Почему так важно правильно оформить выписку из учетной политики? Этот документ часто запрашивают контролирующие органы. От того, насколько корректно составлена выписка, зависит оценка деятельности компании. Давайте разберемся, какие требования предъявляются к выпискам и как правильно их оформить.
Что такое выписка из учетной политики
Выписка из учетной политики - это официальный документ, содержащий часть текста из учетной политики компании по конкретному вопросу ее деятельности.
Такая выписка нужна для:
- представления информации внешним пользователям — контролирующим органам, налоговым инспекциям, аудиторам, контрагентам;
- информирования внутренних пользователей — руководителей и сотрудников компании.
Содержание выписки напрямую связано с учетной политикой, принятой в компании на текущий момент. Учетная политика - это основополагающий документ по ведению бухгалтерского и налогового учета в компании.
Когда и кому составляют выписки
Выписка из учетной политики обычно готовится по запросу внешних или внутренних пользователей.
Внешними пользователями чаще всего выступают:
- налоговые органы;
- органы статистики;
- аудиторы;
- контрагенты.
Для внутренних пользователей выписки могут готовиться по конкретным вопросам организации учета. Например:
- в области учета товарно-материальных ценностей;
- по учету расходов на оплату труда;
- в сфере кассовых операций;
- по инвентаризации имущества и обязательств и т.д.
Три составные части выписки
Любую выписку из учетной политики можно разделить на три основные части:
- Поиск нужного фрагмента текста в учетной политике по запрошенному вопросу;
- Дословная цитата выбранного текстового фрагмента без каких-либо изменений или сокращений;
- Заверение выписки в соответствии с требованиями делопроизводства.
Только при соблюдении всех трех условий документ можно назвать корректно оформленной выпиской из учетной политики.
Обязательные реквизиты выписки
Чтобы выписка соответствовала нормам оформления, она должна содержать определенный набор обязательных реквизитов:
- данные об организации (название, адрес, ИНН и пр.);
- ссылку на учетную политику и дату ее утверждения;
- текстовый фрагмент — цитату из учетной политики;
- дату составления выписки;
- подпись уполномоченного лица;
- отметку о заверении ("выписка верна");
- печать организации.
Все эти реквизиты обязательно проверяются контролирующими органами, поэтому к их оформлению стоит подойти максимально ответственно.
Особенности заверения выписки
Процедура заверения выписки имеет свою специфику в зависимости от того, для кого она предназначена - внешних или внутренних пользователей.
Для внешнего использования применяется стандартная процедура:
- Составление проекта выписки ответственным лицом (бухгалтером);
- Проверка и подпись руководителя (гендиректора);
- Проставление печати организации;
- Регистрация выписки в книгах учета для исходящих документов.
Для внутренних целей проще:
- можно использовать любую печать организации;
- количество подписей сокращается до одной - ответственного лица.
Практические советы по оформлению
Чтобы облегчить процесс подготовки выписки, рекомендуется заранее разработать типовой бланк с реквизитами организации. В него сразу можно будет вставлять конкретное содержание.
Оптимальными сроками для изготовления выписки по внешнему запросу является 2-3 рабочих дня. За это время можно качественно находить и готовить информацию, проверять оформление.
В качестве типовой ошибки можно назвать ситуацию, когда выписываемый текст из учетной политики приводится не дословно, а пересказывается бухгалтером. Это недопустимо.
Пошаговый алгоритм составления выписки
Процесс подготовки выписки можно разделить на следующие этапы:
- Получение официального запроса на предоставление выписки из учетной политики от контролирующего органа;
- Поиск в учетной политике актуальной на запрашиваемую дату требуемого фрагмента текста;
- Дословное цитирование найденного текста без изменений в проект выписки;
- Оформление выписки в соответствии с требованиями документооборота: дата, подпись, заверение, печать;
- Передача оформленной выписки: регистрация исходящего номера;
- Архивное хранение выписки в течение установленного срока.
При соблюдении этих правил можно быть уверенным в юридической силе выписки.
Образец выписки из учетной политики
Рассмотрим конкретный пример выписки из учетной политики для целей бухгалтерского учета.
ООО "Ромашка" 01.02.2023 получило запрос от налоговой инспекции с требованием представить выписку из учетной политики о порядке списания материалов в производство за 2022 год.
В соответствии с пошаговым алгоритмом была подготовлена следующая выписка:
| ООО "Ромашка" |
| Выписка из Приказа No 25 об учетной политике для целей бухучета от 12.01.2022 |
01.02.2023
2.3. Списание материально-производственных запасов производится по средней себестоимости (п. 20 ПБУ 5/01).
Выписка верна:
Главный бухгалтер
Петрова А.С.
М.П.
Такая выписка полностью соответствует нормативным требованиям и является официальным подтверждающим документом для налоговой инспекции о принятой учетной политике в части списания материалов для производства.
Часто задаваемые вопросы по выпискам
Рассмотрим наиболее частые вопросы, возникающие при работе с выписками из учетной политики:
- Как квалифицировать выписку по виду документа? По определению выписка относится к справочно-информационным документам. В учетной документации ее можно классифицировать как выписку из отчетных данных.
- Нужно ли нумеровать страницы выписки? Если выписка составлена на одном листе, нумерация страниц не требуется. Если текст выписки занимает более одной страницы, нумерация обязательна.
- Где хранят выписки из учетной политики? Выписка из учетной политики хранится вместе с учетной политикой, так как является ее составной частью. Срок хранения выписки - постоянно, как и у самой учетной политики.
- Можно ли передавать скан-копию выписки? Да, в digital-формате в виде скан-копии или фотографии выписка также имеет юридическую силу. Главное, чтобы были видны все обязательные реквизиты, в том числе подпись и печать.
- Как долго актуальна выписка из учетной политики? Выписка актуальна ровно на тот период, на который действует учетная политика. Как только утверждается новая учетная политика, выписка теряет актуальность.
Образец выписки учетной политики №2
Давайте рассмотрим еще один пример выписки из учетной политики, на этот раз в части учета НДС.
ООО "Лотос" 15.03.2023 получило запрос из налоговой инспекции о порядке учета "входного" НДС в 2022 году. На основании действующей на тот период учетной политики была подготовлена следующая выписка:
| ООО "Лотос" |
| Выписка из Приказа No 15 об учетной политике для целей налогообложения от 11.01.2022 |
15.03.2023
1.5. Суммы НДС, предъявленные поставщиками товарно-материальных ценностей, работ и услуг, принимаются к вычету по мере оплаты этих ценностей, работ и услуг (пп. 2 п. 4 ст. 170 НК РФ).
Выписка верна:
Главный бухгалтер Сидорова М.В.
М.П.
Выгоды от правильного оформления
Корректно оформленная выписка из учетной политики имеет целый ряд преимуществ:
- повышает степень доверия со стороны контролирующих органов;
- оптимизирует документооборот внутри компании;
- повышает понятность организации учета для рядовых сотрудников;
- демонстрирует прозрачность бизнеса партнерам и клиентам.
Административная ответственность за нарушения
Некорректное оформление выписки или предоставление недостоверных данных влечет за собой административную ответственность.
Основные виды нарушений:
- нарушение сроков представления документов по запросу;
- внесение исправлений в выписку после заверения;
- несоответствие выписки данным учетной политики;
- отсутствие обязательных реквизитов.
За такие нарушения Кодексом РФ об административных правонарушениях предусмотрен штраф:
- на должностных лиц — от 1 000 до 2 000 рублей;
- на организации — от 10 000 до 20 000 рублей.
История применения выписок
Первые упоминания использования выписок из различных учетных документов относятся еще к XVIII веку в Российской империи.
Например, купцы и промышленники для подтверждения своего статуса использовали выписки из посемейных списков по месту жительства.
Позднее выписки стали использовать в деятельности присутственных мест для обобщения данных по разным учреждениям.
Перспективы развития выписок
С внедрением цифровых технологий формируются предпосылки для упрощения работы с выписками из учетной политики и других документов.
В частности, внедрение электронного документооборота и юридически значимого электронного взаимодействия между контролирующими органами и налогоплательщиками позволит ускорить процессы запроса и предоставления выписок.
Кроме того, развитие технологий искусственного интеллекта открывает потенциал для частичной или полной автоматизации изготовления выписок.
Риски при работе с выписками
Несмотря на кажущуюся простоту, работа с выписками из учетной политики таит в себе определенные риски.
К основным рискам относятся:
- неправильный выбор фрагмента учетной политики для выписки;
- некорректное цитирование текста;
- ошибки в оформлении реквизитов;
- утрата актуальности при обновлении учетной политики.
Для минимизации рисков рекомендуется:
- Поручать подготовку выписок только опытным сотрудникам;
- Проводить дополнительные проверки перед отправкой выписок;
- Регулярно обновлять шаблоны выписок при актуализации учетной политики.
Автоматизация процессов с выписками
Для оптимизации работы с выписками целесообразно использовать специальные программные решения.
Они позволяют:
- хранить учетную политику и выписки в электронном виде;
- быстро находить нужные фрагменты текста;
- автоматически формировать проекты выписок;
- контролировать обновление версий.
Такие системы существенно снижают трудозатраты на подготовку выписок и риск ошибок.
Обучение работе с выписками
Для снижения рисков, связанных с человеческим фактором, важно проводить обучение сотрудников, работающих с выписками из учетной политики.
Обучение должно охватывать:
- изучение нормативной базы по оформлению выписок;
- разбор практических кейсов;
- тренинги по использованию программных средств.
Регулярное обновление знаний позволит минимизировать количество ошибок.