Справка о численности работников - важный документ для любой организации. От правильного оформления такой справки зависит получение льгот, выбор системы налогообложения и многое другое. Давайте разберемся, как правильно заполнить образец справки о фактической численности работников на текущую дату.
1. Что такое справка о численности работников и зачем она нужна
Справка о численности работников - это документ, в котором организация указывает количество своих сотрудников. Этот показатель бывает двух видов:
- Списочная численность - общее количество работников в организации;
- Фактическая численность - количество сотрудников, фактически выполнявших работу на конкретную дату.
Такая справка нужна по нескольким причинам:
- Влияет на выбор системы налогообложения;
- Является основанием для предоставления налоговых льгот;
- Необходима для статистического учета и отчетности.
Справку о численности работников организации надо сдавать в налоговые органы ежегодно не позднее 20 января.
2. Кто должен сдавать справку о численности работников
Подавать сведения о численности сотрудников обязаны:
- Коммерческие организации;
- Некоммерческие организации;
- Государственные и муниципальные учреждения.
Исключение составляют индивидуальные предприниматели, не имеющие наемных работников - они могут не сдавать справку о численности.
Справка о фактической численности работников представляет собой унифицированную форму отчетности, утвержденную ФНС.
Таким образом, подавать этот документ обязаны практически все организации, кроме самозанятых индивидуальных предпринимателей.
3. Порядок расчета фактической численности работников
Для расчета фактической численности работников на конкретную дату нужно:
- Взять табель учета рабочего времени за месяц, в который входит эта дата;
- Подсчитать количество сотрудников, которые фактически выполняли работу в этот день;
- Не включать в расчет лиц, отсутствовавших на работе по любой причине.
Рассмотрим пример расчета для организации "Солнышко":
| Дата | Количество работников |
| 01.11.2023 | 45 |
| 02.11.2023 | 43 |
| 03.11.2023 | 44 |
| Итого: | 44 |
Таким образом, фактическая численность работников организации "Солнышко" на 3 ноября 2023 года составляет 44 человека.
Для вновь созданных организаций расчет ведется на 1 число месяца, следующего за месяцем регистрации.
4. Как заполнить бланк справки о фактической численности
Бланк справки о численности работников имеет утвержденную форму No П-4. Согласно ей, нужно заполнить следующие реквизиты:
- Указать ИНН и КПП организации;
- Вписать полное наименование организации;
- Указать расчетную численность работников;
- Поставить подпись руководителя и дату.
Если справку подает представитель организации, то дополнительно указываются его данные и реквизиты доверенности.
Пример заполненной справки:
| ИНН 765434567 |
| КПП 543345344 |
| ООО "Солнышко" |
| Численность работников: 44 чел. |
| Директор Иванов И.И. Подпись Дата 01.12.2023 |
Так заполняется бланк справки о фактической численности работников организации на текущую дату.
5. Ошибки при заполнении справки о численности
При заполнении справки о фактической численности работников встречаются следующие типичные ошибки:
- Неправильный расчет численности из-за ошибок в табеле учета рабочего времени;
- Неверное заполнение реквизитов организации;
- Указание списочной вместо фактической численности;
- Отсутствие подписи руководителя и печати организации.
Такие ошибки могут привести к наложению штрафов, повторному запросу справки или отказу в предоставлении льгот.
6. Ответственность за непредставление справки о численности
Если организация не представила в срок справку о численности работников, к ней применяются следующие санкции:
- Штраф 200 рублей;
- Приостановление операций по счетам в банке;
- Наложение штрафа на должностных лиц до 300 рублей.
Чтобы избежать наказания, рекомендуется заблаговременно подготовить все данные и правильно оформить справку численности работников организации образец.
7. Где получить помощь по заполнению справки о численности
Если возникли сложности с заполнением образца справки численности работников организации, можно обратиться:
- В налоговые органы за консультацией;
- К профессиональному бухгалтеру;
- В специализированные сервисы по заполнению отчетности.
Также полезными могут быть online-ресурсы с готовыми образцами и инструкциями.
8. Заполнение справки о численности в свободной форме
Если по каким-то причинам нет возможности заполнить типовой бланк, можно составить справку численности работников организации (образец) в свободной форме. В ней должны быть указаны:
- Наименование и реквизиты организации;
- Дата, на которую подсчитана численность;
- Число работников;
- Подпись руководителя.
Такая справка также действительна и принимается налоговыми органами.
9. Автоматизация процесса подготовки справки о численности
Чтобы упростить и ускорить процесс, рекомендуется использовать специальные программы для формирования отчетности. Они позволяют:
- Автоматически собирать данные из табеля;
- Рассчитывать численность за период;
- Формировать заполненный бланк справки.
Это снимает рутинную работу с бухгалтера и исключает ошибки.
10. Преимущества электронной формы справки о численности
В настоящее время активно внедряется электронный документооборот для сдачи отчетности. Электронная форма справки о численности имеет ряд преимуществ:
- Быстрота подготовки и отправки через интернет;
- Экономия на расходных материалах и почтовых расходах;
- Уменьшение риска ошибок и потери документов;
- Возможность отслеживать статус доставки.
11. Опыт заполнения справки о численности в других странах
В международной практике существуют разные подходы к отчетности о численности персонала:
- В США такая отчетность не обязательна;
- В странах ЕС численность отражается в ежеквартальных отчетах;
- В Китае справка о численности сдается ежемесячно.
Опыт других стран показывает, что периодичность сдачи может быть разной в зависимости от потребностей государства.
12. Перспективы развития отчетности о численности в России
В будущем отчетность о численности работников в России может:
- Перейти полностью в электронный формат;
- Стать ежеквартальной вместо годовой;
- Дополняться данными о профессиональном и возрастном составе;
- Интегрироваться с кадровыми системами организаций.
Это позволит повысить точность статистики и снизить нагрузку на бизнес.
13. Выводы
Справка о численности работников - важный отчетный документ для организации. От правильности его заполнения зависят налоговые льготы и санкции. Существуют утвержденные формы справки, но при необходимости можно составить ее в произвольном виде. Перспективным направлением является дальнейшая автоматизация процесса подготовки справки о численности.