Инструкции по делопроизводству являются важным элементом оптимизации работы с документами в любой организации. Давайте разберемся, как правильно подготовить приказ об утверждении такой инструкции и ввести ее в действие.
1. Назначение инструкции по делопроизводству
Основная цель инструкции по делопроизводству - упорядочить работу с документами внутри организации. Она позволяет оптимизировать документооборот, четко распределить обязанности между сотрудниками, установить сроки исполнения различных процедур.
Наличие такой инструкции дает организации следующие преимущества:
- Повышается оперативность работы с документами
- Снижается вероятность ошибок и утраты документов
- Облегчается поиск необходимых документов
- Ускоряется оформление типовых документов
В инструкции регулируются такие вопросы, как порядок регистрации, учета, хранения документов, контроль за их исполнением, организация текущего хранения дел и т.д.
Наличие инструкции обязательно для государственных органов и учреждений. Для коммерческих организаций она не является обязательной, но большинство из них все же принимают такие инструкции, чтобы упорядочить работу с документами.
2. Порядок разработки инструкции
Процесс создания инструкции по делопроизводству обычно включает следующие этапы:
- Формирование рабочей группы
- Анализ существующего документооборота в организации
- Разработка проекта инструкции
- Согласование с заинтересованными подразделениями
- Доработка по результатам согласования
- Утверждение руководителем организации
В состав рабочей группы обычно входят сотрудники канцелярии, юридической службы, ИТ-подразделения и других заинтересованных отделов.
При разработке инструкции учитываются особенности документооборота в конкретной организации, номенклатура дел, используемые информационные системы и так далее. Обязательно требуется согласовать инструкцию со всеми заинтересованными лицами в организации.
Инструкция по делопроизводству наделяется юридической силой после издания приказа об утверждении инструкции по делопроизводству.
3. Структура и содержание приказа об утверждении инструкции
В настоящее время законодательством не предусмотрена унифицированная форма приказа 615 об утверждении инструкции по делопроизводству. Поэтому руководство организации может разработать его самостоятельно, опираясь на сложившуюся практику.
Рекомендуется включить в приказ следующие сведения:
- Наименование организации
- Название и дату документа
- Указание об утверждении инструкции
- Поручения должностным лицам по исполнению приказа
- Указание об ответственности за контроль
К приказу в обязательном порядке прилагается текст самой инструкции. Эти документы должны храниться вместе.
После подписания руководителем приказ регистрируется и доводится до исполнителей под роспись. Например:
| В целях упорядочения работы с документами в организации приказываю: |
| 1. Утвердить инструкцию по делопроизводству (прилагается). |
| 2. Начальнику канцелярии Иванову И.И. ознакомить сотрудников с инструкцией. |
| 3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой. |
Таким образом, приказ утверждает инструкцию и обеспечивает механизм ее внедрения в организации. Без него инструкция не будет иметь юридической силы.
4. Особенности инструкции для районного суда
Судебное делопроизводство имеет свою специфику, которая должна найти отражение в инструкции по делопроизводству для суда. Такая инструкция регламентирует работу судебных секретарей, помощников судей и других работников аппарата.
Инструкция по делопроизводству для районного суда дополнительно устанавливает:
- Особенности регистрации судебных дел
- Порядок оформления судебных решений
- Сроки рассмотрения дел
- Правила хранения материалов дел
В инструкции должны быть отражены требования по работе с делами исполнительного производства. Это обусловлено высокой социальной значимостью таких дел.
5. Пример структуры инструкции для районного суда
Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде может содержать следующие разделы:
- Общие положения
- Прием и регистрация документов
- Организация делопроизводства по гражданским делам
- Организация делопроизводства по уголовным делам
- Особенности исполнительного производства
- Контроль исполнения документов
- Формирование дел
В качестве приложения может быть приведен образец оформления типовых документов по гражданским и уголовным делам.
6. Внесение изменений в инструкцию
Приказ об утверждении инструкции делопроизводству образец издается на несколько лет. Однако со временем может возникнуть необходимость внести в нее изменения. Это происходит при реорганизации суда, смене руководства, внедрении новых информационных систем и в других случаях.
Чтобы внести изменения в инструкцию, нужно:
- Подготовить новую редакцию инструкции
- Повторно провести необходимые согласования
- Издать приказ об утверждении обновленной инструкции
- Отменить действие предыдущей инструкции
7. Обучение персонала
Ключевым элементом внедрения новой инструкции по делопроизводству является обучение персонала. Все сотрудники, работающие с документами, должны детально изучить положения инструкции и применять их на практике.
Для обучения можно использовать такие формы, как:
- Лекции и семинары
- Раздаточные материалы
- Тестирование
- Практические занятия
Обучение должно завершиться зачетом, который покажет, насколько хорошо сотрудники усвоили материал и могут работать по новым правилам.
8. Техническое обеспечение внедрения инструкции
Помимо обучения персонала, нужно обеспечить технические условия для работы согласно новой инструкции. Это включает:
- Подготовку бланков документов
- Изготовление печатей и штампов
- Настройку программного обеспечения
- Оборудование рабочих мест
Без соответствующего технического оснащения персонал не сможет полноценно работать по новым правилам.
9. Оценка эффективности внедрения инструкции
Через некоторое время после внедрения инструкции следует провести оценку ее эффективности. Можно проанализировать такие показатели, как:
- Сроки обработки документов
- Количество ошибок при работе с документами
- Время поиска необходимых документов
Если внедрение инструкции не привело к ожидаемым улучшениям, нужно скорректировать ее положения, провести дополнительное обучение персонала или изменить техническое оснащение.
10. Актуализация инструкции
Даже при эффективном функционировании со временем может возникнуть необходимость актуализации инструкции по делопроизводству. Например, при существенных изменениях внешних требований, внедрении новых информационных систем и т.д.
Процедура внесения изменений аналогична первоначальной разработке инструкции: формирование рабочей группы, анализ документооборота, разработка проекта, согласование, утверждение и т.д.
Регулярная актуализация поможет инструкции сохранять актуальность и обеспечивать эффективную работу с документами в организации.