Рубрики

Штатная расстановка: образец заполнения, зачем он нужен и как правильно заполнять

Штатная расстановка - важный кадровый документ, позволяющий оптимизировать работу с персоналом. В этой статье вы узнаете, как правильно заполнять штатную расстановку, чтобы максимально использовать ее возможности. Получите готовый образец и советы по применению.

1. Понятие и назначение штатной расстановки

Штатная расстановка - это документ, отражающий фактическое замещение должностей в организации конкретными сотрудниками. В отличие от штатного расписания, в штатной расстановке указываются не только должности и количество штатных единиц, но и фамилии, имена, отчества работников, занимающих эти должности.

Основное назначение штатной расстановки:

  • Анализ текущего кадрового состава организации
  • Выявление вакантных должностей
  • Контроль текучести кадров
  • Обоснование отсутствия вакансий в суде

Штатную расстановку рекомендуется обновлять не реже 1 раза в квартал, а также при любых кадровых изменениях.

2. Требования к оформлению штатной расстановки

Унифицированной формы штатной расстановки в законодательстве не установлено. Обычно этот документ составляют на основании формы Т-3 штатного расписания с дополнительными графами.

Рекомендуемая структура штатной расстановки:

  1. Наименование организации
  2. Дата составления документа
  3. Перечень структурных подразделений организации
  4. Перечень должностей внутри каждого подразделения
  5. Количество штатных единиц по каждой должности
  6. Размеры окладов
  7. Фамилии, имена, отчества сотрудников, занимающих должности
  8. Дополнительные сведения (отпуска, совместительство и пр.)
  9. Итоговые данные о количестве замещенных и вакантных должностей
Штатную расстановку можно вести как в электронном виде, так и на бумажном носителе. Главное - регулярно обновлять данные.

Давайте рассмотрим заполнение штатной расстановки на конкретном примере.

3. Готовый образец штатной расстановки

Рассмотрим заполнение штатной расстановки на примере организации ООО "Ромашка".

  1. В шапке документа указываем полное наименование организации и дату, на которую составляется штатная расстановка. Допустим, это ООО "Ромашка" и дата 01.09.2022.
  2. Далее перечисляем структурные подразделения ООО "Ромашка" с их кодами: 01 - Дирекция, 02 - Бухгалтерия, 03 - Отдел продаж, 04 - Отдел маркетинга.
  3. Внутри каждого подразделения указываем должности в соответствии со штатным расписанием. Например, в Отделе продаж: начальник отдела, менеджер по продажам, специалист по рекламе.
  4. Далее по каждой должности указываем количество штатных единиц и размер оклада. Например, в Отделе продаж по должности "Менеджер по продажам" 3 единицы с окладом 40 000 руб.
  5. В графе "Ф.И.О." указываем конкретных сотрудников, занимающих определенные должности в ООО "Ромашка". Например, должность начальника Отдела продаж занимает Иванов Иван Иванович.
  6. В графе "Примечание" можно указать дополнительную информацию о сотрудниках: отпуск, совместительство, неполный рабочий день и пр.
  7. И наконец, подводим итоги о количестве замещенных и вакантных единиц по организации.

Таким образом, штатная расстановка дает полное представление о распределении персонала в организации. Это позволяет оптимизировать работу с кадрами.

Далее рассмотрим рекомендации по применению штатной расстановки.

Девушка заполняет штатное расписание

4. Рекомендации по применению штатной расстановки

Штатную расстановку можно вести как в электронном виде, так и на бумажных носителях. Электронный вариант удобен тем, что позволяет оперативно обновлять данные и формировать различные отчеты. Однако бумажные экземпляры также полезны, например, для предоставления в суд.

Основные направления использования данных штатной расстановки:

  1. Анализ кадрового состава организации. На основании штатной расстановки можно отслеживать динамику таких показателей как текучесть кадров, соотношение женщин и мужчин, возрастной состав.
  2. Поиск кандидатов на вакантные должности среди уже работающих сотрудников.
  3. Выявление сотрудников с потенциалом к повышению или переводу на другую должность.
  4. Контроль переработок и неполной занятости персонала.

Для поддержания актуальности данных очень важно своевременно вносить все кадровые изменения в штатную расстановку. Рекомендуется назначить ответственного за ведение этого документа.

Таким образом, грамотное применение штатной расстановки значительно оптимизирует работу с персоналом в организации.

5. Типичные ошибки при заполнении штатной расстановки

Несмотря на кажущуюся простоту, при заполнении штатной расстановки возможны различные ошибки. Рассмотрим наиболее распространенные из них.

  • Некорректное отражение окладов и надбавок. Необходимо точно указывать размеры выплат, предусмотренные штатным расписанием.
  • Неполные персональные данные сотрудников: отсутствие отчества, даты рождения и т.д.
  • Несвоевременное отражение кадровых перемещений. Данные должны обновляться сразу после изменений.

К ошибкам также относятся:

  1. Дублирование одних и тех же должностей или штатных единиц.
  2. Отсутствие итоговых данных о количестве должностей.
  3. Некорректное отражение сотрудников, работающих на условиях внутреннего совместительства.

Чтобы избежать ошибок, рекомендуется:

  • Периодически сверять данные со штатным расписанием.
  • Внимательно проверять заполнение персональных данных.
  • Своевременно вносить все кадровые изменения.
  • Назначить ответственного за ведение документа.
Ручка и тетрадь со штатным расписанием

6. Варианты бланков штатной расстановки

Поскольку унифицированной формы штатной расстановки законодательством не установлено, организации используют различные варианты бланков этого документа.

Наиболее распространенные варианты:

  1. Бланк на основе формы Т-3 штатного расписания.
  2. Бланк, разработанный организацией самостоятельно.
  3. Электронная таблица Excel или Word.

Рекомендуется выбирать максимально удобный для заполнения бланк штатной расстановки, в котором можно отразить всю необходимую информацию.

7. Где взять образец штатной расстановки

Если в вашей организации ранее не заполнялась штатная расстановка, рекомендуется воспользоваться готовым образцом этого документа.

Готовый образец штатной расстановки можно найти:

  • В специальных сборниках кадровых документов.
  • На сайтах для бухгалтеров и кадровиков.
  • У специалистов по кадровому делопроизводству.

Используя готовый образец, вы сможете гораздо быстрее разобраться в заполнении штатной расстановки и избежать типичных ошибок.

8. Как актуализировать штатную расстановку

Для эффективного использования штатной расстановки крайне важно поддерживать актуальность содержащихся в ней данных.

Рекомендации по актуализации:

  1. Своевременно вносить все кадровые изменения.
  2. Обновлять оклады при их изменении.
  3. Удалять из документа уволенных сотрудников.
  4. Добавлять вновь принятый персонал.
  5. Периодически сверять данные со штатным расписанием.

Регулярное обновление данных позволит избежать некорректной информации в штатной расстановке и повысит эффективность работы с этим документом.