Топливные карты - один из наиболее удобных инструментов контроля расходов на горюче-смазочные материалы (ГСМ) для организаций, использующих автотранспорт. Однако при выдаче этих карт водителям важно правильно оформить все документы, чтобы избежать претензий налоговых органов. Давайте разберемся, какие требования предъявляются к акту приема-передачи топливной карты водителю в 2023 году.
Назначение акта приема-передачи топливной карты водителю
Акт приема-передачи - это документ, который подтверждает факт передачи каких-либо материальных ценностей от одного лица другому. В нашем случае речь идет о передаче топливной карты водителю.
Такой акт позволяет:
- Зафиксировать сам факт и дату получения карты водителем
- Определить лиц, между которыми производится передача
- Указать реквизиты самой топливной карты
- Определить условия использования и возврата карты
Благодаря акту приема-передачи организация может подтвердить, что:
- Карта находится в пользовании конкретного водителя
- Расходы по этой карте могут учитываться как затраты организации на ГСМ
- Водитель несет ответственность за сохранность карты
Таким образом, акт позволяет юридически грамотно оформить выдачу топливной карты водителю.
Требования к реквизитам и форме акта приема-передачи
Как и любой первичный учетный документ, акт приема-передачи топливной карты должен содержать обязательные реквизиты, перечисленные в Федеральном законе "О бухгалтерском учете" No 402-ФЗ:
- Наименование документа
- Дата составления
- Наименование организации, от имени которой составлен документ
- Содержание факта хозяйственной жизни
- Величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения
- Наименование должностей лиц, ответственных за совершение факта хозяйственной жизни и правильность его оформления
- Подписи указанных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц
Кроме того, рекомендуется в акте указывать:
- Основание для передачи (например, приказ о закреплении карт)
- Срок действия топливной карты
- Условия возврата карты (при увольнении, поломке и т.д.)
Что касается формы, то акт может быть составлен как на типовом бланке организации, так и на чистом листе. Главное, чтобы были заполнены все необходимые реквизиты.
Текст акта может быть написан от руки или напечатан. Оба варианта имеют равную юридическую силу при условии наличия всех подписей.
Порядок заполнения акта приема-передачи топливной карты
Давайте разберем пошагово, как правильно заполнить акт приема-передачи топливной карты водителю:
- Указать полное наименование документа в соответствии с принятым в организации стандартом
- Проставить дату составления акта
- Указать полное наименование организации, а также ее адрес и реквизиты
- Перечислить данные водителя: ФИО, должность, номер и дата приказа о закреплении за ним транспортного средства
- Указать реквизиты топливной карты: серийный номер, срок действия, наименование эмитента
- Отразить суть операции: передача карты водителю в целях приобретения ГСМ для заправки закрепленного за ним транспортного средства
- Указать срок, на который передается карта (например, до конца текущего года)
- Перечислить условия возврата карты (при увольнении водителя, поломке карты и т.п.)
- Указать количество экземпляров акта
- Поставить подписи представителя организации и водителя
Рассмотрим пример заполненного акта приема-передачи топливной карты:
При передаче карты вновь принятому водителю в акте будет указан соответствующий приказ о приеме на работу. А в случае возврата карты увольняемым сотрудником ссылаются на приказ об увольнении.
Таким образом, правильно заполненный акт приема-передачи позволяет юридически грамотно оформить выдачу топливной карты водителю.
Передача карт от поставщика организации
Помимо выдачи карт водителям, организации также необходимо документально оформлять их получение от поставщика - компании, выпустившей эти карты.
При получении карт от поставщика оформляется акт приемки или накладная. В таком документе указывается:
- Реквизиты поставщика
- Реквизиты получателя карт
- Перечень полученных карт с указанием серийных номеров
- Количество и стоимость карт
В отличие от передачи карт водителям, здесь указывается не срок пользования, а срок действия самих карт.
При возврате неиспользованных или неработающих карт поставщику также составляется акт возврата по аналогии с актом получения.
Таким образом документально подтверждается, что карты получены организацией от конкретного поставщика для использования в хозяйственной деятельности.
Учет операций с топливными картами
Для учета операций с топливными картами организации целесообразно завести специальный журнал, в котором регистрируется информация о движении каждой карты:
| Дата операции | Серийный номер карты | ФИО водителя | Суть операции (выдача, возврат, передача) |
На основании этого журнала можно отслеживать, у какого водителя в данный момент находится та или иная карта.
В бухучете операции по движению топливных карт отражаются на отдельном забалансовом счете, например, 012 "Топливные карты". Аналитический учет ведется по серийным номерам карт.
Расчеты с поставщиком за приобретение карт отражаются по дебету счета 012 и кредиту расчетного счета. Передача карт водителям - по дебету счета 012.
Списание средств при заправке транспорта отражается в учете как расходы на ГСМ. При этом проводки по счету 012 не делаются.
Таким образом обеспечивается раздельный учет самих топливных карт и операций по списанию топлива.
Ответственность за сохранность топливных карт
В целях контроля целевого использования топливных карт организации следует:
- Включить в должностные инструкции водителей ответственность за сохранность полученных карт
- Проводить регулярные инвентаризации карт и сличение с данными журнала учета
- Анализировать данные о расходе топлива на соответствие нормам
При утрате или порче карты с водителя нужно взять объяснительную записку, а также принять меры воздействия согласно трудовому законодательству.
Таким образом, использование топливных карт должно сопровождаться постоянным контролем, чтобы исключить возможность злоупотреблений.
Ответственность за нарушения при использовании карт
Ненадлежащее использование топливных карт влечет различные виды ответственности:
- Дисциплинарные взыскания для сотрудников
- Начисление НДФЛ и взносов на необоснованно списанные суммы
- Штрафы за нарушение требований к учету ГСМ
- Доначисление налога на прибыль из-за неправомерно учтенных расходов
Поэтому важно строго соблюдать все правила оформления и использования карт.
Примеры актов приема-передачи карт
Рассмотрим несколько примеров оформления актов приема-передачи топливных карт для различных ситуаций.
Акт приемки карт от поставщика
В акте приемки карт от поставщика указываются реквизиты поставщика и получателя, перечень полученных карт с серийными номерами, количество и стоимость карт.
Акт передачи карты новому сотруднику
В акте передачи карты новому сотруднику указываются данные сотрудника, реквизиты карты, срок передачи, условия возврата.
Акт возврата карты увольняющимся сотрудником
В акте возврата карты увольняющимся сотрудником указываются его данные, реквизиты сдаваемой карты, основание для возврата (приказ об увольнении).
Как видно из примеров, оформление акта зависит от конкретной ситуации. Главное - соблюсти обязательные реквизиты и правильно отразить суть операции.
Особенности оформления образца акта для индивидуальных предпринимателей
Индивидуальные предприниматели также могут использовать топливные карты для учета расходов на ГСМ. При этом есть некоторые особенности оформления образца акта приема-передачи карты:
- В реквизитах указываются паспортные данные ИП вместо ОГРН и ИНН организации
- Указывается регистрационный номер и дата выдачи свидетельства о регистрации ИП
- Вместо должности указывается статус "Индивидуальный предприниматель"
В остальном образец акта для ИП заполняется по тем же правилам, что и для организаций.
Рекомендации по заполнению образца акта
Чтобы избежать ошибок при заполнении образца акта приема-передачи топливной карты, рекомендуется:
- Использовать типовые формы, разработанные в организации
- Заполнять акты при помощи ПК, а не от руки
- Дублировать экземпляры акта для каждой стороны
- Передавать акт в бухгалтерию в день оформления
Это позволит избежать ошибок и неточностей при регистрации операций по топливным картам.
Особенности электронного образца акта
Современные информационные технологии позволяют составлять и образцы актов в электронном виде. Электронный образец акта имеет ряд преимуществ:
- Быстрота заполнения и обмена между ответственными лицами
- Удобный поиск в базе данных
- Автоматическое заполнение типовых полей
- Защита от потери документа
При использовании электронного образца акта нужно соблюдать те же правила заполнения и юридическую силу он имеет только при наличии ЭЦП ответственных лиц.
Порядок внесения исправлений в образец акта
Если в процессе заполнения образца акта допущены какие-либо ошибки, порядок их исправления таков:
- Неправильную информацию зачеркивают одной линией
- Рядом пишут верные данные
- Вносят надпись "Исправленному верить"
- Стороны заверяют исправления подписями
Наклеивать, подчищать или зачеркивать полностью ошибочную информацию в образце акта нельзя.
Ответственность за нарушение порядка оформления образца акта
Нарушение установленного порядка заполнения, учета и хранения образцов актов приема-передачи топливных карт может повлечь административную ответственность по статье 15.11 КоАП РФ в виде штрафа.
Поэтому ответственные лица должны строго соблюдать все правила оформления образцов актов, чтобы избежать нарушений.
