Должностные инструкции - важный документ в организации труда на предприятии. Как правильно их оформить и утвердить? В этой статье мы разберем образец приказа об утверждении должностных инструкций и дадим практические советы по его составлению. Читайте и узнайте все тонкости!
1. Что такое должностная инструкция и зачем она нужна
Должностная инструкция - это документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность работника, занимающего конкретную должность в организации.
Основные цели должностной инструкции:
- Регламентировать организацию и содержание трудовой деятельности работника.
- Обеспечить четкое распределение функциональных обязанностей между работниками.
- Способствовать повышению эффективности труда.
- Служить основанием для оценки трудовой деятельности работника.
Таким образом, должностная инструкция позволяет как работодателю, так и самому работнику понимать, что именно он должен делать на своем рабочем месте.
2. Нормативная база для должностных инструкций
При разработке должностных инструкций необходимо опираться на следующие нормативные документы:
- Трудовой кодекс РФ
- Отраслевые нормативные акты (для медицинских работников, учителей и т.д.)
- Квалификационные справочники должностей руководителей, специалистов и других служащих
- Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих
- Устав и другие локальные акты организации
- Должностные инструкции вышестоящих руководителей
Соблюдение требований этих документов гарантирует законность и обоснованность должностных инструкций.
3. Структура и содержание должностной инструкции
Основными разделами должностной инструкции являются:
- Общие положения
- Функциональные обязанности
- Права
- Ответственность
- Взаимоотношения (связи по должности)
Рассмотрим подробнее, какие сведения должен содержать каждый раздел.
Общие положения
Здесь указывают:
- Наименование должности
- Подчиненность (кому подчиняется работник)
- Требования к образованию и опыту работы
- Способ назначения на должность и освобождения от нее
- Место должности в структуре организации
Функциональные обязанности
Это основной и самый объемный раздел должностной инструкции. Здесь перечисляются конкретные функции, которые работник должен выполнять на данной должности. Например:
- Ведение документации
- Подготовка отчетов
- Работа с клиентами
- Контроль качества
Обязанности должны быть четко сформулированы.
Права
В этом разделе описываются полномочия работника, необходимые ему для выполнения своих должностных обязанностей. Например:
- Право подписи определенных документов
- Право запрашивать информацию у других подразделений
- Право участвовать в совещаниях при обсуждении вопросов, входящих в компетенцию работника
Права должны соответствовать занимаемой должности.
Ответственность
Здесь прописывается ответственность работника:
- За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей
- За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности
- За причинение материального ущерба
Также указываются виды ответственности (дисциплинарная, административная, уголовная).
Таким образом, должностная инструкция должна максимально полно и конкретно описывать круг функций и полномочий работника для четкого понимания его роли в организации.
4. Особенности должностных инструкций для разных категорий работников
Должностные инструкции разрабатываются по каждой должности в организации с учетом ее специфики. Рассмотрим особенности ДИ для некоторых категорий:
Должностные инструкции педагогических работников
Регламентируются квалификационными характеристиками должностей. Обязанности зависят от типа образовательного учреждения и преподаваемого предмета.
Должностные инструкции медицинских работников
Основываются на порядках и стандартах оказания медпомощи по профилю. Включают требования к оформлению меддокументации.
Должностные инструкции работников культуры
Зависят от вида организации культуры. Могут включать обязанности по подготовке и проведению мероприятий.
Должностные инструкции госслужащих
Разрабатываются на основе законодательства о госслужбе и регламентов госорганов. Содержат квалификационные требования.
Таким образом, должностная инструкция должна строго соответствовать специфике деятельности организации и особенностям конкретной профессии.
5. Порядок утверждения должностной инструкции
Должностная инструкция вступает в силу после ее утверждения работодателем. Чаще всего для этого издается приказ или распоряжение по организации.
Приказ об утверждении должностных инструкций должен содержать:
- Название "Об утверждении должностных инструкций"
- Перечень утверждаемых должностных инструкций
- Поручение ознакомить работников с инструкциями
- Ответственное лицо за исполнение приказа
Приказ утверждается подписью руководителя и печатью организации.
Для бюджетных учреждений издание такого приказа обязательно. В коммерческих организациях можно обойтись резолюцией на самом документе.
Образец приказа об утверждении должностных инструкций содержится в соответствующей статье.
Таким образом, утвержденная должностная инструкция приобретает юридическую силу и становится обязательной для исполнения работником.
6. Порядок ознакомления работников с должностными инструкциями
После утверждения должностной инструкции работодатель обязан ознакомить с ней работника под подпись. Это необходимо для того, чтобы сотрудник четко знал свои должностные обязанности, права и ответственность.
Ознакомление может производиться:
- При приеме на работу
- При переводе на другую должность
- При внесении изменений в должностную инструкцию
Факт ознакомления с должностной инструкцией оформляется документально. В инструкции работник ставит свою подпись и дату ознакомления. Также может вестись журнал ознакомления с локальными нормативными актами.
7. Ответственность за нарушение требований должностной инструкции
Если работник не выполняет возложенные на него должностные обязанности или нарушает их, то к нему могут быть применены следующие меры ответственности:
- Дисциплинарное взыскание
- Материальная ответственность
- Административная ответственность
- Уголовная ответственность
Вид и размер ответственности определяются в зависимости от тяжести правонарушения в соответствии с трудовым законодательством.
Работодатель также несет ответственность за нарушение трудового законодательства при составлении должностных инструкций и может быть привлечен к административной или уголовной ответственности.
8. Актуализация должностных инструкций
Должностные инструкции должны периодически пересматриваться и обновляться. Это необходимо в следующих случаях:
- Изменение законодательства
- Внесение изменений в локальные акты организации
- Изменение организационной структуры предприятия
- Введение новых технологий и оборудования
- Изменение функционала и задач работника
О внесении изменений в должностную инструкцию работодатель обязан уведомить работника под подпись не позднее, чем за 2 месяца. Измененная инструкция также утверждается и вводится в действие приказом руководителя.
9. Рекомендации по разработке должностной инструкции
Чтобы составить грамотную и эффективную должностную инструкцию, рекомендуется:
- Детально изучить деятельность организации
- Проанализировать конкретную должность в структуре организации
- Определить ключевые задачи работника
- Описать требования к знаниям и умениям
- Согласовать с вышестоящим руководителем
- Проверить на соответствие трудовому законодательству
Грамотно составленная инструкция будет полезна как работодателю, так и работнику.
10. Регистрация и хранение должностных инструкций
Должностные инструкции, как локальные нормативные акты, должны пройти процедуру регистрации в специальном журнале организации.
Реквизиты регистрации проставляют непосредственно на документе:
- Регистрационный номер
- Дата регистрации
- Подпись ответственного лица
Зарегистрированные инструкции хранятся в кадровой службе вместе с остальной документацией по организации труда.
Срок хранения должностных инструкций составляет не менее 5 лет после замены новыми. Затем документы подлежат экспертизе ценности для определения необходимости дальнейшего хранения или уничтожения.
11. Должностная инструкция в электронном виде
В настоящее время должностные инструкции часто оформляются не только на бумажном носителе, но и в электронном виде. Это имеет ряд преимуществ:
- Быстрый поиск нужной инструкции
- Оперативное внесение изменений
- Удобство рассылки и ознакомления работников
- Экономия офисных расходов на бумагу и печать
При использовании электронного документа также необходимо соблюдать правила его утверждения, регистрации и хранения.
12. Выводы и рекомендации
Должностная инструкция является важным кадровым документом. Она позволяет четко распределить обязанности между сотрудниками и повысить эффективность работы организации.
Чтобы извлечь максимум пользы из должностных инструкций, рекомендуется:
- Регулярно обновлять в соответствии с изменениями в работе
- Разрабатывать совместно с непосредственным руководителем
- Ознакомлять работников с инструкциями под подпись
Следование рекомендациям в данной статье поможет грамотно составить и применить на практике должностные инструкции в организации.