Приказ о продлении командировки: образец и рекомендации

Служебные командировки - неотъемлемая часть работы многих компаний. Иногда по объективным причинам приходится продлевать срок таких поездок. Как правильно оформить продление командировки, чтобы избежать нарушений трудового законодательства? В этой статье мы разберем, какие документы нужны для продления командировки, дадим рекомендации по их заполнению, рассмотрим приказ о продлении командировки (образец).

Основания и порядок продления командировки

Командировки иногда приходится продлевать по объективным причинам. Работнику может потребоваться дополнительное время на выполнение задания, проведение переговоров, решение непредвиденных задач.

Вот типичные ситуации, требующие продления срока командировки:

• Не завершены запланированные работы или переговоры;
• Возникли дополнительные задачи, не предусмотренные изначально;
• Появились объективные обстоятельства, препятствующие возвращению работника в срок (например, отмена рейса).

Однако продлевать командировку без согласия работника нельзя в отношении некоторых категорий сотрудников:

• Женщин, имеющих детей до 3 лет;
• Матерей и отцов, воспитывающих детей до 5 лет без супруга;
• Опекунов несовершеннолетних.

Порядок продления командировки:

1. Работник пишет служебную записку с обоснованием необходимости продления;
2. Руководитель издает приказ о продлении на основании записки;
3. Бухгалтерия осуществляет перерасчет командировочных расходов;
4. Работника уведомляют о продлении (например, направив копию приказа).

Если продление командировки оформлено с нарушениями, это может привести к негативным последствиям для компании:

• Штрафы за нарушение трудового законодательства;
• Недовольство работников;
• Снижение мотивации персонала.

Приказ о продлении командировки

Приказ о продлении командировки - основной документ для оформления продления срока служебной поездки работника. Рассмотрим требования к его составлению и приведем пример заполнения.

Приказ издается в произвольной форме, поскольку унифицированной формы для этого документа законодательством не предусмотрено.

В приказе обязательно должны быть указаны:

• Новый срок командировки (дата окончания);
• Причина продления командировки;
• Перерасчет командировочных расходов.

Образец приказа о продлении командировки может выглядеть так

В соответствии со статьей 259 ТК РФ для продления командировки отдельных категорий работников требуется их письменное согласие. Поэтому в приказе нужно сделать отметку о наличии такого согласия.

Уведомление работника о продлении командировки

После подписания приказа о продлении командировки работника необходимо уведомить об этом. Например, можно выслать ему скан-копию приказа на электронную почту или в мессенджер.

Такое уведомление позволит работнику:

• Спланировать свое время с учетом нового срока;
• При необходимости продлить бронь в гостинице;
• Заранее предупредить родственников.

С оригиналом приказа о продлении командировки работник должен ознакомиться после возвращения, о чем делается отметка.

Перерасчет командировочных расходов при продлении срока

При продлении командировки необходимо произвести перерасчет суточных и других командировочных выплат.

Перерасчет командировочных включают непосредственно в приказ о продлении. Рассчитывают сумму исходя из количества дней, на которое увеличивается срок командировки.

Правила расчета командировочных при продлении:

• Суточные выплачиваются за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и праздничные;
• Размер суточных соответствует нормам, установленным в компании;
• Возмещаются расходы на проживание при документальном подтверждении;
• Оплачиваются дополнительные транспортные расходы.

Пример расчета сумм командировочных при продлении срока на 3 дня:

Оформление отчета о командировке с учетом продления срока

По возвращении из командировки с продленным сроком работник должен представить отчет о проделанной работе в командировке.

При этом в отчете следует отразить работу, выполненную в течение всей командировки - как изначально утвержденные мероприятия, так и задачи, возникшие в ходе продленной части поездки.

Рекомендуется включить в отчет следующие сведения:

• Цель и место командировки;
• Срок командировки с учетом продления;
• Описание выполненной работы и достигнутых договоренностей;
• Анализ результатов поездки;
• Предложения по дальнейшим действиям.

На основании отчета руководитель сможет оценить результативность командировки с продленным сроком.