Рубрики

СЗВ-М - что это такое? Образец бланка, штраф за несвоевременную сдачу

СЗВ-М - один из важнейших ежемесячных отчетов для работодателей. От того, насколько правильно и своевременно он заполняется и сдается, зависят размер будущей пенсии сотрудников и избежание серьезных штрафов для компании. Давайте разберемся, что представляет собой СЗВ-М, как его заполнить, в какие сроки сдавать и какие ошибки лучше не допускать.

Что такое СЗВ-М и для чего этот отчет нужен

СЗВ-М - это ежемесячный отчет в Пенсионный фонд России, в котором работодатели указывают персонифицированные данные о всех своих сотрудниках за отчетный период. Расшифровывается аббревиатура как "Сведения о застрахованных лицах".

Основное предназначение СЗВ-М - информировать ПФР для правильного расчета пенсионных прав граждан. На основании этих данных формируется пенсионный капитал каждого работника, исходя из его официального заработка. Поэтому очень важно, чтобы сведения в СЗВ-М были максимально полными и достоверными.

Также благодаря СЗВ-М Пенсионный фонд может контролировать правильность начисления и уплаты страховых взносов организациями и ИП.

Какие данные включаются в СЗВ-М

В отчет СЗВ-М нужно включать:

  • Информацию о самой организации (наименование, ИНН, регистрационный номер в ПФР и т.д.)
  • Персонифицированные сведения по каждому сотруднику: ФИО СНИЛС ИНН (если есть)

Учитываются все работники организации, с которыми в отчетный период действовал трудовой договор, вне зависимости от того, работали они или нет (например, были в отпуске).

Пример заполненного фрагмента СЗВ-М:

1 Иванов Иван Иванович 111-222-333 44 1234567809
2 Петрова Анна Борисовна 444-555-666 77 1234567890

Как видно из примера, для каждого сотрудника указывается порядковый номер, ФИО, СНИЛС и ИНН.

Сроки сдачи формы СЗВ-М

СЗВ-М сдается ежемесячно по итогам каждого календарного месяца. Конкретные крайние сроки могут варьироваться, но в целом они выглядят так:

  • Январь - сдать до 15 февраля
  • Февраль - сдать до 15 марта
  • Март - сдать до 15 апреля
  • Апрель - сдать до 16 мая

И так далее. Обычно это 15-16 число месяца, следующего за отчетным. Исключением является отчет за сентябрь - его надо сдать до 17 октября.

Если по каким-то причинам пропущен срок сдачи СЗВ-М (даже если речь идет об уважительных причинах), это не освобождает от обязанности предоставить отчет. Просроченную отчетность все равно нужно сдать как можно скорее, при этом неизбежно придется заплатить штраф. Порядок в отчетности является приоритетным.

Как подать СЗВ-М: на бумаге или в электронном виде

СЗВ-М можно подавать как на бумажном носителе непосредственно в ПФР, так и в электронном виде через специальный сервис представления отчетности.

Обязательно в электронном виде СЗВ-М сдается, если в нем более 25 застрахованных лиц. Для меньшего числа работников можно выбрать любой удобный способ.

Рекомендуется все-таки предпочесть электронную отчетность, поскольку это быстрее, удобнее и исключает ошибки, связанные с "человеческим фактором". Для автоматизации процесса можно использовать специальные программы.

Мужчина опоздал с налоговой отчетностью

Образец заполнения бланка СЗВ-М

СЗВ-М содержит 4 основных раздела, каждый из которых заполняется по определенным правилам:

  1. Реквизиты страхователя - указываются полное наименование, ИНН, КПП, регистрационный номер в ПФР и др.
  2. Отчетный период - проставляются месяц и год, за который предоставляется отчетность.
  3. Тип формы - может быть первичная, дополнительная или отменяющая.
  4. Сведения о застрахованных лицах - самый объемный раздел в виде таблицы, куда вносятся данные по всем сотрудникам.

Пример заполненного бланка СЗВ-М:

Как видно из образца, важно соблюдать структуру таблицы и корректно заполнять все обязательные поля, чтобы избежать ошибок.

[далее следует продолжение статьи]

Виды форм СЗВ-М: исходная, дополнительная, отменяющая

Существует три разных вида формы СЗВ-М:

  1. Исходная - сам отчет, который сдается ежемесячно с актуальными данными.
  2. Дополнительная - подается для исправления или добавления недостающих сведений к уже сданной исходной форме.
  3. Отменяющая - для аннулирования ошибочно поданной ранее исходной СЗВ-М.

В дополнительную форму СЗВ-М вносятся новые или уточненные данные по тем сотрудникам, информация о которых отсутствовала в первоначальном отчете либо была указана неверно.

Отменяющая форма СЗВ-М заполняется заново только в отношении работников, сведения о которых были представлены ошибочно. При этом в соответствующей графе ставится прочерк.

Кто несет ответственность за сдачу СЗВ-М

В законодательстве не прописано, кто конкретно в организации должен готовить и сдавать отчетность СЗВ-М. Этот вопрос решает сам работодатель.

На практике чаще всего СЗВ-М составляют специалисты отдела кадров, поскольку именно они владеют всей информацией о сотрудниках компании и их трудовых договорах.

Штрафы за несвоевременную сдачу СЗВ-М и ошибки

За нарушение сроков представления СЗВ-М или указание в отчете неполных или недостоверных данных ПФР вправе оштрафовать организацию.

Размер штрафа составляет 500 рублей за каждого сотрудника, информация о котором была представлена с нарушениями. Например, при 70 работниках сумма штрафа может достигать 35 000 рублей.

Чтобы избежать санкций, важно тщательно проверять СЗВ-М перед отправкой, а также строго следить за соблюдением установленных сроков сдачи отчетности.

Сотрудники спешат завершить работу до дедлайна

СЗВ-М с нулевыми показателями: можно ли не сдавать

Если в организации нет ни одного сотрудника, на которого распространяется обязательное пенсионное страхование, сдавать пустую отчетность СЗВ-М с нулевыми показателями не требуется.

Исключение составляет ситуация, когда единственным работником является сам индивидуальный предприниматель - он также подлежит включению в отчет.

Изменения в отчетности по сотрудникам с 2023 года

Начиная с 2023 года отменяется отчет СЗВ-М. Вместо него работодатели будут представлять в налоговые органы ежемесячные персонифицированные сведения о работниках в составе расчета по страховым взносам.

Новый формат отличается от СЗВ-М тем, что направляется не в ПФР, а в ФНС. Также изменится порядок заполнения и сроки сдачи отчетности.

Автоматизация процесса формирования СЗВ-М

Ручное заполнение СЗВ-М - трудоемкий процесс, особенно при большом количестве сотрудников. Поэтому многие организации прибегают к автоматизации с помощью специальных программ.

Основные преимущества автоматизированного формирования СЗВ-М:

  • Экономия времени сотрудников
  • Минимизация ошибок вручную
  • Удобство и простота процесса
  • Соблюдение сроков сдачи

Для автоматизации СЗВ-М можно использовать как отдельные решения, так и комплексные программы электронного документооборота.

Рекомендации по сдаче СЗВ-М без ошибок и штрафов

Чтобы всегда успешно отчитываться по СЗВ-М вовремя и без наказаний, рекомендуется:

  1. Заблаговременно напоминать ответственным сотрудникам о необходимости подготовки отчета
  2. Тщательно проверять данные перед отправкой
  3. Использовать автоматизированные решения
  4. Хранить копии сданных отчетов

Соблюдение этих простых советов позволит свести к минимуму риск ошибки в СЗВ-М и получения штрафов за это.

Ответы на частые вопросы по СЗВ-М

СЗВ-М - один из самых важных отчетов для работодателей, поэтому возникает много вопросов о том, как именно его заполнять и сдавать. Давайте разберем ответы на наиболее частые из них.

  1. Что такое СЗВ-М и для чего этот отчет нужен?
  2. Кто должен сдавать СЗВ-М?
  3. Какие данные нужно указывать в СЗВ-М?
  4. В какие сроки следует сдавать этот отчет?
  5. Какой штраф за несвоевременную сдачу СЗВ-М?

Подробные ответы на эти и другие частые вопросы по СЗВ-М помогут разобраться в тонкостях составления и сдачи этой важной отчетности.

Подготовка к переходу на новый формат отчетности в 2023 году

В связи с предстоящей отменой СЗВ-М с 2023 года организациям уже сейчас стоит начать готовиться к переходу на новый формат отчетности о сотрудниках.

Для этого рекомендуется заблаговременно:

  • Изучить требования к новой отчетности
  • Настроить процессы для сбора необходимых данных
  • Определить сотрудников, ответственных за новый отчет
  • Обеспечить техническую готовность

Такая своевременная подготовка позволит безболезненно перейти на новый формат отчетности о сотрудниках с наступлением 2023 года.

Риски при несвоевременной сдаче СЗВ-М

Помимо штрафов, несвоевременная сдача СЗВ-М или наличие в нем ошибок несет и другие риски для организации:

  • Снижение пенсионных прав сотрудников из-за некорректных данных
  • Нарушение трудового законодательства
  • Проверки и требования от Пенсионного фонда
  • Ухудшение имиджа ненадежного работодателя

Поэтому очень важно относиться к этому отчету максимально ответственно и сдавать его вовремя и без ошибок.

Как избежать типичных ошибок в СЗВ-М

Чтобы избежать распространенных ошибок при заполнении СЗВ-М, рекомендуется:

  • Тщательно проверять все данные по сотрудникам
  • Сверять информацию с кадровыми документами
  • Не указывать уволенных работников
  • Не пропускать сотрудников в отпусках и командировках
  • Проверить соответствие отчетных периодов

СЗВ-М при реорганизации организации

При реорганизации юридического лица в форме слияния, разделения, присоединения или преобразования СЗВ-М сдается отдельно за период до завершения реорганизации.

При этом в отчетность включаются сведения как о самой реорганизуемой организации, так и о ее правопреемниках.

Особенности сдачи СЗВ-М ИП

Индивидуальные предприниматели сдают СЗВ-М только в том случае, если у них есть наемные работники. При этом в отчет нужно включить также данные о самом ИП.

Если наемных работников нет, ИП освобождаются от обязанности сдавать СЗВ-М.

Актуальные изменения требований к СЗВ-М

Требования к заполнению и сдаче СЗВ-М могут меняться. Чтобы быть в курсе актуальных изменений, рекомендуется:

  • Следить за изменениями в законодательстве
  • Регулярно проверять сайт ПФР
  • Посещать семинары и вебинары
  • Обращаться в горячую линию ПФР за консультациями

Это поможет всегда сдавать СЗВ-М правильно и без ошибок.