Приказ о внесении изменений в штатное расписание - важный документ, позволяющий скорректировать структуру и численность персонала компании. Он издается руководителем при необходимости добавить новые должности, повысить зарплату сотрудникам, переименовать подразделения и т.д. В приказе указывают дату, с которой поправки вступают в силу. Если меняются условия труда, работников об этом предупреждают за 2 месяца. Приказ не имеет унифицированной формы. Оригинал хранится в кадровом подразделении не менее 5 лет.
Подготовка к внесению изменений в штатное расписание
Перед тем как приступить к подготовке приказа о внесении изменений в штатное расписание, необходимо четко определить, какие именно правки планируется внести. Для этого рекомендуется:
- Проанализировать текущее состояние дел в компании, выявить потребности в расширении или сокращении штата.
- Получить предложения от руководителей подразделений о необходимых изменениях в их коллективах.
- Оценить финансовые возможности организации по увеличению фонда оплаты труда.
На основании этого составляется перечень всех планируемых изменений в штатном расписании. Это послужит четким ориентиром при подготовке приказа.
Согласование изменений в штатном расписании
После определения необходимых корректировок, следует согласовать их с заинтересованными лицами и службами:
- С руководителями подразделений, где будут введены или сокращены ставки.
- С бухгалтерией - на предмет финансовых возможностей при увеличении ФОТ.
- С юридической службой - для оценки правомерности планируемых изменений.
Это позволит выявить возможные проблемы на стадии подготовки и скорректировать первоначальный план кадровых мероприятий.
Порядок уведомления работников об изменении условий труда
Если приказ предполагает существенные изменения условий трудового договора, работники должны быть предупреждены не менее чем за 2 месяца. Для этого рекомендуется:
- Подготовить письменные уведомления каждому сотруднику.
- Вручить их работникам под подпись.
- Получить письменные заявления о согласии или несогласии с новыми условиями.
Это важно для соблюдения трудовых прав персонала и минимизации кадровых рисков при проведении запланированных изменений.
Вступление в силу нового штатного расписания
Новое штатное расписание вступает в действие не ранее чем через 2 месяца после ознакомления сотрудников с соответствующим приказом. Исключения составляют случаи, когда изменения касаются только вакантных должностей.
Дату начала действия обновленного ШР необходимо четко прописать в приказе. Это важно для правильного оформления трудовых книжек и внесения корректных данных в 1C и другие кадровые информационные системы.
Корректировка трудовых договоров при изменении ШР
После вступления в силу обновленного штатного расписания следует скорректировать трудовые договоры тех сотрудников, чьи должностные обязанности или оплата труда изменились. Для этого подготавливают:
- Дополнительные соглашения к трудовым договорам об изменении условий труда.
- Новые трудовые договоры в случае значительных правок.
Это необходимо для приведения кадровых документов работников в соответствие с новым штатным расписанием.
Особенности увеличения окладов в штатном расписании
Одним из частых поводов для внесения изменений в штатное расписание является повышение окладов сотрудникам. При этом есть ряд нюансов:
- Увеличение оклада считается изменением существенных условий труда, о чем работники должны быть уведомлены заранее.
- Новые оклады в штатном расписании и в трудовых договорах должны совпадать.
- Повышение оплаты труда должно быть экономически обоснованным, чтобы не нарушать финансовое состояние компании.
Поэтому просто взять и поднять всем зарплату нельзя. Это решение требует тщательной проработки и планирования.
Варианты уведомления работников о повышении оклада
Чтобы грамотно уведомить сотрудников о предстоящем увеличении оклада, можно воспользоваться такими способами:
- Издать отдельный приказ и ознакомить с ним работников под подпись.
- Разместить информацию на доске объявлений в офисе.
- Разослать уведомления о предстоящих изменениях по электронной почте.
- Провести собрание и лично проинформировать персонал.
Главное, чтобы сотрудники получили предупреждение не позднее чем за 2 месяца до повышения окладов.
Вступление в силу новых окладов
Даже если приказ об увеличении окладов в штатном расписании уже издан, повышенные выплаты начинают начисляться не сразу. Согласно ТК РФ, не менее чем через 2 месяца после уведомления работников.
Этот период дается для того, чтобы сотрудники могли обдумать новые условия и принять решение о согласии с ними. Если кто-то отказывается от повышения - ему сохраняют прежний оклад.
Корректировка трудовых договоров и должностных инструкций
После увеличения окладов в штатном расписании необходимо внести аналогичные изменения в трудовые договоры работников. Для этого готовятся дополнительные соглашения к ТД об изменении размера оплаты труда.
Также новые оклады должны быть отражены в должностных инструкциях сотрудников. Желательно утвердить их приказом вместе с обновленным штатным расписанием.
Пример приказа об увеличении оклада
Для наглядности можно привести условный образец приказа о повышении окладов в штатном расписании компании:
[далее приводится выдуманный пример приказа]
Такой подход позволяет максимально грамотно и юридически корректно провести увеличение заработной платы сотрудников.