Приходный кассовый ордер (ПКО) - важный финансовый документ, который помогает контролировать движение наличных денег в организации. В статье мы подробно разберем, что такое ПКО, как правильно его заполнить, где взять бланк и посмотреть образец. Читайте и узнайте все об оформлении приходных кассовых ордеров в 2023 году.
1. Что такое приходный кассовый ордер
Приходный кассовый ордер (ПКО) - это первичный учетный документ, который оформляется при любом поступлении денежных средств в кассу организации.
Основное назначение ПКО:
- зафиксировать факт поступления наличных денег в кассу;
- отразить движение денежных средств по счетам бухучета;
- контролировать выполнение плана поступлений;
- обеспечить учет денежных средств в кассе.
Правила оформления приходных кассовых ордеров устанавливает Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 No 3210-У "О порядке ведения кассовых операций".
Основные особенности применения ПКО в 2023 году:
- оформляется в день поступления денег;
- подписывается главным бухгалтером и кассиром;
- может быть составлен в электронном виде;
- индивидуальные предприниматели могут не составлять ПКО.
Таким образом, приходный кассовый ордер является обязательным документом для большинства организаций, позволяющим контролировать поступление и наличие денежных средств в кассе.
2. Бланк ПКО: где взять и какой выбрать
Для оформления приходного кассового ордера используется унифицированная форма No КО-1, утвержденная Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 No 88.
Скачать бланк ПКО можно:
- на официальном сайте ФНС России в разделе бланков документов;
- на специализированных сайтах бухгалтерских форм и бланков;
- у разработчиков программного обеспечения для бухучета.
Бланк ПКО доступен в двух форматах - Word и Excel. Выбрать нужно исходя из программного обеспечения, используемого в организации.
Для индивидуальных предпринимателей приходный кассовый ордер не является обязательным документом.
Таким образом, бланк нового образца ПКО на 2023 год можно легко найти в сети Интернет в нужном формате.
3. Как правильно заполнить ПКО
Рассмотрим пошаговую инструкцию по заполнению приходного кассового ордера:
- Указать полное наименование организации, ИНН, КПП.
- Указать номер документа по порядку с начала года.
- Указать дату составления ПКО (дата поступления денег).
- В графе "Сумма" указать общую сумму поступивших денежных средств.
- Указать источник поступления денег в графе "Приложение".
- Указать наименование плательщика в графе "Принято от".
- Указать основание платежа.
- Указать сумму прописью.
- Поставить подписи главного бухгалтера и кассира.
Особое внимание стоит уделить правильному указанию реквизитов и счетов бухучета. Также нельзя допускать исправления и помарки при заполнении ПКО.
При использовании электронного документооборота ПКО заполняется в специальной программе и подписывается электронной подписью.
Рассмотрим примеры наиболее распространенных операций, требующих оформления ПКО:
- Поступление выручки от покупателей
- Возврат денег от подотчетных лиц
- Внесение денег на выплату зарплаты
- Взнос в уставный капитал
Таким образом, строго следуя инструкции, можно избежать ошибок при заполнении приходных кассовых ордеров.
4. Образец заполненного ПКО
Рассмотрим на примере, как заполняется приходный кассовый ордер при различных операциях.
Поступление денег от покупателей
| Наименование организации | ООО "Ромашка" |
| Дата | 12.05.2023 |
| Номер документа | 125 |
| Сумма | 56000 руб. |
| Сумма прописью | Пятьдесят шесть тысяч рублей |
| Плательщик | ООО "Лира" |
| Основание | Оплата по счету No 265 от 10.05.2023 |
Так заполняется ПКО при оплате от покупателя за реализованную продукцию, товары, работы, услуги.
Возврат денег подотчетным лицом
| Наименование организации | ООО "Свет" |
| Дата | 23.06.2023 |
| Номер документа | 365 |
| Сумма | 15000 руб. |
| Сумма прописью | Пятнадцать тысяч рублей |
| Плательщик | Иванов Иван Иванович |
| Основание | Возврат неиспользованного аванса по авансовому отчету No 15 от 22.06.2023 |
Так оформляется возврат подотчетным лицом неиспользованного аванса, ранее выданного ему на хозяйственные расходы.
Аналогичным образом заполняется ПКО при различных операциях поступления наличных денег в кассу организации - внесении взноса в уставный капитал, внесении на зарплату, возмещении материального ущерба и других.
5. Порядок выдачи квитанции к ПКО
К приходному кассовому ордеру обязательно выдается квитанция, которая заполняется на том же бланке формы КО-1.
Порядок заполнения квитанции:
- Переносятся все реквизиты из ПКО;
- Квитанция подписывается кассиром и главным бухгалтером;
- Может быть проставлена оттиск печати организации.
Квитанция вместе с денежными средствами выдается лицу, сдавшему наличные в кассу, для подтверждения приема денег.
При использовании электронного ПКО квитанция может направляться плательщику по электронной почте в виде скан-копии или электронного документа.
Таким образом, квитанция служит дополнительным подтверждением факта поступления денежных средств в кассу организации.
6. Хранение и учет ПКО
После оформления приходный кассовый ордер передается в бухгалтерию, где регистрируется в кассовой книге.
Срок хранения ПКО составляет не менее 5 лет.
В бухгалтерском учете приходный кассовый ордер отражается следующими проводками:
- Дебет счета 50 "Касса"
- Кредит счета учета доходов или расчетов
Организация и ее должностные лица несут ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций.
Контроль за полнотой и своевременностью оформления ПКО осуществляют налоговые органы.
Для автоматизации работы с ПКО может использоваться специальное программное обеспечение, интегрированное с бухгалтерской программой.
Таким образом, приходный кассовый ордер является важным финансовым документом, требующим правильного оформления, регистрации и хранения.