СЗВ-М - один из важнейших ежемесячных отчетов для работодателей. От того, насколько правильно и своевременно он заполняется и сдается, зависят размер будущей пенсии сотрудников и избежание серьезных штрафов для компании. Давайте разберемся, что представляет собой СЗВ-М, как его заполнить, в какие сроки сдавать и какие ошибки лучше не допускать.
Что такое СЗВ-М и для чего этот отчет нужен
СЗВ-М - это ежемесячный отчет в Пенсионный фонд России, в котором работодатели указывают персонифицированные данные о всех своих сотрудниках за отчетный период. Расшифровывается аббревиатура как "Сведения о застрахованных лицах".
Основное предназначение СЗВ-М - информировать ПФР для правильного расчета пенсионных прав граждан. На основании этих данных формируется пенсионный капитал каждого работника, исходя из его официального заработка. Поэтому очень важно, чтобы сведения в СЗВ-М были максимально полными и достоверными.
Также благодаря СЗВ-М Пенсионный фонд может контролировать правильность начисления и уплаты страховых взносов организациями и ИП.
Какие данные включаются в СЗВ-М
В отчет СЗВ-М нужно включать:
- Информацию о самой организации (наименование, ИНН, регистрационный номер в ПФР и т.д.)
- Персонифицированные сведения по каждому сотруднику: ФИО СНИЛС ИНН (если есть)
Учитываются все работники организации, с которыми в отчетный период действовал трудовой договор, вне зависимости от того, работали они или нет (например, были в отпуске).
Пример заполненного фрагмента СЗВ-М:
1 | Иванов Иван Иванович | 111-222-333 44 | 1234567809 |
2 | Петрова Анна Борисовна | 444-555-666 77 | 1234567890 |
Как видно из примера, для каждого сотрудника указывается порядковый номер, ФИО, СНИЛС и ИНН.
Сроки сдачи формы СЗВ-М
СЗВ-М сдается ежемесячно по итогам каждого календарного месяца. Конкретные крайние сроки могут варьироваться, но в целом они выглядят так:
- Январь - сдать до 15 февраля
- Февраль - сдать до 15 марта
- Март - сдать до 15 апреля
- Апрель - сдать до 16 мая
И так далее. Обычно это 15-16 число месяца, следующего за отчетным. Исключением является отчет за сентябрь - его надо сдать до 17 октября.
Если по каким-то причинам пропущен срок сдачи СЗВ-М (даже если речь идет об уважительных причинах), это не освобождает от обязанности предоставить отчет. Просроченную отчетность все равно нужно сдать как можно скорее, при этом неизбежно придется заплатить штраф. Порядок в отчетности является приоритетным.
Как подать СЗВ-М: на бумаге или в электронном виде
СЗВ-М можно подавать как на бумажном носителе непосредственно в ПФР, так и в электронном виде через специальный сервис представления отчетности.
Обязательно в электронном виде СЗВ-М сдается, если в нем более 25 застрахованных лиц. Для меньшего числа работников можно выбрать любой удобный способ.
Рекомендуется все-таки предпочесть электронную отчетность, поскольку это быстрее, удобнее и исключает ошибки, связанные с "человеческим фактором". Для автоматизации процесса можно использовать специальные программы.

Образец заполнения бланка СЗВ-М
СЗВ-М содержит 4 основных раздела, каждый из которых заполняется по определенным правилам:
- Реквизиты страхователя - указываются полное наименование, ИНН, КПП, регистрационный номер в ПФР и др.
- Отчетный период - проставляются месяц и год, за который предоставляется отчетность.
- Тип формы - может быть первичная, дополнительная или отменяющая.
- Сведения о застрахованных лицах - самый объемный раздел в виде таблицы, куда вносятся данные по всем сотрудникам.
Пример заполненного бланка СЗВ-М:
Как видно из образца, важно соблюдать структуру таблицы и корректно заполнять все обязательные поля, чтобы избежать ошибок.
[далее следует продолжение статьи]
Виды форм СЗВ-М: исходная, дополнительная, отменяющая
Существует три разных вида формы СЗВ-М:
- Исходная - сам отчет, который сдается ежемесячно с актуальными данными.
- Дополнительная - подается для исправления или добавления недостающих сведений к уже сданной исходной форме.
- Отменяющая - для аннулирования ошибочно поданной ранее исходной СЗВ-М.
В дополнительную форму СЗВ-М вносятся новые или уточненные данные по тем сотрудникам, информация о которых отсутствовала в первоначальном отчете либо была указана неверно.
Отменяющая форма СЗВ-М заполняется заново только в отношении работников, сведения о которых были представлены ошибочно. При этом в соответствующей графе ставится прочерк.
Кто несет ответственность за сдачу СЗВ-М
В законодательстве не прописано, кто конкретно в организации должен готовить и сдавать отчетность СЗВ-М. Этот вопрос решает сам работодатель.
На практике чаще всего СЗВ-М составляют специалисты отдела кадров, поскольку именно они владеют всей информацией о сотрудниках компании и их трудовых договорах.
Штрафы за несвоевременную сдачу СЗВ-М и ошибки
За нарушение сроков представления СЗВ-М или указание в отчете неполных или недостоверных данных ПФР вправе оштрафовать организацию.
Размер штрафа составляет 500 рублей за каждого сотрудника, информация о котором была представлена с нарушениями. Например, при 70 работниках сумма штрафа может достигать 35 000 рублей.
Чтобы избежать санкций, важно тщательно проверять СЗВ-М перед отправкой, а также строго следить за соблюдением установленных сроков сдачи отчетности.

СЗВ-М с нулевыми показателями: можно ли не сдавать
Если в организации нет ни одного сотрудника, на которого распространяется обязательное пенсионное страхование, сдавать пустую отчетность СЗВ-М с нулевыми показателями не требуется.
Исключение составляет ситуация, когда единственным работником является сам индивидуальный предприниматель - он также подлежит включению в отчет.
Изменения в отчетности по сотрудникам с 2023 года
Начиная с 2023 года отменяется отчет СЗВ-М. Вместо него работодатели будут представлять в налоговые органы ежемесячные персонифицированные сведения о работниках в составе расчета по страховым взносам.
Новый формат отличается от СЗВ-М тем, что направляется не в ПФР, а в ФНС. Также изменится порядок заполнения и сроки сдачи отчетности.
Автоматизация процесса формирования СЗВ-М
Ручное заполнение СЗВ-М - трудоемкий процесс, особенно при большом количестве сотрудников. Поэтому многие организации прибегают к автоматизации с помощью специальных программ.
Основные преимущества автоматизированного формирования СЗВ-М:
- Экономия времени сотрудников
- Минимизация ошибок вручную
- Удобство и простота процесса
- Соблюдение сроков сдачи
Для автоматизации СЗВ-М можно использовать как отдельные решения, так и комплексные программы электронного документооборота.
Рекомендации по сдаче СЗВ-М без ошибок и штрафов
Чтобы всегда успешно отчитываться по СЗВ-М вовремя и без наказаний, рекомендуется:
- Заблаговременно напоминать ответственным сотрудникам о необходимости подготовки отчета
- Тщательно проверять данные перед отправкой
- Использовать автоматизированные решения
- Хранить копии сданных отчетов
Соблюдение этих простых советов позволит свести к минимуму риск ошибки в СЗВ-М и получения штрафов за это.
Ответы на частые вопросы по СЗВ-М
СЗВ-М - один из самых важных отчетов для работодателей, поэтому возникает много вопросов о том, как именно его заполнять и сдавать. Давайте разберем ответы на наиболее частые из них.
- Что такое СЗВ-М и для чего этот отчет нужен?
- Кто должен сдавать СЗВ-М?
- Какие данные нужно указывать в СЗВ-М?
- В какие сроки следует сдавать этот отчет?
- Какой штраф за несвоевременную сдачу СЗВ-М?
Подробные ответы на эти и другие частые вопросы по СЗВ-М помогут разобраться в тонкостях составления и сдачи этой важной отчетности.
Подготовка к переходу на новый формат отчетности в 2023 году
В связи с предстоящей отменой СЗВ-М с 2023 года организациям уже сейчас стоит начать готовиться к переходу на новый формат отчетности о сотрудниках.
Для этого рекомендуется заблаговременно:
- Изучить требования к новой отчетности
- Настроить процессы для сбора необходимых данных
- Определить сотрудников, ответственных за новый отчет
- Обеспечить техническую готовность
Такая своевременная подготовка позволит безболезненно перейти на новый формат отчетности о сотрудниках с наступлением 2023 года.
Риски при несвоевременной сдаче СЗВ-М
Помимо штрафов, несвоевременная сдача СЗВ-М или наличие в нем ошибок несет и другие риски для организации:
- Снижение пенсионных прав сотрудников из-за некорректных данных
- Нарушение трудового законодательства
- Проверки и требования от Пенсионного фонда
- Ухудшение имиджа ненадежного работодателя
Поэтому очень важно относиться к этому отчету максимально ответственно и сдавать его вовремя и без ошибок.
Как избежать типичных ошибок в СЗВ-М
Чтобы избежать распространенных ошибок при заполнении СЗВ-М, рекомендуется:
- Тщательно проверять все данные по сотрудникам
- Сверять информацию с кадровыми документами
- Не указывать уволенных работников
- Не пропускать сотрудников в отпусках и командировках
- Проверить соответствие отчетных периодов
СЗВ-М при реорганизации организации
При реорганизации юридического лица в форме слияния, разделения, присоединения или преобразования СЗВ-М сдается отдельно за период до завершения реорганизации.
При этом в отчетность включаются сведения как о самой реорганизуемой организации, так и о ее правопреемниках.
Особенности сдачи СЗВ-М ИП
Индивидуальные предприниматели сдают СЗВ-М только в том случае, если у них есть наемные работники. При этом в отчет нужно включить также данные о самом ИП.
Если наемных работников нет, ИП освобождаются от обязанности сдавать СЗВ-М.
Актуальные изменения требований к СЗВ-М
Требования к заполнению и сдаче СЗВ-М могут меняться. Чтобы быть в курсе актуальных изменений, рекомендуется:
- Следить за изменениями в законодательстве
- Регулярно проверять сайт ПФР
- Посещать семинары и вебинары
- Обращаться в горячую линию ПФР за консультациями
Это поможет всегда сдавать СЗВ-М правильно и без ошибок.