Командировки бывают разные - короткие и длительные, в соседний город и за границу. Но в любом случае по возвращении придется заполнять отчетные документы. А что делать, если потребуется подтвердить сам факт нахождения в служебной поездке?
Что такое справка о командировке и зачем она нужна
Справка о командировке - это официальный документ, который подтверждает факт направления сотрудника организации в служебную поездку на определенный срок.
Справка о командировке удостоверяет, что работник в указанный в ней период был направлен работодателем в деловую поездку и находился не по месту своей основной работы.
Такая справка может потребоваться командированному сотруднику для подтверждения своего местонахождения и служебных целей поездки перед третьими лицами. Например:
- в суде при неявке на слушание дела;
- в банке для переноса даты платежа по кредиту;
- в вузе для оправдания пропуска занятий или пересдачи зачета/экзамена;
Таким образом, наличие справки позволяет командированному сотруднику подтвердить уважительность причины своего отсутствия и избежать штрафных санкций.
Кто и когда может запросить справку о командировке
Право запросить справку о командировке имеет любой сотрудник организации, направленный в служебную поездку:
- на территории России;
- за пределы страны.
Законодательством установлен максимальный срок исполнения требования сотрудника о выдаче справки - 3 рабочих дня.
Для получения документа работник должен направить работодателю письменный запрос с просьбой выдать справку о конкретной командировке. Рекомендуется указать, для представления в какую организацию потребуется данный документ.
| Документ | Срок оформления |
| Письменный запрос о выдаче справки | В течение 3 рабочих дней |
| Устный запрос о выдаче справки | Не регламентирован, на усмотрение работодателя |
Как видно из таблицы, письменная форма запроса гарантирует сотруднику исполнение требования в установленные сроки.
Порядок оформления справки о командировке
Процедура оформления справки о командировке включает следующие этапы:
- Подача работником письменного запроса на получение справки;
- Сбор ответственным лицом всех необходимых данных о командировке;
- Заполнение формы справки, внесение реквизитов;
- Подписание и заверение печатью организации;
- Регистрация справки;
- Выдача работнику.
Справка о командировке по форме может быть произвольной, главное - отразить необходимую информацию:
- реквизиты организации;
- ФИО, должность сотрудника;
- дата и место командировки;
- цель поездки;
- причина выдачи справки и ее адресат.
К справке о загранкомандировке также прикладывают копии:
- авиабилетов,
- паспорта с отметками пограничного контроля,
- визы (при наличии).
Эти приложения подтверждают факт выезда сотрудника за рубеж.
Образец справки о командировке:
"Справка о командировке
Дана Иванову Ивану Петровичу в том, что он действительно с (дата) по (дата) находился в служебной командировке в г. Москва с целью участия в конференции "Название". Основание: Приказ о командировке No 365 от (дата) Справка выдана для предоставления в суд. Директор ООО "Ромашка" [подпись] Петров П.П. МП"
Из примера видно, что справка содержит конкретную информацию о командированном лице, сроках и цели поездки, а также реквизиты подтверждающих документов. Форма произвольная, главное - указать все необходимые данные.
Таким образом, порядок оформления справки включает сбор информации, заполнение в произвольной форме по образцу, заверение и выдачу работнику в течение 3 дней после его письменного запроса.
Регистрация и выдача справки о командировке
Для корректного оформления справки о командировке ответственное лицо использует следующие документы:
- приказ о направлении сотрудника в командировку;
- командировочное удостоверение;
- авансовый отчет или документы, подтверждающие расходы.
На основании этих данных заполняют реквизиты справки достоверной информацией.
Регистрация оформленной справки
Справка о командировке подлежит обязательной регистрации в журнале учета исходящей документации с присвоением входящего номера и даты.
Это необходимо для возможности проверки подлинности документа по запросу третьих лиц.
Работодатель обязан выдать справку сотруднику в течение 3 рабочих дней после получения от него письменного запроса. За нарушение установленного срока организация может быть привлечена к административной ответственности.
Возможен ли отказ в предоставлении справки
Отказать сотруднику в выдаче справки о командировке при наличии соответствующего запроса и подтверждающих документов организация не имеет права. Такие необоснованные действия работодателя также могут повлечь для него штрафные санкции.
Проверка подлинности справок о командировках
Организации или учреждения, которым предъявляется справка о командировке, могут произвести проверку подлинности документа у работодателя.
Для этого они направляют соответствующий запрос, на который работодатель обязан предоставить ответ в течение 5 рабочих дней, подтвердив или опровергнув факт выдачи справки.