Рубрики

Уведомление о начале отпуска: образец. Приказ на отпуск

Ежегодный отпуск - важная и заслуженная передышка для каждого работника. Но прежде чем отправиться на отдых, нужно пройти все формальности и получить официальное подтверждение от работодателя. В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить уведомление о начале отпуска, составить соответствующий приказ и не упустить ни одной детали в бумажной волоките.

График отпусков на год - основа для уведомления

График отпусков - это документ, который заблаговременно составляется в организации и определяет очередность и конкретные даты предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска различным сотрудникам.

График отпусков позволяет:

  • Равномерно распределить отпуска работников в течение календарного года
  • Избежать одновременного массового ухода в отпуск большого числа сотрудников
  • Учесть интересы как работников, так и работодателя
  • Заблаговременно спланировать производственный процесс на период отпусков

Согласно статье 123 Трудового кодекса РФ, график отпусков утверждается работодателем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года. При этом учитывается мнение выборного профсоюзного органа, если таковой имеется в организации.

После утверждения графика отпусков все работники должны быть с ним ознакомлены. Обычно используется лист ознакомления, который подписывается каждым сотрудником после того, как он узнал даты своего годового отпуска.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. По обоюдному согласию в него могут вноситься изменения, но в целом отклонения от заранее утвержденного графика недопустимы.

Таким образом, график отпусков является основанием для дальнейшего оформления всех отпусков сотрудников в течение года. В частности, на его базе готовятся уведомления о предстоящих отпусках для каждого работника.

Обязанность уведомления о начале отпуска

Согласно статье 123 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан уведомить каждого работника о датах его отпуска не позднее, чем за две недели до его начала.

Такая обязанность возникает в отношении следующих видов отпусков:

  • Основной ежегодный оплачиваемый отпуск
  • Дополнительный отпуск (за ненормированный рабочий день, за работу во вредных условиях и пр.)

Если отпуск предоставляется по заявлению самого работника вне графика, уведомлять его отдельно не требуется.

Уведомление о предстоящем отпуске должно быть направлено работнику не позднее, чем за две недели до даты его начала. Иначе работодатель нарушает трудовое законодательство и может быть оштрафован.

Мужчина подписывает документы в офисе

Как правильно составить уведомление о начале отпуска

Уведомление о начале отпуска готовится на фирменном бланке организации в двух экземплярах и должно содержать следующие обязательные реквизиты:

  • Наименование документа
  • Дата и номер уведомления
  • ФИО и должность работника
  • Даты начала и окончания отпуска
  • Общее количество дней отпуска
  • Подпись ответственного лица

Ниже приведен пример заполненного уведомления о начале ежегодного отпуска:

ООО "Ромашка" Уведомление 01.12.2023 No 56
Главному бухгалтеру
Иванову П.Л.
Уведомляем Вас, что согласно графику отпусков на 2023 г. Ваш ежегодный оплачиваемый отпуск начнется 15.12.2023 и продлится 28 календарных дней до 11.01.2024 включительно.
Генеральный директор ООО "Ромашка"Петров И.С.

Уведомление может быть передано работнику:

  • Лично под подпись на втором экземпляре
  • По почте заказным письмом с уведомлением
  • По электронной почте с последующим подтверждением получения

Один экземпляр уведомления отдается работнику, второй остается в кадровой службе и хранится в личном деле.

Таким образом, правильно составленное уведомление - это официальное подтверждение предстоящего отпуска конкретного сотрудника с указанием точных дат.

Особенности электронного уведомления

В настоящее время уведомление о начале отпуска может быть направлено работнику не только в бумажном, но и в электронном виде.

Допускается отправка уведомления по электронной почте при соблюдении ряда условий:

  • Наличие письменного согласия работника на получение кадровых документов в электронном виде
  • Подтверждение факта получения и прочтения письма (автоматическое уведомление)
  • Возможность распечатки уведомления работником

Кроме того, многие организации используют внутренние информационные системы для оповещения персонала. Например, в личном кабинете сотрудника в ИС может автоматически появляться уведомление о датах предстоящего отпуска.

Настольный календарь с отмеченными датами отпуска

Что делать, если работник отказался от получения уведомления

Иногда на практике возникают ситуации, когда работник отказывается знакомиться с уведомлением о начале отпуска или ставить на нем свою подпись.

Причины отказа могут быть разными:

  • Несогласие с датами отпуска в графике
  • Намерение подать заявление на отпуск в другое время
  • Протест против решений руководства

В любом случае при отказе работника подписать уведомление об отпуске необходимо составить об этом акт с подписями свидетелей.

С точки зрения закона такой отказ является нарушением трудовой дисциплины, так как график отпусков обязателен для исполнения.

Поэтому работодатель вправе применить дисциплинарное взыскание к работнику за необоснованный отказ от получения уведомления.

Приказ о предоставлении отпуска

После того как работник ознакомлен с уведомлением о начале отпуска, издается приказ о предоставлении отпуска.

Приказ оформляется по унифицированной форме Т-6 и должен содержать:

  • Вид отпуска (ежегодный, дополнительный, учебный и т.д.)
  • Даты начала и окончания отпуска
  • Количество календарных дней отпуска
  • Основание предоставления отпуска (график, заявление)

Приказ также издается в двух экземплярах - по одному для работника и для кадровой службы.

Взаимосвязь уведомления и приказа об отпуске

Уведомление и приказ о предоставлении отпуска тесно взаимосвязаны.

Сначала работника уведомляют о датах отпуска, а затем на основании уведомления издается соответствующий приказ.

Если в уведомлении была допущена ошибка, например в датах отпуска, ее можно исправить в приказе.

При переносе отпуска по заявлению работника уведомление может не готовиться. В этом случае в приказе делается ссылка непосредственно на заявление.

Таким образом, уведомление и приказ дополняют друг друга и обеспечивают соблюдение всех юридических нюансов при оформлении отпуска.

Рекомендации по оформлению документов об отпуске

Чтобы избежать ошибок при подготовке уведомления и приказа о начале отпуска, рекомендуется придерживаться следующих советов:

  • Заранее утвердить форму уведомления об отпуске для использования в организации
  • Проверять правильность дат и других данных в уведомлении
  • Согласовывать уведомление с графиком отпусков
  • Контролировать своевременность вручения уведомления работнику

Для избежания ошибок в приказах рекомендуется:

  • Использовать типовую форму Т-6 для всех приказов об отпусках
  • Указывать в приказе точное количество дней отпуска
  • Делать ссылку на основание отпуска (график, заявление)
  • Проверять корректность заполнения реквизитов приказа

Также очень помогает внедрение электронного документооборота и автоматизация кадрового учета. Это позволяет существенно сократить время на подготовку уведомления о начале отпуска образца и приказов, а также минимизировать количество ошибок.

Автоматизация процесса уведомления о начале отпуска

Для автоматизации процесса подготовки уведомлений об отпуске можно использовать различные программные средства и сервисы.

Например, существуют специальные онлайн-сервисы для учета отпусков сотрудников. В них after прописать всех работников, загрузить график отпусков, а система автоматически сформирует и отправит по почте персонализированные уведомления каждому сотруднику.

Другой вариант - использование функционала информационных систем управления персоналом. Многие из таких систем умеют формировать уведомления о начале отпуска на основе данных о сотрудниках и графика отпусков.

Автоматизация избавляет кадровую службу от рутины и позволяет быстро готовить большое количество уведомлений без ошибок.

Подготовка уведомления о начале отпуска - важный этап в оформлении отпуска работника. От того, насколько правильно составлено уведомление, зависит соблюдение трудового законодательства и прав работника.

Ключевые моменты при подготовке уведомления об отпуске:

  • Ссылка на утвержденный график отпусков
  • Указание точных дат начала и окончания отпуска
  • Соблюдение сроков уведомления
  • Получение подтверждения от работника

Следуя основным рекомендациям и образцам, можно без ошибок оформить уведомление о предстоящем отпуске.