Акты приема-передачи являются важными юридическими документами при ведении хозяйственной деятельности. Они подтверждают факт получения или передачи различных объектов, будь то товары, работы или услуги. Правильное оформление таких актов позволяет избежать имущественных споров и претензий контролирующих органов. Давайте разберемся, как составить акт приема-передачи материалов в 2023 году.
Что представляет собой акт приема-передачи материалов
Акт приема-передачи материалов - это документ, фиксирующий факт передачи определенного количества материалов от одной стороны другой. Обычно такой акт составляется в двух экземплярах и подписывается представителями обеих сторон.
Акты приема-передачи чаще всего применяются:
- При передаче сырья, материалов, комплектующих поставщиком покупателю
- При передаче материалов заказчиком подрядчику в рамках договора подряда
- При внутренних перемещениях материальных ценностей внутри одной организации
Такой документ позволяет:
- Подтвердить факт и условия передачи материалов
- Зафиксировать стоимость и количество переданных объектов
- Определить материальную ответственность в случае порчи или утраты материалов
В общем случае акт приема-передачи не подтверждает переход права собственности на материалы. Исключением является передача материалов от заказчика подрядчику - здесь право собственности остается за передающей стороной.
Какие требования предъявляются к оформлению акта
Хотя унифицированная форма акта приема-передачи материалов не установлена, существует ряд обязательных требований к его оформлению:
- Документ должен быть оформлен на русском языке, без исправлений
- Обязательно указание наименования документа
- Дата и место составления акта
- Реквизиты сторон сделки
- Перечень передаваемых материалов
- Подписи полномочных представителей сторон
Рекомендуется указывать общую стоимость материалов, отдельно прописывая эту сумму прописью. Также можно включить сведения о транспортировке, страховании, ответственном хранении.
Чаще всего акт составляют на листе формата А4, текст печатают шрифтом Times New Roman, кеглем 12-14. Подписи представителей желательно разборчиво написать синей ручкой.
Акт приема-передачи материалов считается действительным, если он подписан сторонами, содержит все необходимые реквизиты и приложен к договору.
В некоторых случаях к акту может прилагаться спецификация, подробно расписывающая наименование, количество, стоимость материалов. Ее рекомендуется составлять, если передаются разнородные или мелкоштучные изделия.
Как правильно заполнить акт приема-передачи материалов
Рассмотрим на конкретном примере образец акта приема-передачи строительных материалов, чтобы разобраться, как именно его нужно заполнять.
В верхнем колонтитуле прописываем, что документ является приложением к договору подряда от 01.02.2023 No 123. Указываем название документа «Акт приема-передачи материалов», порядковый номер акта и дату составления.
Далее заполняем реквизиты передающей и принимающей сторон:
| Передал: | ООО "Стройматериалы" |
| Принял: | ООО "Стройка" |
После реквизитов идет текст о том, что первая сторона передала, а вторая сторона приняла материалы в соответствии со спецификацией. Далее приводим саму спецификацию с наименованием, количеством, ценой и общей суммой по каждой позиции.
В конце акта прописываем общую стоимость материалов цифрами и прописью, указываем количество экземпляров акта (2) и ставим подписи обеих сторон с расшифровкой, должностью и печатью организации.
Таким образом заполняется стандартный акт приема-передачи материалов образец. Конкретное содержание может варьироваться в зависимости от условий сделки и вида материалов.
Особенности приема-передачи материалов подрядчику
Рассмотрим теперь специфику оформления акта при передаче материалов подрядчику для выполнения работ по договору подряда. Здесь есть некоторые нюансы.
Во-первых, в акте обязательно делается ссылка на реквизиты договора подряда, в рамках которого происходит передача материалов.
Во-вторых, поскольку право собственности остается за заказчиком, в акте можно прописать условие об ответственном хранении материалов подрядчиком до момента выполнения работ.
В-третьих, желательно составлять акт приема-передачи материалов подрядчику в трех экземплярах: по одному для заказчика и подрядчика, третий - для бухгалтерии.
И наконец, по завершении работ рекомендуется составлять акт о возврате неиспользованных материалов или их остатков.
При передаче крупных партий материалов подрядчику может потребоваться несколько актов. Каждый акт должен получить свой уникальный номер.
Таким образом оформляется передача строительных или иных материалов исполнителю работ по договору подряда. Акты фиксируют количество и стоимость переданных ценностей.
Порядок хранения акта приема-передачи материалов
После подписания акта приема-передачи материалов обеими сторонами необходимо обеспечить его надлежащее хранение. Срок хранения акта определяется сроком действия договора, в рамках которого производилась передача материалов.
Рекомендуется хранить оригиналы актов в бухгалтерии организации в специально отведенных папках для договоров. Причем каждая сторона должна хранить тот экземпляр акта, который остался в ее распоряжении после подписания.
Сторонам также следует изготовить копии акта для оперативного использования в случае возникновения вопросов. Копия может понадобиться, чтобы подтвердить факт и условия передачи материалов.
Внесение изменений в акт приема-передачи материалов
Если после подписания акта приема-передачи возникла необходимость внести в него изменения, это делается строго определенным способом.
Недопустимо самостоятельно вносить правки в уже подписанный сторонами документ. Все изменения оформляются дополнительным соглашением к акту, которое подписывается обеими сторонами.
Например, если выявилась неточность в наименовании или количестве переданных материалов, составляется допсоглашение с уточненными данными. Этот документ становится неотъемлемой частью первоначального акта.
Утрата акта приема-передачи материалов
В случае если оригинал акта приема-передачи утрачен одной из сторон, следует незамедлительно уведомить об этом вторую сторону. Утрата акта не отменяет факт передачи материалов, но создает юридические сложности.
Для восстановления утраченного акта необходимо составить акт о его утрате. В акте указывают обстоятельства утраты (при наличии) и просят вторую сторону предоставить дубликат имеющегося у нее экземпляра акта.
Если ни у одной из сторон не сохранилось экземпляров акта, придется заново составлять и подписывать этот документ с датой первоначального составления.
Значение акта приема-передачи в суде
Подписанный обеими сторонами акт приема-передачи имеет большое значение в случае судебного разбирательства по вопросам, связанным с передачей материалов.
Если одна из сторон отказывается признавать факт передачи или спорит относительно количества, качества, стоимости материалов, акт будет ключевым доказательством для другой стороны.
Поэтому акт приема-передачи материалов нужно не только правильно составлять, но и бережно хранить. Это позволит при возникновении спора максимально защитить свои интересы.