Складская справка является одним из важнейших первичных документов, используемых для учета товарно-материальных ценностей на складе. От правильности ее оформления зависит достоверность всего бухгалтерского и налогового учета организации. Давайте разберемся, каким требованиям должна соответствовать складская справка, как ее заполнять и для чего она нужна.
Назначение и содержание складской справки
Складская справка представляет собой документ, в котором фиксируются данные об остатках и движении товарно-материальных ценностей (ТМЦ) на складе организации. Она служит для отражения текущего наличия запасов и контроля за их сохранностью.
Основные цели составления складской справки:
- учет товарных запасов
- контроль прихода и расхода ТМЦ
- выявление отклонений фактического наличия от учетных данных
Складскую справку составляет материально ответственное лицо (кладовщик) ежедневно по состоянию на начало дня, если иное не предусмотрено учетной политикой организации.
Обязательными реквизитами складской справки являются:
- наименование документа
- дата составления
- наименование организации
- номер склада
- фамилия и инициалы материально ответственного лица
Заголовочная часть справки может выглядеть так:
Складская справка No 48 от 05.02.2020
ООО "Ромашка"
Склад No 1
Материально ответственное лицо: Иванов И.И.
Далее в складской справке располагается таблица, которая включает следующие графы:
- наименование ТМЦ
- единица измерения
- цена
- количество поступления
- количество списания
- остаток
В таблицу вносятся данные обо всех операциях с ТМЦ, произведенных на складе за отчетный период. Указываются наименование, количество, цена материальных ценностей, информация об их движении (приход, расход).
Таким образом, складская справка позволяет получить актуальные данные об остатках ТМЦ на конкретную дату.
Порядок заполнения складской справки
Рассмотрим более подробно, каким образом заполняется складская справка.
- Вносится перечень ТМЦ, имеющихся на складе на момент составления справки. Каждая позиция указывается отдельной строкой.
- Для каждого вида запасов указывается единица измерения (штуки, килограммы, метры и т.п.) и цена за единицу.
- Заполняются графы о количестве ТМЦ, поступивших на склад (приход) и выбывших со склада (расход). Данные берутся из соответствующих первичных документов.
- Рассчитывается остаток ТМЦ как разница между приходом и расходом.
- Итоговые суммы по каждой графе подсчитываются.
- Справка подписывается материально ответственным лицом.
Особого внимания требует заполнение графы "Норма запаса". В ней указывается минимальное количество материалов, которое должно постоянно иметься на складе для обеспечения бесперебойной работы организации.
Для скоропортящихся ТМЦ обязательно заполняется графа "Срок годности". Если срок годности неважен, ставится прочерк.
Заполненная складская справка подписывается материально ответственным лицом с расшифровкой подписи. Это придает документу юридическую силу.
Типичной ошибкой является несвоевременное заполнение справки. Это приводит к искажению данных об остатках на складе. Справка должна заполняться ежедневно.
Виды образцов складских справок
Существует несколько разновидностей складских справок, отличающихся содержанием и порядком заполнения.
Справка о наличии товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Применяется для учета остатков материалов, сырья, готовой продукции на складе. Заполняется по форме М-19.
Справка об остатках ТМЦ. Служит для инвентаризации запасов на складе. Отражает фактическое количество ТМЦ по данным инвентаризации.
Унифицированная форма. Бланк М-17 является типовой формой складской справки. Может применяться в любых организациях.
Для торговых организаций характерна ежедневная справка по остаткам товаров (форма М-43). В производстве может применяться справка о движении материалов (М-18).
Таким образом, конкретный вид справки выбирается в зависимости от вида деятельности и учетной политики предприятия.
Использование складских справок
Данные из складских справок активно используются в деятельности организации.
Во-первых, на их основе ведется бухгалтерский учет ТМЦ. Сведения о приходе, расходе и остатках материалов на складе необходимы для формирования записей по счетам учета запасов.
Во-вторых, складские справки служат первичными учетными документами при проведении инвентаризации. По ним сверяются данные о фактическом наличии ТМЦ с данными бухгалтерского учета.
Кроме того, справки могут использоваться в качестве аудиторских доказательств, а также служат основанием для принятия управленческих решений.
Складские справки должны храниться на складе в течение трех лет. Затем передаются в архив.
Таким образом, складская справка играет важную роль в организации складского учета. От качества ее заполнения зависит достоверность всей бухгалтерской отчетности компании.
Автоматизация работы со складскими справками
В настоящее время активно внедряются информационные технологии для автоматизации процессов учета на складе, в том числе работы со складскими справками.
Основные преимущества использования электронных складских справок:
- Снижение трудозатрат на заполнение справок
- Уменьшение количества ошибок при ручном вводе данных
- Оперативное формирование отчетов за любой период
- Автоматическое отражение справок в бухучете
Для автоматизированного учета ТМЦ используются различные программы и сервисы, например 1С, SAP ERP, Microsoft Dynamics и другие. Они позволяют вести электронные карточки складского учета, формировать справки в нужном формате.
Важно обеспечить интеграцию складской подсистемы с бухгалтерской программой, чтобы данные о движении ТМЦ автоматически переносились в бухучет без ручного ввода.
При внедрении электронного документооборота следует уделить внимание организации защиты данных и разграничению прав доступа пользователей к складским справкам.
Юридическая значимость электронной складской справки
С вступлением в силу Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, приравниваются к бумажным.
Таким образом, электронная складская справка, подписанная ЭЦП материально ответственного лица, имеет такую же юридическую силу, как и бумажная. Главное условие - использование лицензированного программного обеспечения для защищенного электронного документооборота.
Однако на практике контролирующие органы пока настороженно относятся к электронному документообороту. Поэтому рекомендуется хранить бумажные распечатки важнейших электронных складских справок.
Риски при переходе на электронные справки
Переход к автоматизированной обработке складских справок несет определенные риски:
- Некорректная настройка программы может привести к искажению отчетности
- Сбои в работе или взлом системы грозную потерю данных
- Недостаточная квалификация персонала затрудняет работу с новым функционалом
Чтобы минимизировать риски, важно тщательно подойти к выбору и внедрению программы, обучить персонал, организовать техподдержку и регулярно делать бэкапы данных.
Рекомендации по организации документооборота
Для эффективной организации работы со складскими справками рекомендуется:
- Утвердить график документооборота справок с указанием сроков и ответственных
- Обеспечить своевременное отражение справок в учете
- Организовать контроль за полнотой и качеством заполнения справок
- Определить места и сроки хранения оригиналов и копий
Подводя итог, отметим, что складская справка является одним из ключевых первичных документов в складском учете. От качества ее заполнения напрямую зависит достоверность отражения остатков и движения ТМЦ в бухгалтерском и налоговом учете организации.
Особенности автоматизации складского учета в 1С
Одной из наиболее популярных программ для автоматизации складского учета в России является 1С. Рассмотрим основные возможности 1С в этой сфере.
Конфигурации 1С позволяют вести складской учет и формировать всю необходимую отчетность, в том числе складские справки . В системе заводятся карточки складского учета в электронном виде, куда вносятся данные о поступлении и движении ТМЦ.
Приходные и расходные документы также можно сразу вводить в 1С, после чего информация автоматически отражается в карточках. На основе введенных данных система формирует складские справки за нужный период.
1С позволяет настроить разграничение прав доступа, чтобы кладовщик мог только фиксировать движение ТМЦ, а бухгалтер - формировать отчеты.
Организация электронного документооборота складских справок
При внедрении электронного документооборота складских справок необходимо:
- Определить регламент хранения и передачи электронных документов
- Настроить электронный архив с разграничением прав доступа
- Утвердить форматы электронных подписей под документами
- Обеспечить резервное копирование и защиту данных
Электронные складские справки целесообразно хранить в течение сроков, установленных для аналогичных бумажных документов - не менее 5 лет.
Контроль качества заполнения складских справок
Для обеспечения качественного заполнения по образцу складских справок рекомендуется организовать:
- Плановые и внеплановые проверки
- Сверку данных справок с первичными документами
- Анализ обоснованности расхождений фактических и учетных остатков
- Разбор типичных ошибок с ответственными лицами
Контроль качества складских справок позволяет своевременно выявлять и устранять недостатки в ведении складского учета.
Ответственность за нарушение порядка работы со справками
Сотрудники, отвечающие за учет ТМЦ и заполнение складских справок, несут ответственность за нарушение установленных правил. К ним могут быть применены дисциплинарные взыскания, а в случаях, повлекших ущерб, - материальная и административная ответственность.
Таким образом, складские справки являются важным объектом контроля, а качество их заполнения напрямую влияет на достоверность отражения операций с ТМЦ.