Экспедиторская расписка - важный юридический документ, регулирующий отношения между участниками процесса грузоперевозок. Но не все понимают, зачем она нужна на самом деле. Давайте разберемся!
Что такое экспедиторская расписка и ее назначение
Экспедиторская расписка - это документ, который подтверждает факт получения груза экспедитором от клиента для последующей перевозки и временной передачи прав владения этим грузом.
Согласно определению в Правилах транспортно-экспедиционной деятельности, утвержденных Постановлением Правительства No 554 от 08.09.2006, экспедиторская расписка подтверждает принятие экспедитором груза от клиента или указанного клиентом грузоотправителя.
То есть основное предназначение этого документа - зафиксировать факт передачи груза от грузовладельца экспедитору с целью организации доставки получателю. Экспедиторская расписка дает экспедитору право распоряжения грузом вплоть до момента выдачи его грузополучателю.
Важность экспедиторской расписки:
- Для грузоотправителя - подтверждение передачи груза для доставки;
- Для экспедитора - право владения грузом и доказательство его состояния;
- Для грузополучателя - документ для приемки груза;
- Для всех - основание для бухгалтерского и налогового учета.
Когда нужно оформлять экспедиторскую расписку
Основанием для оформления экспедиторской расписки является наличие между сторонами (клиентом и экспедитором) договора транспортной экспедиции в соответствии со статьей 801 ГК РФ.
Однако на практике расписка оформляется не всегда. Она становится обязательной для оформления лишь в том случае, если по условиям оказания услуг предусмотрена передача груза непосредственно экспедитору.
Таким образом, можно выделить следующие случаи, когда экспедитор обязан оформить данный документ:
- Происходит фактическая передача груза от грузоотправителя экспедитору;
- Необходимость подтверждения расходов на перевозку груза для целей бухучета и налогообложения;
- Экспедитор принимает на себя ответственность за сохранность груза.
Если же условиями договора не предусмотрен прием груза экспедитором, а он выступает лишь в роли организатора перевозки, то оформлять экспедиторскую расписку не требуется.
Кто должен заполнять и оформлять расписку
В соответствии с Правилами транспортно-экспедиционной деятельности, утвержденными Постановлением Правительства РФ No 554 от 08.09.2006, экспедиторская расписка выдается клиенту экспедитором (п. 12 Правил).
То есть заполнять и оформлять экспедиторскую расписку должен непосредственно сам экспедитор, а не клиент.
При этом клиент (грузоотправитель) обязан предоставить экспедитору полную и достоверную информацию о передаваемом грузе - его характеристики, особенности, способ упаковки и т.д.
В какой момент экспедитор оформляет расписку? Экспедиторская расписка оформляется в момент приемки груза от клиента или грузоотправителя, указанного клиентом, для последующей перевозки.
Срок действия экспедиторской расписки ограничен - до передачи груза грузополучателю. После этого право владения грузом переходит от экспедитора грузополучателю.
Для чего нужна экспедиторская расписка? Чтобы зафиксировать факт получения груза экспедитором и его обязательства по доставке груза до грузополучателя в сохранности.
Обязательное заполнение реквизитов в расписке
Экспедиторская расписка имеет утвержденную законодательно форму, приведенную в Приказе Минтранса РФ от 11.02.2008 No 23. В этом документе обязательными для заполнения являются следующие реквизиты:
- Дата и порядковый номер расписки;
- Информация об отправителе и получателе груза;
- Данные об экспедиторе;
- Сведения о грузе (вес, объем, количество мест и т.д.);
- Подпись экспедитора с расшифровкой.
Без заполнения этих данных экспедиторская расписка будет считаться недействительной.
Замена экспедиторской расписки другими документами
Согласно пункту 6 Правил транспортно-экспедиционной деятельности, утвержденных Постановлением Правительства РФ No 554 от 08.09.2006, в рамках договора транспортной экспедиции возможно применять и иные экспедиторские документы, заменяющие расписку.
Это могут быть различные документы, содержащие те же обязательные реквизиты, которые предусмотрены для экспедиторской расписки - данные об участниках, грузе, подписи и т.д. Например, накладная экспедитора.
Однако заменить экспедиторской распиской транспортную накладную, сопровождающую договор перевозки согласно пункту 2 статьи 785 ГК РФ, нельзя. Если экспедитор сам осуществляет перевозку груза без привлечения транспортной компании, тогда транспортная накладная ему не требуется.
Практические рекомендации по оформлению расписки
Для того чтобы грамотно заполнить экспедиторскую расписку, рекомендуется придерживаться следующих правил:
- Взять бланк утвержденной формы расписки (скачать или распечатать);
- Заполнить реквизиты об участниках сделки - отправитель, получатель, экспедитор;
- Указать данные о грузе - вес, объем, количество и т.д.;
- Расписаться и поставить печать (для юрлица);
- Сделать два экземпляра, по одному для каждой стороны.
Чтобы понять, чего нужна экспедиторская расписка и как правильно ее оформлять, изучите наш разработанный образец расписки с заполнением всех реквизитов.
Электронный документооборот с экспедиторскими расписками
Все больше компаний переходят на автоматизацию процессов документооборота с экспедиторскими расписками. Преимущества работы с расписками в электронном виде:
- Ускорение обмена информацией между участниками;
- Удобство заполнения и контроля документов;
- Снижение издержек на печать и хранение;
- Легкая интеграция с различными системами;
- Электронный архив расписок и поиск в нем.
Если вы хотите начать использовать электронный документооборот с экспедиторскими расписками в своем бизнесе, но не знаете, чего для этого нужна, обращайтесь к нам за консультацией!
Риски для бизнеса при неправильном оформлении расписок
Несоблюдение правил оформления экспедиторских расписок чревато определенными рисками для бизнеса, в том числе:
- Невозможность доказать в налоговых органах расходы на логистику и транспортировку;
- Отсутствие возможности возмещения убытков со стороны экспедитора при порче или утере груза;
- Наложение штрафных санкций и доначислений по результатам налоговых проверок;
- Риск признания договора недействительным и потери прав на груз.
Чтобы этого избежать, обязательно изучите все тонкости правильного оформления данного документа или обратитесь за помощью к специалистам!
Правила составления экспедиторской расписки
Для того чтобы грамотно составить экспедиторскую расписку, необходимо придерживаться определенных правил:
- Использовать бланк утвержденной формы расписки;
- Заполнить все обязательные реквизиты без ошибок и исправлений;
- Указать достоверные данные об участниках сделки и о грузе;
- Расписаться от имени экспедитора и поставить печать;
- Сделать необходимое количество экземпляров расписки;
- Передать один экземпляр клиенту, второй - оставить у себя.
При соблюдении этих правил составления у экспедитора и клиента в руках будет юридически значимый документ, подтверждающий все обязательства сторон и факт передачи груза.
Ответственность экспедитора по расписке
После оформления экспедиторской расписки экспедитор несет ответственность за сохранность принятого от клиента груза. Он отвечает за все риски, которые могут возникнуть при перевозке.
К таким рискам в первую очередь относятся:
- Повреждение груза;
- Недостача груза при выдаче;
- Утрата груза;
- Нарушение сроков доставки.
Если при транспортировке произошли какие-либо ЧП с грузом по вине экспедитора, он обязан возместить клиенту убытки. Именно экспедиторская расписка будет являться основным доказательством для предъявления претензий и требований со стороны клиента-грузовладельца.
Автоматизация работы с экспедиторскими расписками
Современные информационные технологии позволяют максимально автоматизировать работу с экспедиторскими расписками, включая:
- Формирование и печать расписок;
- Интеграцию с транспортными и логистическими системами;
- Обмен данными между контрагентами;
- Контроль исполнения обязательств;
- Ведение электронного архива расписок.
Если вы хотите автоматизировать работу с экспедиторскими расписками у себя в компании, но не знаете, с чего начать и чего для этого нужно, обращайтесь в нашу компанию за консультацией!