В связи со служебной необходимостью: как написать служебную записку

Служебные записки - важный рабочий инструмент. Они помогают структурировать задачи, отчитываться перед руководством, координировать совместную работу. К сожалению, далеко не все умеют их правильно составлять.

1. Зачем нужны служебные записки

Служебные записки выполняют несколько важных функций:

Информируют руководство о текущих вопросах и проблемах;
Позволяют структурировано изложить суть задачи или просьбы;
Служат документальным подтверждением согласований и указаний.

По сравнению с устными указаниями служебные записки имеют ряд преимуществ:

Позволяют донести информацию более структурировано и четко;
Исключают возможность неправильного устного толкования;
Создают документальное подтверждение для отчетности и согласований.

В связи со служебной необходимостью служебные записки часто используются для:

Информирования руководства о возникших проблемах или отклонениях;
Обоснования запроса на выделение ресурсов;
Фиксирования договоренностей и указаний по работе.

2. Структура и оформление служебной записки

Как правильно написать служебную записку ? Рассмотрим основные рекомендации.

Портрет женщины в очках печатает служебную записку на ноутбуке

Обязательные реквизиты

Наименование организации;
Наименование вида документа;
Дата;
Регистрационный номер;
Место составления;
Адресат;
Заголовок к тексту;
Подпись.

Структура текста

Текст служебной записки рекомендуется структурировать:

Введение - 2-3 предложения о цели;
Основная часть - суть вопроса, обоснование;
Заключение или просьба - предлагаемые меры.

Пример оформления

Рассмотрим пример оформления служебной записки при в связи со служебной необходимостью :

ООО "Ромашка"	Служебная записка No 45
от 12.05.2023	Москва

Начальнику отдела кадров
Иванову П.Д.

О предоставлении отпуска

Уважаемый Петр Дмитриевич!

Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск с 5 по 19 июня 2023 года продолжительностью 15 календарных дней в соответствии с графиком отпусков.

С уважением, Смирнов И.П. Ведущий менеджер по продажам

3. Язык и стиль служебной записки

Язык служебной записки должен соответствовать нормам официально-делового стиля. Рассмотрим основные рекомендации.

Лаконичность и четкость формулировок

Фразы должны быть максимально лаконичными и понятными. Как пишется служебная записка ? Избегайте длинных, запутанных предложений.

Неудачный пример: "В случае наличия у сотрудников потребности в замене кресла в кабинете, просьба подавать заявку с указанием причин для дальнейшего рассмотрения"
Удачный пример: "Если нужно заменить кресло в кабинете, подайте заявку с объяснением причин"

Официальный стиль

Не используйте разговорные или сниженные выражения, сленг, эмоциональную лексику. Например:

Вместо "большая просьба" лучше "прошу"
Вместо "в целях" лучше "для"

Типичные ошибки

Отсутствие структуры;
Длинные, запутанные фразы;
Разговорный или сниженный стиль.

4. Виды служебных записок

Рассмотрим наиболее распространенные виды служебных записок.

Информационные

В связи со служебной необходимостью часто составляются информационные записки. Они могут информировать о:

Возникших инцидентах и отклонениях от плана;
Задержках и нарушениях со стороны контрагентов;
Проблемах, требующих решения руководства.

В записке важно максимально точно и подробно изложить суть проблемы.

Записки-предложения

Такие записки могут содержать:

Предложения по оптимизации бизнес-процессов;
Инициативы по повышению эффективности;
Запрос на выделение дополнительных ресурсов.

Важно детально обосновать необходимость и выгоду предлагаемых мер.

Отчетные записки

Пишутся по итогам выполненной работы, участия в проекте, командировке. Указываются:

Краткие итоги, результат;
Возникшие проблемы;
Предложения и рекомендации.

5. Порядок согласования и утверждения

Рассмотрим основные рекомендации по согласованию служебных записок.

С кем согласовывать

Согласование может потребоваться с:

Руководителями подразделений, которых касается вопрос;
Юридической или финансовой службой;
Исполнителями, ответственными за данное направление.

Порядок согласования

Записку визируют согласующие лица;
Ставят дату и подпись под текстом на обороте последнего листа;
Передают запицку далее по цепочке согласования.

Утверждение записки

После согласования со всеми заинтересованными лицами записка передается на утверждение руководителю. Он подписывает ее и ставит дату на лицевой стороне последнего листа под текстом.