Официальные документы являются неотъемлемой частью нашей повседневной жизни. От свидетельства о рождении до трудовой книжки и паспорта - эти бумаги определяют наше существование в обществе. Поэтому так важно знать и понимать, что представляют собой официальные документы, каковы их особенности и виды.
Понятие официального документа
Официальный документ - это документ, созданный организацией или лицом, которое уполномочено на это законом, в установленном порядке и по определенной форме. Такой документ имеет юридическую силу и служит для подтверждения, удостоверения фактов, событий, сделок.
Официальные документы имеют следующие отличительные черты:
- Четкая структура и обязательные реквизиты (название, дата, подпись и т.д.)
- Утвержденная форма
- Создание в пределах компетенции уполномоченных органов или лиц
- Наличие печатей, штампов, подписей, иных заверительных надписей
- Юридическая сила и значимость содержащейся информации
Основное назначение официальных документов - это удостоверение юридически значимых фактов и обстоятельств. Они используются в самых разных сферах:
- В государственном управлении и местном самоуправлении
- В деятельности организаций и учреждений
- При регулировании трудовых отношений
- В хозяйственных связях и гражданско-правовых отношениях
- В судопроизводстве
Таким образом, официальные документы играют ключевую роль в жизни общества, являясь основой законности и правопорядка.
Классификация официальных документов
Существует множество оснований для классификации официальных документов. Рассмотрим основные из них.
По способу фиксирования информации официальные документы делятся на:
- Текстовые (письменные)
- Графические (чертежи, схемы)
- Фото- и кинодокументы
- Фонодокументы (звукозаписи)
- Электронные
По уровню доступа к информации выделяют документы:
- Открытые
- Для служебного пользования
- Конфиденциальные
- Секретные
- Совершенно секретные
По направленности движения документов различают:
- Входящие
- Исходящие
- Внутренние
По содержанию официальные документы делятся на:
- Организационно-распорядительные (приказы, инструкции)
- Информационно-справочные (акты, справки)
- По личному составу (трудовые книжки, личные дела)
Такая классификация позволяет систематизировать огромное количество официальных документов и облегчает работу с ними.
Структура официального документа
Любой официальный документ имеет строгую структуру и обязательные реквизиты.
К обязательным реквизитам относятся:
- Наименование организации или должностного лица
- Наименование вида документа
- Дата
- Регистрационный номер
- Заголовок к тексту
- Текст
- Подпись
- Печать
Правила оформления реквизитов регламентируются нормативными документами. Особое внимание уделяется расположению реквизитов и их написанию.
Отсутствие обязательных реквизитов или их неправильное оформление могут привести к признанию документа недействительным. Поэтому важно строго соблюдать все правила оформления официальных документов.
Юридическая сила официальных документов
В зависимости от степени соответствия оригиналу, официальные документы делятся на:
- Подлинники
- Дубликаты
- Копии
Подлинник - это первый или единственный экземпляр документа, заверенный подписями, печатями, штампами. Только подлинник имеет полную юридическую силу.
Дубликат - это повторный экземпляр подлинника, который может быть изготовлен взамен утерянного оригинала и имеет такую же юридическую силу.
Копия - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника. Копия сама по себе юридической силы не имеет.
Чтобы придать юридическую силу копии, на ней ставят штамп "Копия верна", делают заверительную надпись и заверяют подписью уполномоченного лица.
Хранение и архивирование официальных документов
Хранение и архивирование документов регламентируется нормативными актами и отражается в номенклатуре дел организации.
Сроки хранения зависят от вида документа и его значимости. Выделяются документы:
- Постоянного хранения (свыше 10 лет)
- Временного хранения (до 10 лет)
- Долговременного хранения (75-100 лет)
Особенности хранения определяются для каждой категории документов. Например, документы временного хранения по истечении установленного срока подлежат уничтожению.
Электронный документооборот официальных документов РФ
В настоящее время все большее распространение получает электронный документооборот.
Его преимущества:
- Высокая скорость создания и обработки документов
- Удобство поиска и доступа к документам
- Экономия ресурсов на печать и хранение
Электронные документы также имеют юридическую силу при соблюдении ряда условий, в частности, наличия электронной подписи.
Типичные ошибки при работе с официальными документами
Чтобы избежать проблем, важно знать типичные ошибки:
- Нарушение структуры документа
- Отсутствие обязательных реквизитов
- Неправильное оформление реквизитов
- Утрата документов
- Нарушение режима доступа к документам
Тщательность и внимательность при работе с официальными документами позволяет избежать многих ошибок и нарушений.
Ответственность за нарушения в работе с официальными документами
За нарушения установленных правил предусмотрена ответственность:
- Административная
- Дисциплинарная
- Гражданско-правовая
- Уголовная
К административной ответственности привлекаются как должностные лица, так и организации. Наказываются подделка документов, нарушение порядка их использования и хранения.
Таким образом, правильная работа с официальными документами имеет важное значение и требует ответственного подхода.
Порядок разработки и утверждения официальных документов
Разработка и утверждение официальных документов проходит в несколько этапов:
- Определение потребности в документе и его вида
- Разработка проекта документа
- Согласование проекта внутри организации
- Экспертиза проекта на соответствие требованиям
- Доработка проекта по результатам экспертизы
- Утверждение документа
- Регистрация и введение документа в действие
К разработке и экспертизе привлекаются компетентные специалисты в соответствующей области. Утверждает документ руководитель организации или лицо, имеющее на это полномочия.
Правила оформления официальных документов
Существуют общие правила оформления официальных документов:
- Документы оформляются на бланке или стандартном листе бумаги
- Текст печатается шрифтом Times New Roman, 12-14 размер
- Поля документа: левое - 30 мм, правое - 10 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - 20 мм
- Межстрочный интервал - 1,5
- Абзацный отступ - 1,25 см
Также существуют особенности оформления для конкретных видов документов, которые нужно учитывать.
Веб-сайты по работе с официальными документами
Полезные ресурсы по работе с официальными документами:
- Сайт "КонсультантПлюс"
- Сайт "Гарант"
- Портал по делопроизводству doc-online.ru
- Сайт Росархива
На этих сайтах можно найти необходимые нормативные документы, шаблоны, типовые формы и получить консультацию специалистов.
Курсы повышения квалификации по работе с документами
Чтобы совершенствовать навыки работы с официальными документами, рекомендуются курсы повышения квалификации:
- Делопроизводство
- Документационное обеспечение управления
- Организация и технология документационного обеспечения управления
Такие курсы проводят учреждения дополнительного профессионального образования, университеты, институты развития.
Единые центры по работе с официальными документами создаются для оптимизации документооборота на уровне регионов или отраслей.
Их функции:
- Централизованное хранение документов
- Предоставление доступа к документам
- Консультирование по работе с документами
- Повышение квалификации кадров
Создание таких центров позволяет повысить эффективность работы с официальными документами.