практическим применением.
1. Что такое лицевой счет работника и зачем он нужен
Лицевой счет - это индивидуальный учетный документ, который ведется в организации на каждого работника. В нем отражается вся информация о трудовой деятельности сотрудника: отработанное время, виды начислений и удержаний, итоговый размер заработной платы к выдаче.
Основными целями использования лицевого счета работника являются:
- Обеспечение персонифицированного учета трудовой деятельности каждого работника
- Контроль правильности начисления заработной платы и проведения удержаний
- Определение размеров выплат работникам для их мотивации
Таким образом, лицевой счет позволяет вести точный учет трудового вклада каждого сотрудника и контролировать обоснованность производимых начислений и выплат.
2. Какие формы лицевых счетов существуют
В России применяются две унифицированные формы лицевых счетов:
- Форма Т-54 - используется при ручном заполнении лицевого счета
- Форма Т-54а - применяется при автоматизированном заполнении лицевого счета с использованием специального программного обеспечения (1С и др.)
Формы Т-54 и Т-54а содержат одинаковый перечень реквизитов лицевого счета. Отличие состоит в способе заполнения и обработки данных о трудовой деятельности персонала.
3. Порядок открытия лицевого счета работнику
Лицевой счет работника открывается на основании приказа о приеме сотрудника на работу. Как правило, это происходит в первый рабочий день или в течение первой недели работы нового специалиста.
Для открытия лицевого счета в бухгалтерию предоставляются следующие документы:
- Приказ о приеме работника на работу
- Личная карточка работника (форма Т-2)
- Копия паспорта
- Копия ИНН
- Копия пенсионного страхового свидетельства
На основании этих данных производится заполнение реквизитов лицевого счета по установленной форме Т-54 или Т-54а.
4. Как заполнить титульный лист лицевого счета по форме Т-54
Рассмотрим последовательность заполнения основных реквизитов титульного листа лицевого счета работника по форме Т-54:
-
Указываются реквизиты организации:
- Полное наименование Организационно-правовая форма Код по ОКПО
-
Заполняются персональные данные работника:
- ФИО Табельный номер ИНН Номер страхового свидетельства Адрес регистрации
-
Указывается информация о трудовой деятельности:
- Должность Дата приема на работу Разряд, квалификация
После заполнения титульного листа в течение года в лицевой счет вносятся данные по начислениям и удержаниям работника.
5. Порядок ведения лицевого счета в течение года
Записи в лицевой счет работника производятся ежемесячно после начисления заработной платы. Источниками информации служат:
- Табель учета рабочего времени
- Первичные документы по учету выработки
- Приказы о предоставлении отпусков
- Листки нетрудоспособности
- Исполнительные документы об удержаниях и др.
Ответственность за своевременное и правильное заполнение лицевых счетов несет бухгалтер, в обязанности которого входит данный участок работ.
При увольнении работника лицевой счет закрывается и передается в архив, где хранится в течение 75 лет согласно законодательству.
6. Как правильно отражать в лицевом счете начисления и удержания
В лицевом счете работника отражаются следующие виды начислений:
- Основная заработная плата
- Премии
- Оплата сверхурочных часов
- Оплата больничных листов
- Компенсации
- Иные поощрительные выплаты
К удержаниям относятся:
- Налог на доходы физических лиц
- Профсоюзные взносы
- Погашение займов
- Алименты
- Исполнительные листы
- Штрафные санкции
Все начисления и удержания должны подтверждаться соответствующими первичными документами.
7. Итоговые расчеты в лицевом счете по форме Т-54
После отражения в лицевом счете работника всех начислений и удержаний за месяц производятся следующие итоговые расчеты:
- Подсчитывается общая сумма начисленных доходов
- Рассчитывается и отражается удержанный НДФЛ
- Определяется итоговая сумма к выдаче работнику на руки
8. Лицевой счет работника в программе 1С
Многие организации используют для ведения кадрового учета программное обеспечение 1С. Рассмотрим основные возможности лицевого счета работника в 1С:
- Автоматическое заполнение персональных данных
- Расчет заработной платы и налогов
- Формирование регламентной отчетности
- Экспорт данных в другие программы
9. Типичные ошибки при оформлении лицевого счета
Чтобы избежать ошибок при заполнении лицевых счетов работников, рекомендуется:
- Тщательно проверять исходные данные
- Осуществлять контроль между первичками и лицевым счетом
- Регулярно производить сверку расчетов
10. Пошаговая инструкция заполнения образца лицевого счета
Рассмотрим последовательность заполнения образца лицевого счета работника:
- Заполнение персональных данных работника
- Внесение информации о трудовой деятельности
- Отражение отработанного времени за месяц
- Начисление основной и дополнительной заработной платы
- Расчет удержаний из заработной платы
После заполнения всех разделов образца лицевого счета проверяется правильность расчетов и производится подписание ответственным лицом.
11. Анализ и проверка заполненного образца
Перед подписанием и утверждением образца лицевого счета работника необходимо выполнить следующие контрольные процедуры:
- Проверка соответствия данных первичным документам
- Контроль правильности расчета заработной платы
- Сверка сумм начисленных налогов
- Соответствие суммы к выдаче рассчитанным итогам
12. Рекомендации по применению лицевых счетов
Для рациональной организации работы с лицевыми счетами работников рекомендуется:
- Разработать регламент и график обработки
- Автоматизировать расчеты в программах
- Организовать многоступенчатый контроль
13. Ошибки при ведении лицевых счетов и их предупреждение
Типичными ошибками при работе с лицевыми счетами являются:
- Некорректный ввод исходных данных
- Нарушение периодичности обработки
- Несвоевременное отражение документов
Для их предупреждения необходим постоянный контроль и актуализация регламентов.
14. Пример заполнения лицевого счета Иванова Ивана Ивановича
Рассмотрим заполнение лицевого счета на конкретном примере работника Иванова И.И., принятого в организацию ООО "Ромашка" в должности менеджера по продажам с окладом 45 000 рублей.
Заполнение персональных данных
В соответствующие поля лицевого счета заносятся паспортные данные Иванова И.И., ИНН, номер пенсионного страхового свидетельства. Указывается дата приема на работу - 12 февраля 2023 года.
Внесение информации о трудовой деятельности
В лицевой счет вносится запись: "Менеджер по продажам, 45 000 рублей, принят 12.02.2023". Эти данные берутся из приказа о приеме Иванова И.И. на работу.
Отражение отработанного времени
На основании табеля учета рабочего времени за февраль 2023 г. в лицевой счет Иванова И.И. вносится количество отработанных дней.
Начисление заработной платы
Производится расчет заработной платы Иванова И.И. за февраль исходя из оклада и отработанного времени. Полученная сумма заносится в раздел "Начисления".
Удержания из заработной платы
Рассчитываются и отражаются в лицевом счете Иванова И.И. суммы удержаний по НДФЛ, аванса и др.
После завершения заполнения всех разделов лицевого счета Иванова И.И. проводится итоговая сверка расчетов и контроль корректности отраженных данных.
15. Особенности отражения премий в лицевом счете
Рассмотрим порядок отражения в лицевом счете Иванова И.И. премии в размере 15 000 рублей, начисленной за выполнение плана продаж в 1 квартале 2023 года.
Отражение оснований для начисления премии
В лицевой счет вносится запись о начислении премии на основании приказа от 05.04.2023No 25 и указывается расчетный период, за который она начислена.
Начисление суммы премии
В раздел "Начисления" лицевого счета заносится сумма премии - 15 000 рублей, начисленная сверх оклада за апрель 2023 года.
Удержание НДФЛ
Производится расчет НДФЛ по ставке 13% от суммы начисленной премии. Полученная сумма отражается в разделе "Удержания".
16. Отражение в лицевом счете отпуска без сохранения зарплаты
Рассмотрим порядок отражения в лицевом счете Иванова И.И. отпуска без сохранения заработной платы в мае 2023 г. продолжительностью 14 календарных дней.
В лицевой счет вносится информация об отпуске на основании заявления Иванова И.И. от 23.04.2023г.
Указывается период отпуска с 04.05.2023 г. по 17.05.2023 г. (14 календарных дней) без сохранения заработной платы.
Ежемесячно производится сверка данных о начислениях и удержаниях в лицевом счете Иванова И.И. с первичными документами.
В связи с увольнением Иванова И.И. 15 ноября 2023 года его лицевой счет будет закрыт после отражения всех расчетов, сверки данных и передачи в архив.