Ведомость выдачи материальных ценностей - один из основных документов, применяемых в бюджетных учреждениях для оформления операций по списанию материальных запасов. Грамотное заполнение этого документа позволяет избежать ошибок в учете и проверить обоснованность расходования материальных ценностей. Давайте разберемся, как правильно составлять ведомость выдачи.
Общая информация о ведомости выдачи материальных ценностей
Ведомость выдачи материальных ценностей (форма 0504210) применяется в бюджетных учреждениях для оформления выдачи материальных запасов, используемых для административных, хозяйственных, учебных и прочих нужд.
Основное отличие ведомости от акта о списании материальных запасов (форма 0504230) заключается в том, что по ведомости можно списывать материальные ценности единовременно, без решения комиссии. Это упрощает документальное оформление текущих операций по выдаче канцтоваров, расходных материалов и других материальных запасов.
При заполнении ведомости выдачи следует учитывать ряд особенностей:
- Ведомость заполняется в одном экземпляре и утверждается руководителем учреждения
- В составлении ведомости участвуют материально ответственное лицо и бухгалтер
- Все разделы ведомости должны быть заполнены полностью и без ошибок
- Данные ведомости должны соответствовать первичным документам и данным бухучета
Заполнение заголовочной части ведомости выдачи материальных ценностей
Первая страница ведомости выдачи материальных ценностей содержит заголовочную часть, в которой указываются:
- Дата составления ведомости
- Наименование учреждения
- Структурное подразделение, выдающее материальные ценности
- ФИО и должность материально ответственного лица
В правом верхнем углу проставляется подпись руководителя, утверждающего ведомость к использованию.
Ниже заголовочной части указываются бухгалтерские проводки по выбытию материальных ценностей в соответствии с действующим Планом счетов бюджетного учета.
В нижней части первой страницы ведомости проставляются подписи главного бухгалтера, материально ответственного лица и исполнителя.
Заполнение табличной части ведомости выдачи материальных ценностей
На второй и последующих страницах ведомости выдачи материальных ценностей расположены две таблицы, в которых указываются сведения о выданных материальных ценностях.
В первой таблице указываются:
- Наименования материальных ценностей
- Учетный код по внутренней номенклатуре учреждения
- Единицы измерения (штуки, упаковки, килограммы и т.д.)
Наименования материальных ценностей должны обеспечивать их однозначную идентификацию. При этом чрезмерная детализация описания нежелательна.
Код материальных ценностей формируется по правилам внутренней номенклатуры организации. Это может быть буквенно-цифровой код, отражающий вид материальных ценностей и место их хранения.
Во второй таблице фиксируются непосредственно данные о выдаче материальных ценностей:
- Количество выданных матценностей в указанных единицах измерения
- ФИО и подпись лица, получившего материальные ценности
- Стоимость выданных материальных ценностей
Стоимость списываемых по ведомости материальных ценностей может определяться либо по средней цене, либо по фактической цене каждой единицы. Выбранный способ оценки должен быть закреплен в учетной политике учреждения.
По итогам заполнения таблиц подводятся общие суммы по количеству и общей стоимости выданных материальных ценностей.
Таким образом, ведомость выдачи материальных ценностей позволяет оформить выбытие матзапасов для текущих нужд учреждения. Главное при ее заполнении - обеспечить полноту и достоверность всех указываемых данных.
Особенности оформления незаполненных строк в ведомости выдачи
При заполнении ведомости выдачи материальных ценностей вручную, все незаполненные строки в таблицах должны содержать прочерк. Это делается для того, чтобы невозможно было дописать в уже утвержденную ведомость дополнительные позиции.
Если ведомость заполняется в электронном виде, то неиспользованные строки можно просто удалить без проставления прочерков.
Контроль итоговых сумм по ведомости выдачи материальных ценностей
После заполнения всех данных о выданных материальных ценностях необходимо проверить соответствие итоговых сумм по количеству и общей стоимости приведенным в таблицах данным.
Любые расхождения между фактическими данными и итоговыми значениями недопустимы и могут свидетельствовать о неправильном составлении ведомости.
Контроль итоговых сумм позволяет выявить ошибки до утверждения ведомости и избежать проблем в учете.
Порядок утверждения и регистрации ведомости выдачи материальных ценностей
Бланк ведомости выдачи материальных ценностей подлежит обязательному утверждению руководителем учреждения.
После утверждения ведомость передается в бухгалтерию, где на ее основании производится списание материальных запасов.
Данные утвержденной ведомости заносятся в специальный журнал регистрации, что позволяет обеспечить ее сохранность и при необходимости быстро найти нужный образец.
Ответственное хранение ведомости выдачи материальных ценностей
После регистрации оригинал ведомости передается ответственному лицу учреждения на хранение. Сроки хранения определяются нормативными документами и учетной политикой.
По истечении установленного срока образец ведомости выдачи материальных ценностей может быть уничтожен на основании акта о выделении к уничтожению.
Таким образом обеспечивается сохранность этого важного учетного документа.
Внесение исправлений в ведомость выдачи материальных ценностей
Если в процессе заполнения ведомости были допущены ошибки, то внести исправления можно только до момента утверждения документа руководителем.
Все исправления должны быть оговорены и заверены подписями лиц, заполнявших ведомость выдачи материальных ценностей.
Особенности электронного документооборота ведомостей выдачи
При наличии соответствующего программного обеспечения ведомости выдачи материальных ценностей могут формироваться, подписываться и храниться в электронном виде.
Это ускоряет документооборот, позволяет оперативно обрабатывать данные, но требует соблюдения особых мер информационной безопасности.
Отчетность по операциям с материальными ценностями
Данные ведомостей выдачи материальных ценностей используются для формирования бухгалтерской и статистической отчетности учреждения.
Отчеты должны содержать сведения об остатках, поступлении и выбытии материальных запасов за отчетный период.
Анализ эффективности использования материальных ресурсов
На основании данных ведомостей выдачи можно проанализировать расходование материальных ресурсов учреждением, оценить эффективность их использования.
Это позволит оптимизировать расходы и выработать меры по экономии материальных ресурсов.
