Приходно-расходная книга - это обязательный документ для любой организации. В ней фиксируются все хозяйственные операции, связанные с движением денежных средств. Знание особенностей заполнения приходно-расходной книги поможет избежать ошибок в учете и проверок контролирующих органов.
Назначение и обязательность ведения приходно-расходной книги
Приходно-расходная книга предназначена для учета движения денежных средств организации. В ней фиксируются все хозяйственные операции, связанные с поступлением и расходованием денег.
Это может быть:
- получение выручки от реализации товаров и услуг;
- оплата счетов поставщиков;
- выдача денег под отчет сотрудникам;
- возврат денег из подотчета;
- получение и возврат займов и кредитов;
- прочие операции по движению денежных средств.
Ведение приходно-расходной книги обязательно для всех организаций, кроме бюджетных.
Также приходно-расходную книгу обязаны вести индивидуальные предприниматели на общей системе налогообложения. Для ИП на других режимах ведение книги не обязательно.
Требования к оформлению приходно-расходной книги
Приходно-расходная книга должна соответствовать следующим требованиям:
- Формат книги - А4.
- Рекомендуемое количество страниц - не менее 200.
- Страницы должны быть пронумерованы.
- Книга прошнуровывается и опечатывается.
- На титульном листе ставятся все реквизиты организации и подпись руководителя.
Приходно-расходную книгу можно вести как на бумаге, так и в электронном виде с последующей распечаткой и опечатыванием. Но чаще всего книга ведется в бумажном варианте.
Порядок заполнения приходно-расходной книги
Приходно-расходная книга состоит из таблицы со следующими графами:
- дата операции;
- номер документа;
- от кого получено или кому выдано;
- сумма поступления;
- сумма выдачи;
- остаток на конец дня.
Записи в книгу делаются ежедневно на основании первичных документов. Это могут быть кассовые чеки, платежные поручения, акты и т.д.
Приход фиксируется в графе "Приход", расход - в графе "Расход". В конце дня подсчитывается остаток денежных средств.
Типичные ошибки при заполнении приходно-расходной книги:
- пропуск операций;
- неверное заполнение граф;
- арифметические ошибки в подсчете остатков.
Чтобы их избежать, следует внимательно заполнять книгу ежедневно и перепроверять расчеты.
Сроки хранения приходно-расходной книги
Заполненную приходно-расходную книгу необходимо хранить не менее 5 лет. Этот срок установлен пунктом 4.1 статьи 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ и Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н.
По истечении срока хранения книгу можно уничтожить по акту о выделении к уничтожению документов.
Особенности приходно-расходной книги для ИП
Для индивидуальных предпринимателей на общем режиме налогообложения ведение приходно-расходной книги также обязательно. Отличия будут в следующем:
- В книге фиксируются только расходы, связанные с предпринимательской деятельностью.
- Расходы должны подтверждаться чеками и платежными документами.
- Выручка в книгу не записывается.
- Книга ведется только в хронологическом порядке без аналитики.
Для удобства ИП может вести отдельную книгу для личных доходов и расходов. Но законодательно это не регламентировано.
Альтернативы приходно-расходной книге
Несмотря на обязательность ведения, приходно-расходную книгу можно заменить электронными аналогами.
Среди них:
- Специализированные бухгалтерские программы, которые позволяют вести электронную приходно-расходную книгу.
- Онлайн сервисы для учета финансов малого бизнеса.
- Мобильные приложения для учета доходов и расходов.
Плюсы электронной приходно-расходной книги:
- Автоматизация учета.
- Удобство хранения данных.
- Возможность удаленного доступа.
- Быстрота формирования отчетов.
Минусы:
- Необходимость последующей распечатки и опечатывания книги.
- Риск потери данных.
- Зависимость работы системы от электроники и интернета.
Приходно-расходная книга для бюджетных учреждений
Для бюджетных учреждений ведение приходно-расходной книги не является обязательным.
Вместо нее бюджетные организации ведут:
- Кассовую книгу.
- Журналы операций по счетам в кредитной организации.
- Другие формы, установленные Инструкцией No 162н.
Особенности учета для бюджетных учреждений:
- Обязательное казначейское сопровождение операций.
- План счетов бюджетного учета.
- Утвержденные типовые формы документов.
- Повышенные требования к отчетности.
Приходно-расходная книга в НКО
Для некоммерческих организаций правила ведения приходно-расходной книги такие же, как и для коммерческих, с небольшими отличиями.
Особенности НКО:
- Нет выручки от реализации.
- Есть целевые поступления и пожертвования.
- Ограничения расходования средств.
- Некоторые налоговые льготы.
Поэтому в НКО в книге будут преобладать операции по движению целевых средств, пожертвований, грантов.
Часто задаваемые вопросы о приходно-расходной книге
Рассмотрим ответы на наиболее частые вопросы о приходно-расходной книге.
Вопрос: Должна ли книга быть прошнурована и пронумерована?
Ответ: Да, эти требования обязательны для придания книге статуса документа строгой отчетности.
Вопрос: Можно ли исправлять ошибки в приходно-расходной книге?
Ответ: Можно, но только закрашиванием неправильного текста и написанием рядом верных данных.
Вопрос: Что делать, если закончились страницы в книге?
Ответ: Нужно начать вести новую книгу, перенеся в нее остатки.
Выводы
Приходно-расходная книга - важный документ бухучета. Правильное ее ведение гарантирует достоверность данных о движении денежных средств.