Больничный лист - это важный документ, который подтверждает временную нетрудоспособность работника и дает ему право на получение пособия по временной нетрудоспособности. Работодатели обязаны оплачивать первые три дня больничного из собственных средств, а дальше выплаты переходят на Фонд социального страхования (ФСС). Но для того, чтобы получить возмещение затрат на больничные от ФСС, работодателю нужно правильно оформить и подать реестр больничных листов.
В этой статье мы рассмотрим, как заполнить реестр больничных листов для возмещения ФСС и оформить образец такого документа.
1. Требования к реестру больничных листов
Реестр больничных листов - это сводная ведомость всех больничных сотрудников организации за определенный период. Реестр позволяет работодателю подать один документ в ФСС и получить возмещение сразу по всем больничным.
Существуют определенные требования к оформлению реестра больничных листов:
- Реестр составляется по установленной форме, утвержденной приказом ФСС.
- В реестре указываются сведения о работодателе, период, за который подан реестр, а также данные по каждому сотруднику и его больничному(-ым).
- К реестру прилагаются копии всех больничных листов, указанных в реестре.
- Реестр заверяется печатью и подписью работодателя.
Важно не допускать ошибок и неточностей при заполнении реестра, иначе ФСС может отказать в возмещении средств.
2. Порядок заполнения реестра больничных листов
Давайте разберем пошагово, как правильно заполнить реестр больничных листов:
- В шапке реестра указывают реквизиты вашей организации: полное наименование, ИНН, КПП, номер в реестре ФСС.
- Указывают отчетный период, за который подается реестр в формате месяц/год. Например, 01/2023.
- В таблице реестра заполняют данные по каждому сотруднику, у которого был больничный в отчетном периоде: ФИО, табельный номер, должность.
- Для каждого больничного листа сотрудника заполняют отдельную строку с указанием периода нетрудоспособности, кода извещения о нетрудоспособности и количества дней больничного.
- В итоговой строке проставляют общее количество дней больничных по всем сотрудникам.
Таким образом формируется основная часть реестра. Также в реестре есть реквизиты для указания банковских данных работодателя.
3. Пример заполнения реестра больничных листов
Давайте на примере разберем, как конкретно нужно заполнить реестр больничных листов.
Представим, что у нас ООО "Пример" с ИНН 1234567890. За январь 2023 года у сотрудников было 5 больничных:
- Иванов И.И., таб. No105, менеджер - с 5 по 7 января (3 дня)
- Петров П.П., таб. No215, бухгалтер - с 10 по 15 января (6 дней)
- Сидоров С.С., таб. No117, программист - с 20 по 25 января (6 дней)
- Иванов И.И. - с 28 по 31 января (4 дня)
- Петров П.П. - с 29 по 31 января (3 дня)
В январском реестре мы укажем:
| Наименование организации | ООО "Пример" |
|---|---|
| ИНН | 1234567890 |
| Отчетный период | 01/2023 |
Далее заполняем таблицу по сотрудникам:
| ФИО | Табельный номер | Должность | Период нетрудоспособности | Код | Дней |
|---|---|---|---|---|---|
| Иванов И.И. | 105 | Менеджер | 05.01.2023 - 07.01.2023 | 16 | 3 |
| Петров П.П. | 215 | Бухгалтер | 10.01.2023 - 15.01.2023 | 23 | 6 |
| Сидоров С.С. | 117 | Программист | 20.01.2023 - 25.01.2023 | 24 | 6 |
| Иванов И.И. | 105 | Менеджер | 28.01.2023 - 31.01.2023 | 46 | 4 |
| Петров П.П. | 215 | Бухгалтер | 29.01.2023 - 31.01.2023 | 58 | 3 |
| Итого: | 22 | ||||
Таким образом мы заполнили реестр больничных на январь 2023 года для ООО "Пример". Его можно отправлять в ФСС для возмещения 22 дней больничных.
4. Особенности при заполнении реестра
Рассмотрим некоторые нюансы, которые надо учитывать при составлении реестра больничных листов:
- Если у сотрудника было несколько больничных в отчетном периоде, то на каждый выписывается отдельная строка.
- Код извещения о нетрудоспособности берется из бланка больничного листа.
- Больничные до 3 дней оплачиваются организацией, поэтому их не включают в реестр.
- Больничный по уходу за ребенком или беременностью оформляется отдельным реестром.
- При нетрудоспособности менее дня в реестре указывается 1 день.
Соблюдая эти правила, можно избежать ошибок при заполнении реестра больничных листов.
5. Образец реестра больничных листов
Чтобы наглядно представить, как должен выглядеть готовый реестр больничных листов, приведем здесь его образец.
Как видно из образца, реестр составляется по утвержденной форме с заполнением всех необходимых реквизитов. Это позволяет избежать ошибок и правильно оформить документ для отправки в ФСС.
Таким образом, мы разобрали, как заполнить реестр больничных листов, чтобы получить возмещение расходов на больничные от ФСС. Главное при составлении реестра – внимательность и соблюдение всех требований.
6. Порядок подачи реестра в ФСС
После того как реестр больничных листов составлен, его необходимо подать в региональное отделение ФСС. Это можно сделать лично, по почте или в электронном виде через систему ФСС.
При подаче реестра в бумажном виде к нему прикладываются заверенные копии всех больничных листов. Реестр должен быть подписан руководителем или лицом, им уполномоченным, с проставлением печати организации.
Электронная подача реестра происходит через специальный сервис ФСС. Для этого нужно зарегистрироваться, получить электронную подпись и в личном кабинете заполнить электронные формы реестра.
Срок подачи реестра - не позднее 10 календарных дней со дня окончания отчетного периода. При нарушении этого срока ФСС может отказать в возмещении средств.
7. Сроки и порядок возмещения по реестру
После приема реестра ФСС в течение 10 рабочих дней проверяет указанные в нем сведения и принимает решение о выплате или отказе в возмещении средств.
При обнаружении ошибок или недостоверной информации ФСС направляет работодателю извещение с перечнем замечаний. В этом случае реестр необходимо исправить и подать повторно.
Если реестр оформлен верно, ФСС перечисляет сумму возмещения на расчетный счет работодателя. Срок возмещения - не позднее 20 календарных дней после подачи документов.
Таким образом, процесс возмещения занимает около месяца с момента подачи реестра. Это необходимо учитывать при планировании финансовых потоков организации.
8. Основания для отказа в возмещении ФСС
В некоторых случаях ФСС может отказать работодателю в возмещении средств на выплату больничных. Основными причинами отказа являются:
- Несоответствие реестра установленной форме.
- Некорректное заполнение реквизитов.
- Несоответствие данных в реестре приложенным больничным листам.
- Пропуск срока подачи реестра в ФСС.
- Отсутствие копий больничных листов.
- Неправильное исчисление суммы возмещения.
Чтобы избежать отказа, важно внимательно составлять реестр и соблюдать все требования по его оформлению. При получении от ФСС извещения об отказе следует внести необходимые исправления в реестр и подать его повторно.