Приказ о внесении изменений в штатное расписание: как правильно составить

Приказ о внесении изменений в штатное расписание - важный документ, позволяющий скорректировать структуру и численность персонала компании. Он издается руководителем при необходимости добавить новые должности, повысить зарплату сотрудникам, переименовать подразделения и т.д. В приказе указывают дату, с которой поправки вступают в силу. Если меняются условия труда, работников об этом предупреждают за 2 месяца. Приказ не имеет унифицированной формы. Оригинал хранится в кадровом подразделении не менее 5 лет.

Подготовка к внесению изменений в штатное расписание

Перед тем как приступить к подготовке приказа о внесении изменений в штатное расписание, необходимо четко определить, какие именно правки планируется внести. Для этого рекомендуется:

Проанализировать текущее состояние дел в компании, выявить потребности в расширении или сокращении штата.
Получить предложения от руководителей подразделений о необходимых изменениях в их коллективах.
Оценить финансовые возможности организации по увеличению фонда оплаты труда.

На основании этого составляется перечень всех планируемых изменений в штатном расписании. Это послужит четким ориентиром при подготовке приказа.

Согласование изменений в штатном расписании

После определения необходимых корректировок, следует согласовать их с заинтересованными лицами и службами:

С руководителями подразделений, где будут введены или сокращены ставки.
С бухгалтерией - на предмет финансовых возможностей при увеличении ФОТ.
С юридической службой - для оценки правомерности планируемых изменений.

Это позволит выявить возможные проблемы на стадии подготовки и скорректировать первоначальный план кадровых мероприятий.

Порядок уведомления работников об изменении условий труда

Если приказ предполагает существенные изменения условий трудового договора, работники должны быть предупреждены не менее чем за 2 месяца. Для этого рекомендуется:

Подготовить письменные уведомления каждому сотруднику.
Вручить их работникам под подпись.
Получить письменные заявления о согласии или несогласии с новыми условиями.

Это важно для соблюдения трудовых прав персонала и минимизации кадровых рисков при проведении запланированных изменений.

Вступление в силу нового штатного расписания

Новое штатное расписание вступает в действие не ранее чем через 2 месяца после ознакомления сотрудников с соответствующим приказом. Исключения составляют случаи, когда изменения касаются только вакантных должностей.

Дату начала действия обновленного ШР необходимо четко прописать в приказе. Это важно для правильного оформления трудовых книжек и внесения корректных данных в 1C и другие кадровые информационные системы.

Корректировка трудовых договоров при изменении ШР

После вступления в силу обновленного штатного расписания следует скорректировать трудовые договоры тех сотрудников, чьи должностные обязанности или оплата труда изменились. Для этого подготавливают:

Дополнительные соглашения к трудовым договорам об изменении условий труда.
Новые трудовые договоры в случае значительных правок.

Это необходимо для приведения кадровых документов работников в соответствие с новым штатным расписанием.

Особенности увеличения окладов в штатном расписании

Одним из частых поводов для внесения изменений в штатное расписание является повышение окладов сотрудникам. При этом есть ряд нюансов:

Увеличение оклада считается изменением существенных условий труда, о чем работники должны быть уведомлены заранее.
Новые оклады в штатном расписании и в трудовых договорах должны совпадать.
Повышение оплаты труда должно быть экономически обоснованным, чтобы не нарушать финансовое состояние компании.

Поэтому просто взять и поднять всем зарплату нельзя. Это решение требует тщательной проработки и планирования.

Варианты уведомления работников о повышении оклада

Чтобы грамотно уведомить сотрудников о предстоящем увеличении оклада, можно воспользоваться такими способами:

Издать отдельный приказ и ознакомить с ним работников под подпись.
Разместить информацию на доске объявлений в офисе.
Разослать уведомления о предстоящих изменениях по электронной почте.
Провести собрание и лично проинформировать персонал.

Главное, чтобы сотрудники получили предупреждение не позднее чем за 2 месяца до повышения окладов.

Вступление в силу новых окладов

Даже если приказ об увеличении окладов в штатном расписании уже издан, повышенные выплаты начинают начисляться не сразу. Согласно ТК РФ, не менее чем через 2 месяца после уведомления работников.

Этот период дается для того, чтобы сотрудники могли обдумать новые условия и принять решение о согласии с ними. Если кто-то отказывается от повышения - ему сохраняют прежний оклад.

Корректировка трудовых договоров и должностных инструкций

После увеличения окладов в штатном расписании необходимо внести аналогичные изменения в трудовые договоры работников. Для этого готовятся дополнительные соглашения к ТД об изменении размера оплаты труда.

Также новые оклады должны быть отражены в должностных инструкциях сотрудников. Желательно утвердить их приказом вместе с обновленным штатным расписанием.