Требование-накладная форма М-11 - образец, пример заполнения

Проверка запасов - важная часть управления любым бизнесом. Чтобы избежать хаоса, важно правильно оформлять документы о перемещении товарно-материальных ценностей внутри компании.

Что такое требование-накладная и зачем она нужна

Требование-накладная форма М-11 - это документ для оформления внутреннего перемещения материально-производственных запасов (МПЗ) между подразделениями или материально-ответственными лицами одной организации.

Требование-накладная применяется в следующих случаях:

• Передача материалов со склада в производство или другое подразделение
• Возврат неиспользованных материалов обратно на склад
• Сдача отходов производства или бракованной продукции на склад
• Передача готовой продукции или материалов от одного цеха другому

Использование формы М-11 позволяет:

• Контролировать движение ТМЦ внутри организации
• Определить материально-ответственных лиц на каждом этапе
• Выявить возможные хищения или недостачи

Требование-накладная отличается от других документов внутреннего перемещения ТМЦ:

• От лимитно-заборной карты (М-8) - возможностью указания нескольких наименований ТМЦ
• От накладной М-15 - применением внутри одной организации, а не между обособленными подразделениями

Таким образом, требование-накладная форма М-11 является универсальным документом для учета любых внутренних перемещений в организации.

Требования к оформлению требования-накладной

Требование-накладную заполняет и подписывает материально-ответственное лицо подразделения, которое передает или затребует ТМЦ. Документ составляется в двух экземплярах:

• 1-й экз. - для подразделения-отправителя (основание для списания ТМЦ)
• 2-й экз. - для подразделения-получателя (основание для оприходования ТМЦ)

Оба экземпляра передаются в бухгалтерию, где на их основании делаются соответствующие проводки.

При заполнении формы М-11 указывают следующие обязательные реквизиты:

1. Номер документа
2. Дату составления
3. Наименование организации
4. Подразделение-отправитель и подразделение-получатель
5. Ответственных лиц, которые передали и приняли ТМЦ

Номер требованию-накладной присваивается в соответствии с принятым на предприятии порядком. Остальные реквизиты заполняются в момент совершения операции.

Данные о стоимости и корреспондирующих счетах вносятся бухгалтерией на основе учетных данных.

Бланк требования-накладной: что должно быть в унифицированной форме М-11

Унифицированный бланк требования-накладной формы М-11 состоит из следующих разделов:

1. Шапка документа
2. Таблица с реквизитами отгрузки ТМЦ
3. Таблица с данными о ТМЦ
4. Подписи ответственных лиц

В шапке указывают основные реквизиты:

• Номер и дату документа
• Наименование организации
• Подразделение-отправитель и подразделение-получатель

В первой таблице отражают ответственных лиц и корреспондирующие счета. Во второй таблице перечисляют наименования, количество, стоимость ТМЦ.

На обороте бланка дублируется таблица по ТМЦ для внесения данных о следующих материальных ценностях.

Ниже приведен пример заполненного бланка требования-накладной формы М-11.

Заполненный бланк требования-накладной можно скачать в формате Word или Excel на многих специализированных сайтах.

Образец заполнения требования-накладной на примере торговой организации

Рассмотрим пошагово, как заполнить требование-накладную на примере торгового предприятия, которое списывает канцелярские товары в отдел сбыта.

1. Указываем номер документа в соответствии с порядком нумерации на предприятии, например, 125
2. Проставляем дату составления требования-накладной, например 10.03.2018
3. Вводим полное наименование организации, например ООО "Скрепка"
4. Указываем подразделение-отправитель (склад канцтоваров) и подразделение-получатель (отдел сбыта)
5. Вносим ответственных лиц (кладовщик, менеджер отдела сбыта)

Далее переходим к таблице с перечнем ТМЦ:

• В графе "Наименование" указываем канцтовары: скрепки, степлеры, бумага для принтера
• В графе "Количество" проставляем 10 пачек, 5 штук, 3 упаковки
• В графе "Цена" вносим данные из учетных документов
• В итоговых графах рассчитываем сумму без НДС
  

После заполнения требование-накладную подписывают ответственные лица и передают в бухгалтерию.

Таким образом, на примере был рассмотрен вариант заполнения формы М-11 для списания канцтоваров в торговле. Главное при этом - правильно указывать все реквизиты и данные по ТМЦ.

Правила хранения и использования требований-накладных в бухучете

Оформленные требования-накладные по форме М-11 относятся к первичной документации по учету товарно-материальных ценностей.

Согласно правилам организации государственного архивного дела, срок их хранения составляет:

• В бухгалтерии - не менее 5 лет
• В архиве организации - не менее 3-5 лет (в зависимости от вида деятельности)

Требование-накладная используется:

1. В бухучете - как основание для списания и оприходования ТМЦ
2. В налоговом учете - для обоснования расходов в целях налогообложения
3. При проведении аудита - для контроля движения ценностей

Списание материалов по требованию-накладной происходит, как правило, по средней стоимости со счета 10 "Материалы".

При обнаружении ошибок или нарушений при проверке требований-накладных аудитор делает соответствующие замечания.

Автоматизация учета требований-накладных

Для автоматизации работы с требованиями-накладными можно использовать специальные программы и сервисы:

• 1С - типовые конфигурации для бухучета и управления складом
• Системы для автоматизации склада и логистики
• Облачные сервисы на базе Excel и Google Таблиц
• Мобильные приложения для кладовщиков

Автоматизация учета требований-накладных позволяет:

1. Сократить ручной труд по заполнению и обработке документов
2. Избежать ошибок при ручном вводе данных
3. Ускорить документооборот и обмен информацией между подразделениями
4. Быстрее формировать необходимые отчеты

При выборе программы следует учитывать масштаб бизнеса, объем документооборота, наличие интеграции с другими системами.

Типичные ошибки при заполнении требования-накладной

Чтобы избежать ошибок при работе с формой М-11, следует помнить основные правила ее заполнения:

• Указывать всю необходимую информацию в соответствующих графах
• Не допускать исправлений и подчисток
• Передавать оба экземпляра в бухгалтерию
• Следить, чтобы количество отпущенных ТМЦ не превышало затребованного
• Ставить все необходимые подписи с расшифровкой

Типичные ошибки:

1. Пропуск реквизитов в шапке документа
2. Неверное указание наименований или кодов ТМЦ
3. Несоответствие фактически отпущенного количества затребованному
4. Отсутствие подписей материально-ответственных лиц

Соблюдение всех правил заполнения позволит избежать ошибок и неточностей при оформлении требования-накладной формы М-11.

Альтернативные формы требований-накладных

Вместо типовой формы М-11 организация может использовать:

• Условные формы, разработанные самостоятельно
• Унифицированные формы из отраслевых альбомов форм первички
• Специализированные формы для учета отдельных видов ТМЦ

Главное, чтобы в них содержались все обязательные реквизиты. К таким реквизитам относятся:

1. Наименование документа
2. Дата составления
3. Наименование организации
4. Перечень ТМЦ
5. Подписи ответственных лиц

Используя альтернативные формы, следует учитывать специфику учета конкретных ТМЦ и особенности документооборота в организации.