Штатная расстановка - важный кадровый документ, позволяющий оптимизировать работу с персоналом. В этой статье вы узнаете, как правильно заполнять штатную расстановку, чтобы максимально использовать ее возможности. Получите готовый образец и советы по применению.
1. Понятие и назначение штатной расстановки
Штатная расстановка - это документ, отражающий фактическое замещение должностей в организации конкретными сотрудниками. В отличие от штатного расписания, в штатной расстановке указываются не только должности и количество штатных единиц, но и фамилии, имена, отчества работников, занимающих эти должности.
Основное назначение штатной расстановки:
- Анализ текущего кадрового состава организации
- Выявление вакантных должностей
- Контроль текучести кадров
- Обоснование отсутствия вакансий в суде
Штатную расстановку рекомендуется обновлять не реже 1 раза в квартал, а также при любых кадровых изменениях.
2. Требования к оформлению штатной расстановки
Унифицированной формы штатной расстановки в законодательстве не установлено. Обычно этот документ составляют на основании формы Т-3 штатного расписания с дополнительными графами.
Рекомендуемая структура штатной расстановки:
- Наименование организации
- Дата составления документа
- Перечень структурных подразделений организации
- Перечень должностей внутри каждого подразделения
- Количество штатных единиц по каждой должности
- Размеры окладов
- Фамилии, имена, отчества сотрудников, занимающих должности
- Дополнительные сведения (отпуска, совместительство и пр.)
- Итоговые данные о количестве замещенных и вакантных должностей
Штатную расстановку можно вести как в электронном виде, так и на бумажном носителе. Главное - регулярно обновлять данные.
Давайте рассмотрим заполнение штатной расстановки на конкретном примере.
3. Готовый образец штатной расстановки
Рассмотрим заполнение штатной расстановки на примере организации ООО "Ромашка".
- В шапке документа указываем полное наименование организации и дату, на которую составляется штатная расстановка. Допустим, это ООО "Ромашка" и дата 01.09.2022.
- Далее перечисляем структурные подразделения ООО "Ромашка" с их кодами: 01 - Дирекция, 02 - Бухгалтерия, 03 - Отдел продаж, 04 - Отдел маркетинга.
- Внутри каждого подразделения указываем должности в соответствии со штатным расписанием. Например, в Отделе продаж: начальник отдела, менеджер по продажам, специалист по рекламе.
- Далее по каждой должности указываем количество штатных единиц и размер оклада. Например, в Отделе продаж по должности "Менеджер по продажам" 3 единицы с окладом 40 000 руб.
- В графе "Ф.И.О." указываем конкретных сотрудников, занимающих определенные должности в ООО "Ромашка". Например, должность начальника Отдела продаж занимает Иванов Иван Иванович.
- В графе "Примечание" можно указать дополнительную информацию о сотрудниках: отпуск, совместительство, неполный рабочий день и пр.
- И наконец, подводим итоги о количестве замещенных и вакантных единиц по организации.
Таким образом, штатная расстановка дает полное представление о распределении персонала в организации. Это позволяет оптимизировать работу с кадрами.
Далее рассмотрим рекомендации по применению штатной расстановки.

4. Рекомендации по применению штатной расстановки
Штатную расстановку можно вести как в электронном виде, так и на бумажных носителях. Электронный вариант удобен тем, что позволяет оперативно обновлять данные и формировать различные отчеты. Однако бумажные экземпляры также полезны, например, для предоставления в суд.
Основные направления использования данных штатной расстановки:
- Анализ кадрового состава организации. На основании штатной расстановки можно отслеживать динамику таких показателей как текучесть кадров, соотношение женщин и мужчин, возрастной состав.
- Поиск кандидатов на вакантные должности среди уже работающих сотрудников.
- Выявление сотрудников с потенциалом к повышению или переводу на другую должность.
- Контроль переработок и неполной занятости персонала.
Для поддержания актуальности данных очень важно своевременно вносить все кадровые изменения в штатную расстановку. Рекомендуется назначить ответственного за ведение этого документа.
Таким образом, грамотное применение штатной расстановки значительно оптимизирует работу с персоналом в организации.
5. Типичные ошибки при заполнении штатной расстановки
Несмотря на кажущуюся простоту, при заполнении штатной расстановки возможны различные ошибки. Рассмотрим наиболее распространенные из них.
- Некорректное отражение окладов и надбавок. Необходимо точно указывать размеры выплат, предусмотренные штатным расписанием.
- Неполные персональные данные сотрудников: отсутствие отчества, даты рождения и т.д.
- Несвоевременное отражение кадровых перемещений. Данные должны обновляться сразу после изменений.
К ошибкам также относятся:
- Дублирование одних и тех же должностей или штатных единиц.
- Отсутствие итоговых данных о количестве должностей.
- Некорректное отражение сотрудников, работающих на условиях внутреннего совместительства.
Чтобы избежать ошибок, рекомендуется:
- Периодически сверять данные со штатным расписанием.
- Внимательно проверять заполнение персональных данных.
- Своевременно вносить все кадровые изменения.
- Назначить ответственного за ведение документа.

6. Варианты бланков штатной расстановки
Поскольку унифицированной формы штатной расстановки законодательством не установлено, организации используют различные варианты бланков этого документа.
Наиболее распространенные варианты:
- Бланк на основе формы Т-3 штатного расписания.
- Бланк, разработанный организацией самостоятельно.
- Электронная таблица Excel или Word.
Рекомендуется выбирать максимально удобный для заполнения бланк штатной расстановки, в котором можно отразить всю необходимую информацию.
7. Где взять образец штатной расстановки
Если в вашей организации ранее не заполнялась штатная расстановка, рекомендуется воспользоваться готовым образцом этого документа.
Готовый образец штатной расстановки можно найти:
- В специальных сборниках кадровых документов.
- На сайтах для бухгалтеров и кадровиков.
- У специалистов по кадровому делопроизводству.
Используя готовый образец, вы сможете гораздо быстрее разобраться в заполнении штатной расстановки и избежать типичных ошибок.
8. Как актуализировать штатную расстановку
Для эффективного использования штатной расстановки крайне важно поддерживать актуальность содержащихся в ней данных.
Рекомендации по актуализации:
- Своевременно вносить все кадровые изменения.
- Обновлять оклады при их изменении.
- Удалять из документа уволенных сотрудников.
- Добавлять вновь принятый персонал.
- Периодически сверять данные со штатным расписанием.
Регулярное обновление данных позволит избежать некорректной информации в штатной расстановке и повысит эффективность работы с этим документом.