В статье на примере образца разбирается порядок составления приказа об отмене командировки. Анализируются основания для отмены командировки, требования трудового законодательства и особенности бухгалтерского учета таких ситуаций. Даются рекомендации по оформлению юридически грамотного приказа об отмене командировки с учетом возможных форс-мажорных обстоятельств.
Требования трудового законодательства к оформлению отмены командировки
Отмена служебной командировки должна происходить с соблюдением норм трудового законодательства.
В Трудовом кодексе РФ указано:
Работодатель обязан возмещать работнику расходы, связанные со служебной командировкой, в том числе в случае отмены командировки работодателем (ст.168 ТК РФ).
Это означает, что если по вине работодателя запланированная командировка отменяется, сотрудник должен получить компенсацию понесенных расходов.
Например, если на момент отмены поездки работник уже купил ж/д или авиабилеты, оплатил проживание, ему нужно возместить эти траты. Исключение составляют случаи отмены командировки по обстоятельствам непреодолимой силы (форс-мажор).
В судебной практике встречались спорные ситуации при отмене командировок. Например, в одном случае работодатель отменил командировку за 2 дня до вылета, сославшись на производственную необходимость. При этом работник уже купил авиабилеты. Суд встал на сторону сотрудника и обязал работодателя компенсировать расходы на билеты.
Чтобы избежать нарушений закона при отмене командировки, рекомендуется:
- Заблаговременно предупреждать работника об отмене поездки, чтобы он успел аннулировать билеты, бронь отеля и т.п. без потерь.
- В случае форс-мажора, повлекшего отмену командировки, собрать подтверждающие документы.
- При возникновении спора с работником по компенсациям действовать строго в рамках закона, опираясь на правовую позицию.
Особенности отмены командировки из-за форс-мажора
Наиболее распространенным форс-мажорным обстоятельством, из-за которого в последние годы отменялись запланированные командировки, стала пандемия COVID-19.
К другим типичным форс-мажорам относятся:
- Природные или техногенные катастрофы;
- Военные действия;
- Забастовки;
- Закрытие административных границ;
- Другие непредотвратимые обстоятельства.
Если командировка отменяется по причине форс-мажора, у работодателя есть законные основания для отказа в возмещении расходов работника, связанных с поездкой.
Чтобы подтвердить наличие обстоятельств непреодолимой силы, рекомендуется:
- Собрать документы, фиксирующие форс-мажор. Например, официальное заявление властей о введении ограничительных мер, запрещающих поездки в определенный регион.
- В приказе об отмене командировки детально описать форс-мажор и сослаться на подтверждающие документы.
- Прикладывать копии доказательств форс-мажора к приказу об отмене командировки.
Таким образом, при правильном оформлении отмены командировки из-за форс-мажора можно избежать имущественных претензий со стороны работника.
Далее перейдем к рассмотрению порядка издания и формы приказа об отмене командировки.
Порядок издания приказа об отмене командировки
Для оформления отмены запланированной командировки сотрудника необходимо издать соответствующий приказ.
Порядок подготовки приказа об отмене командировки:
- Работник или его непосредственный руководитель готовит служебную записку с обоснованием отмены командировки.
- На основании записки кадровая служба разрабатывает проект приказа об отмене командировки.
- Проект приказа согласовывается с бухгалтерией и юридической службой.
- Генеральный директор подписывает готовый приказ об отмене командировки.
Издание приказа позволяет уведомить все заинтересованные подразделения и официально аннулировать ранее оформленные командировочные документы.
Форма приказа об отмене командировки
Приказ об отмене командировки оформляется по следующей форме:
- Наименование организации.
- Название вида документа.
- Дата и номер приказа.
- Заголовок с указанием темы приказа.
- Пункт с обоснованием отмены командировки.
- Распорядительная часть о конкретном решении по отмене командировки.
- Указание должностных лиц, ответственных за исполнение приказа.
- Подпись руководителя.
- Подписи ответственных лиц об ознакомлении.
В образце приказа об отмене командировки важно максимально подробно изложить обстоятельства, послужившие основанием для отмены запланированной поездки сотрудника.
Образец приказа об отмене командировки директора, рекомендации
Чтобы избежать ошибок при составлении приказа об отмене командировки, рекомендуется:
- Детально изложить факты, послужившие причиной отмены командировки.
- Сослаться на документы, подтверждающие эти факты.
- Указать конкретную дату, на которую командировка отменяется.
- Четко сформулировать поручения должностным лицам по исполнению приказа.
- При отмене командировки по форс-мажорным обстоятельствам тщательно обосновать их наличие.
При соблюдении этих рекомендаций приказ будет юридически грамотным и послужит надежным основанием для отмены командировки сотрудника.
Особенности бухгалтерского и кадрового учета
После издания приказа об отмене командировки необходимо внести соответствующие корректировки в бухучет и кадровое делопроизводство.