Счет 71, расчеты с подотчетными лицами: проводки

В бухгалтерском учете счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" играет важную роль. Он позволяет отслеживать движение подотчетных сумм - денег, выданных сотрудникам на различные хозяйственные нужды. Давайте разберемся, как правильно работать с этим счетом.

Назначение и структура счета 71

Счет 71 предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.

Подотчетными суммами называют деньги, которые организация выдает сотруднику под отчет на различные цели: хозяйственные расходы, командировки и так далее. При этом работник берет на себя обязательство вернуть неиспользованный остаток и предоставить отчет о расходовании полученных средств.

Подотчетное лицо - работник, получивший наличные деньги под отчет на административно-хозяйственные или операционные расходы.

Счет 71 является активно-пассивным. По дебету отражаются выданные под отчет суммы, а по кредиту - израсходованные и возвращенные суммы.

Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой выданной под отчет сумме и по каждому подотчетному лицу. Это позволяет контролировать расчеты с каждым сотрудником в отдельности.

Документальное оформление операций с подотчетными суммами

Чтобы грамотно организовать работу со счетом 71, нужно правильно оформлять все связанные с ним документы. Рассмотрим этот процесс пошагово.

1. Сотрудник пишет заявление на получение денег под отчет. В нем указывается сумма и цель расходов.

2. Руководитель организации визирует заявление, разрешая выдачу подотчетных средств.

3. На основании заявления из кассы выдаются деньги по расходному кассовому ордеру.

4. Работник тратит полученные средства на хозяйственные нужды, сохраняя все чеки.

5. В установленный срок (обычно в течение 3 дней) сотрудник составляет и сдает авансовый отчет с приложенными оправдательными документами.

6. Бухгалтер проверяет отчет и передает его на утверждение руководителю.

7. После утверждения авансового отчета бухгалтер отражает расходы на счетах.

Особое внимание стоит уделить правильному оформлению авансового отчета и соблюдению сроков его предоставления. Это важно для контроля за движением подотчетных сумм.

Бухгалтерские проводки по счету 71

Операции по счету 71 отражаются в бухгалтерском учете следующими проводками:

• Выдача денег под отчет: Дебет 71 Кредит 50

• Списание израсходованных подотчетных сумм: Дебет счета расходов Кредит 71

• Возврат неиспользованного остатка в кассу: Дебет 50 Кредит 71

Рассмотрим несколько примеров.

Пример 1. Из кассы выдано под отчет Иванову на хозяйственные расходы 15 000 руб.

Дебет 71 Кредит 50 - 15 000 руб.

Пример 2. Сидоров отчитался по подотчетным: израсходовано 12 000 руб., возвращено в кассу 3 000 руб.

Дебет 26 Кредит 71 - 12 000 руб. (оприходованы хозтовары)

Дебет 50 Кредит 71 - 3 000 руб. (возвращен остаток в кассу)

Таким образом, используя счет 71 и соблюдая порядок оформления документов, бухгалтерия может эффективно организовать учет расчетов с подотчетными лицами.

Налоговый и бухгалтерский учет операций по счету 71

Рассмотрим особенности учета операций по счету 71 в налоговом и бухгалтерском учете.

При расчетах с подотчетными лицами возникает обязанность по уплате НДС. Например, если подотчетное лицо приобретает материалы у поставщика, то в стоимость покупки входит НДС. При списании подотчетных сумм этот налог нужно учитывать.

Для целей налога на прибыль расходы подотчетных лиц в большинстве случаев являются принимаемыми. Однако есть ограничения, например на представительские расходы.

При служебных командировках для налогового учета применяются нормы возмещения командировочных расходов. Суммы, превышающие эти нормы, облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Автоматизация учета операций по счету 71

Для автоматизации учета расчетов с подотчетными лицами можно использовать различные бухгалтерские программы.

Такие программы позволяют формировать первичные документы в электронном виде, автоматически делать проводки, контролировать состояние подотчетных сумм.

Данные по счету 71 интегрируются с другими участками учета - расчетом зарплаты, учетом денежных средств, расчетом налогов и взносов.

Автоматизация существенно упрощает и ускоряет учет подотчетных сумм, снижая риск ошибок.

Типичные ошибки в учете операций по счету 71

Рассмотрим типичные ошибки, которые встречаются при учете подотчетных сумм:

• Неверное оформление первичных документов
• Нарушение сроков отчетности подотчетных лиц
• Неправильное списание подотчетных сумм
• Ошибки в налоговом учете расходов подотчетников

Подобные ошибки приводят к искажению бухгалтерской и налоговой отчетности, штрафным санкциям.

Рекомендации по организации учета подотчетных сумм

Для эффективной организации учета по счету 71 рекомендуется:

• Разработать регламент учета подотчетных сумм
• Четко определить ответственных лиц
• Контролировать соблюдение сроков отчетности
• Автоматизировать учет с помощью бухгалтерских программ

Правильная организация работы позволит избежать ошибок и эффективно использовать подотчетные средства.

Особенности учета подотчетных сумм в разных организациях

Порядок учета операций по счету 71 может иметь свои особенности в зависимости от специфики деятельности организации.

Например, в торговых компаниях подотчетники часто расходуют средства на закупку товаров для последующей реализации. В производственных фирмах - на покупку сырья, материалов, инструментов.

В кредитных организациях подотчетные суммы могут выдаваться на оплату госпошлин, нотариальных услуг, оценку залогового имущества.

В образовательных учреждениях подотчетники приобретают канцтовары, хозяйственные материалы, оплачивают коммунальные услуги.

Во всех случаях применяются общие правила учета подотчетных сумм, но есть отраслевые нюансы.

Региональные особенности учета подотчетных сумм

В разных регионах также могут быть свои требования к учету подотчетных сумм.

Например, в некоторых регионах установлены ограничения на максимальные суммы выдачи денег под отчет.

Также в регионах по-разному может регулироваться порядок документального оформления подотчетных операций.

Нужно учитывать и размеры норм возмещения командировочных расходов, которые региональные власти устанавливают самостоятельно.

Поэтому бухгалтер должен знать региональные особенности и учитывать их при ведении учета.

Подотчетные суммы в учетной политике организации

Порядок учета подотчетных сумм целесообразно закрепить в учетной политике организации.

В учетной политике можно установить:

• Порядок выдачи подотчетных сумм
• Сроки представления авансовых отчетов
• Перечень подотчетных лиц
• Размеры выдаваемых под отчет сумм

Закрепление этих вопросов в учетной политике позволит четко регламентировать порядок учета подотчетных сумм в организации.

Контроль использования подотчетных сумм

Важной задачей является организация контроля за расходованием подотчетных средств.

Контроль нужно осуществлять на всех этапах: при выдаче денег, при приеме отчетов, при списании сумм.

Это позволит свести к минимуму случаи нецелевого использования подотчетных сумм и злоупотреблений.