Завизировать документ - это что такое?

Визирование документов - важная процедура, обеспечивающая законность и корректность оформления бумаг в организациях. Давайте разберемся, что такое визирование, для чего оно нужно и как правильно завизировать документ.

Определение понятия "визирование документа"

Визирование документа - это процедура его согласования компетентными лицами путем проставления визы. Виза - это реквизит документа, включающий в себя подпись лица, визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), должность визирующего и дату визирования .

Цель визирования документа - подтверждение его соответствия законодательству, локальным нормативным актам организации, а также компетенции и полномочиям должностных лиц, его подписывающих.

Виды визирования документов

Различают следующие основные виды визирования:

Внутреннее визирование - согласование документа внутри организации со структурными подразделениями или должностными лицами.
Внешнее визирование - согласование документа за пределами организации, с другими юридическими или физическими лицами.

Также выделяют:

Последовательное визирование - по заранее определенной иерархии согласования.
Параллельное визирование - без конкретной очередности визирующих.
Онлайн и офлайн визирование - в зависимости от используемой формы документооборота.

Порядок визирования документов

Процедура завизировать документ это предполагает ряд обязательных этапов:

Определение необходимости визирования конкретного документа исходя из его содержания.
Выбор должностных лиц, компетентных визировать данный документ.
Направление документа на визирование.
Непосредственно визирование, то есть проверка документа визирующим на предмет соответствия требованиям и проставление визы.

Для визирования могут устанавливаться сроки. Например, внешнее визирование проектов нормативных актов должно быть осуществлено в течение 60 дней до их принятия ^[2].

Визирование документа оформляется визой, включающей подпись визирующего, его инициалы и фамилию, должность и дату.

Правильно оформленная виза выглядит так:

Подпись визирующего

И.О. Фамилия

Должность

Дата

Виза ставится в нижней части оборотной стороны последнего листа документа. При большом количестве виз - составляется отдельный лист визирования ^[1].

Как правильно завизировать документ - изложено в нормативных документах и регламентах конкретных организаций.

Ошибки при визировании документов

Несмотря на казалось бы простую процедуру, на практике встречаются типичные ошибки при завизировать документ это:

Неполное заполнение реквизитов визы - отсутствие даты, должности и т.д.
Визирование не уполномоченным на то лицом.
Несоответствие содержания визируемого документа компетенции визирующего.
Нарушение установленных сроков визирования.

Подобные ошибки могут повлечь за собой отмену или переподписание уже утвержденных документов, а при внешнем визировании - даже судебные иски о признании документов недействительными.

Электронное визирование документов

Современные технологии позволяют перевести процесс завизировать документы проверочное слово в электронную форму. Для этого нужно:

Внедрить системы электронного документооборота и межведомственного взаимодействия.
Обеспечить использование электронных подписей визирующих лиц.
Разработать регламент электронного визирования документов.

Такой подход дает ряд преимуществ:

Ускорение процесса согласования и подписания документов.
Снижение трудозатрат на согласование документации.
Прозрачность процесса визирования и фиксация всех этапов в системе.

Что значит завизировать документ для должностных лиц?

Для лиц, осуществляющих визирование тех или иных бумаг, это означает ряд последствий:

Подтверждение своей осведомленности о содержании документа.
Выражение своего согласия с предметом документа.
Взятие на себя доли ответственности за возможные последствия.

Поэтому визирующие должностные лица обязаны внимательно изучать суть документов перед их визированием.

Визирование типовых документов

Есть особенности завизировать копию документа при отправке почтой и других распространенных бумаг. К примеру:

Коммерческие предложения в обязательном порядке визирует юрист и финансовый отдел.
Для входящей бухгалтерской документации зачастую устанавливается многоступенчатое визирование в зависимости от типов операций.
Исходящие приказы по организации подлежат согласованию в первую очередь с кадровой службой.

Также на каждом предприятии разрабатываются правила завизировать документ для отдельных видов бумаг исходя из специфики деятельности.

Маршрут визирования в организации

Для эффективной организации процесса согласования документов необходимо определить маршруты визирования - по каким инстанциям будет направляться тот или иной документ.

Маршрут зависит от:

вида документа,
его содержания,
типа проводимой операции.

Например, приказы всегда визируются в кадровой службе, а платежные поручения поставщикам - в бухгалтерии и у руководства, ответственного за финансы.

Автоматизация визирования

Для оптимизации рутинных операций по согласованию однотипных документов применяют системы электронного документооборота. Они позволяют настроить и контролировать маршруты визирования.

Преимущества автоматизации:

Сокращение времени на согласование документа;
Снижение трудозатрат персонала;
Повышение исполнительской дисциплины.

Контроль визирования в организации

Контроль соблюдения регламентов по визированию необходим, чтобы:

Не допускать нарушения сроков согласования;
Исключить факты неправомочного визирования документов.

Для контроля используют отчетные формы по визированию, данные систем электронного документооборота, выборочные инвентаризации.

Обучение визированию в организации

Для снижения ошибок целесообразно проводить обучение сотрудников правилам оформления виз, срокам, ответственности.

Обучение должно охватывать как вновь принятых, так опытных сотрудников с учетом последних изменений регламентов и нормативных актов.

Визирование особых видов документов

Некоторые документы имеют дополнительные требования к порядку визирования. К таким относятся:

Учредительные документы организаций;
Договоры аренды недвижимости;
Кадровые приказы;
Приказы о предоставлении отпусков.

Для этих документов могут быть предусмотрены обязательные внешние визы контролирующих органов, нотариусов, регистрирующих структур.

Отказ в визировании документов

Отказ в визировании возможен в случаях:

Несоответствия документа законодательству;
Обнаружения сомнительных операций при анализе документа;
Превышения визирующим своих полномочий.

Причины отказа указываются на бумажном носителе, при электронном документообороте фиксируются в системе.

Сроки хранения завизированных документов

Согласно номенклатуре дел предприятия, сроки хранения отдельных видов завизированных документов составляют:

Договоры - 5 лет после истечения срока действия;
Кадровые приказы - 75 лет;
Бухгалтерские документы - от 5 до 10 лет.

По истечении установленного периода, документы подлежат экспертизе ценности для определения необходимости дальнейшего хранения или уничтожения.

Ответственность за визирование документа

За неправомерное визирование предусмотрена административная и уголовная ответственность.

Меры наказания зависят от тяжести и последствий допущенных нарушений при визировании документов.

Дополнительные согласования при визировании

Помимо основного визирования ответственными лицами организации, для некоторых видов документов может потребоваться получение дополнительных внешних виз:

Виза юридической службы или адвокатского бюро для подтверждения правомерности сделок;
Виза контролирующих органов (налоговых, пожарных и др.);
Нотариальное удостоверение подписей при совершении крупных сделок.

Такие дополнительные согласования могут потребоваться для учредительных документов, крупных хозяйственных контрактов, сделок с недвижимостью.

Разделение полномочий при визировании

Для исключения злоупотреблений целесообразно разделить полномочия по визированию и подписанию одних и тех же документов.

К примеру, договор при его визировании проверяется юристами организации, но утверждается финансовым директором или генеральным директором.

Составление графика визирования

Для упорядочения процесса визирования документации предприятия разного типа можно составить периодические графики.

Это позволит равномерно распределить нагрузку на визирующих лиц и исключить авралы. Например, визирование бухгалтерских актов можно разнести на 2-3 дня каждого месяца.