Учет является неотъемлемой частью работы предприятия (если оно, конечно же, хочет длительное время успешно функционировать). Как он организовывается? Какие нюансы имеет бухгалтерский учет и управленческий учет? О чем необходимо знать, чтобы обладать полноценным представлением о положении дел на предприятии и не вступать в конфликт с контролирующими службами?
Общая информация
Когда говорят о контроле над компанией, предприятием или организацией, часто упоминают бухгалтерский, финансовый, управленческий учет. Что они собой представляют? С какой целью осуществляются? Каковы их различия? Давайте во всём этом разберёмся. Первоначально необходимо отметить, что основные различия, из-за которых выделяют отдельно бухгалтерский учет и управленческий учет, – это степень детализации информации, конечные потребители, а также используемая для отражения хозяйственных операций методика.
В чём же суть различий?
Первоначально необходимо понимать, что бухгалтерская отчетность используется одновременно и для внутренних, и для внешних потребителей информации. В первом случае это руководство, аналитический, финансовый, экономический отделы. Внешние потребители – это налоговая инспекция, СМИ (в которых размещается публичная отчетность), аудиторские компании, подготавливающие выход организации на биржу. А вот управленческий учет генерирует информацию, предназначенную для внутреннего применения. Её особенностью является то, что она не предаётся публичной огласке из-за содержания конфиденциальных данных. Следует отметить, что управленческий учёт предусматривает детализацию информации с целью увеличения её ценности для руководства. Именно основываясь на ней и принимаются эффективные решения, направленные на развитие организации. Что может быть приведено в качестве примеров? Это данные о структуре затрат и влияния на неё различных функциональных центров ответственности, оценка эффективности работы среднего управляющего звена и прочее. Детализация осуществляемых финансово-хозяйственных информаций позволяет тщательно анализировать результаты деятельности, а также оценить текущее состояние предприятия. Ведь чем больше данных, тем легче специалистам определить и отсортировать факторы, влияющие на показатели. Следует знать, что задумка объединить бухгалтерский учет и управленческий учет не является хорошей. Почему же?
О несовместимости
Информация, которая содержится в бухгалтерском учёте, как правило, достаточна для аналитики и принятия управленческих решений. Но при совмещении двух функций в одном страдает качество подготовки и работы обеих направлений. В чём кроется загвоздка? Всё дело в том, что и бухгалтерский учет, и управленческий учет используют различные методики. Давайте рассмотрим небольшой пример. Тот же бухгалтерский учет в определённой степени регламентирован. А вот управленческий никаких ограничений не имеет. Поэтому при совмещении приходится применять различные способы трансформации данных. А это усложняет работу, требует наличия высококвалифицированного персонала (который и оплачивается выше) и повышает вероятность возникновения ошибок. Также методика управленческого учета занимается получением достоверной и оперативной информации, которая будет понятна учредителям и руководителям организации. В сравнении с бухгалтерией она может быть как проще, так и сложнее. Причем это верно не только для общей ситуации, но и для отдельных элементов. Давайте рассмотрим небольшой пример. Вводятся основные фонды с последующей оплатой. Бухгалтерский/управленческий учет является необходимым для отображения ситуации. Но в первом случае необходимо сделать проводки по всем счетам, тогда как во втором достаточно просто проинформировать про стоимость фондов и то, откуда были взяты деньги (из резерва, прибыли, кредита и проч.).
Различные аспекты
Следует отметить, что приведённая выше информация не является истиной в последней инстанции в полной мере. Так, в зависимости от целей, могут выделяться различные целенаправленные аспекты работы. Допустим – бухгалтерский, налоговый, управленческий учет. Что же в таком случае подразумевается? Под управленческим учетом понимают создание структурированных данных для руководства предприятия. Под налоговым – формируются данные для органов фискальной системы. А бухгалтерский – для внешних пользователей, например аудиторских компаний. При этом меняются требования к детализации, скорости формирования и представленным данных, используемой методике.
Возьмём управленческий учёт. В данном случае необходимо быстро получать качественную и достоверную информацию о том, что происходит на предприятии (сколько и где чего произведено, куплено, продано). Информацию при этом следует обновлять в режиме реального времени. Налоговый учет требует сбора данных за месяц, их структурирования определённым образом и последующей передачи в территориальное представительство фискальной системы. При этом необходимо следить за точностью информации, чтобы не получить штраф. Бухгалтерская отчетность может создаваться для предоставления общих данных обществу или же владельцам организации (при условии, что они не являются её руководителями). Каждое предприятие в данном случае создаёт удобные для себя условия. Например – осуществляет разделение на бухгалтерский, финансовый, управленческий учет, а налоговый не выделяет. Или же что-то ещё. Здесь каждый решает сам для себя. Необходимыми, обязательными являются только бухгалтерский и управленческий учет.
Отличия информационных составляющих
То, что есть на предприятии в реальности, и данные, передаваемые в налоговую службу, – это разные вещи. Хотя информация управленческого/бухгалтерского учета внешне и похожа, но некоторую её часть охраняют пуще своего глаза. И первая используется для отображения истинного положения дел. Давайте рассмотрим небольшой пример. Сейчас довольно распространена ситуация, когда, приходя в магазин, мы получаем несколько чеков. Это делается с целью минимизации оплаченных налогов. При этом каждое отдельное юридическое лицо действует само по себе с точки зрения налоговой службы. А вот владельцу всей этой системы необходимо держать под контролем и своим вниманием всю ситуацию. Нечто подобное можно привести и в случае с дочерними предприятиями. Правда, в этом случае они создаются скорее уж для разграничения администрирования и оптимизации процесса взаимодействия с клиентом. Представьте, что все фирмы – это просто "карманы". Для налоговой инспекции все они действуют отдельно, тогда как для управленческого учета необходимо позаботиться о том, чтобы была целостная картина. Кое-где нужен единый анализ, иногда - раздельный, но это не меняет общего положения дел.
Когда же создают иные разделения?
В статье упоминалось, что может вестись и, к примеру, финансовая отчетность как отдельная составляющая. На первый взгляд это может показаться глупостью, но не спешите с выводами. В каких случаях это возможно? Представьте, что есть одна компания. Деятельность при этом ведётся в нескольких территориальных офисах, не разделённых юридически. И всё – готовы условия для реализации раздельной финансовой отчетности, которая, к тому же, ещё и сводится в общую. Зачем это нужно делать? А как ещё можно понять эффективность деятельности подразделений! Ведь получить подобные данные, опираясь исключительно на бухгалтерскую отчетность, будет проблематично. Возможно, конечно, но очень трудно и сопряжено со значительными проблемами. Выделять бухгалтерский, налоговый, управленческий учет необходимо тоже в подобных случаях. Ведь одно дело – это производство, совсем иное – международная деятельность. Производство может быть в каком-то условном Ярославле, тогда как официальные представительства - в Беларуси, Украине, Польше, Норвегии, Швеции, Финляндии. Но при этом идти напролом не следует. Так, бухгалтерский учет управленческих расходов может быть интересен для акционеров предприятия. Но если оно же принадлежит директору, который его же и создал, то в этом надобности нет (или же она минимальная и её можно проигнорировать). Но не в плане подсчета, а дальнейшей стратегии. А следить за использованием средств, конечно же, нужно.
Немного примеров
Бухгалтерский/управленческий учет на примерах запоминается значительно лучше. Допустим, есть клиент. Он является владельцем четырех юридических лиц. Вчера были взаимодействия по одному, сегодня по второму. Завтра клиент использует третье юридическое лицо, а через неделю – четвертое. Сколько денег было заработано при взаимодействии с ним? Интересно ли это с точки зрения работы с каждым отдельным юридическим лицом? Конечно, нет. Это пускай останется для сверки данных и бюрократических операций. Но чтобы тщательно анализировать ситуацию, делать прогнозы и принимать необходимые решения нужно смотреть на «всего клиента». Это относится к дебиторской задолженности, выручке, доходу и прочим показателям. И здесь за разные моменты и отвечает бухгалтерский/управленческий учет. Задачи, которые стоят перед каждым из них, позволяют дополнить и лучше ориентироваться в реальной ситуации.
Давайте рассмотрим ещё один пример. Допустим, есть склад. В нём множество стеллажей. Для бухгалтерии не представляет важности информация о том, где какой товар лежит. Тогда как для управленческого учета это может иметь большое значение. Почему? Да хотя бы для того, чтобы быстро находить нужный товар. Ведь если склад занимает несколько десятков квадратных километров, то найти, скажем, шурупы будет проблематично.
Продолжаем рассматривать пример со складом. Допустим, что его площадь – это десять тысяч квадратных метров, и он поделен на сто зон. Приходит клиент и говорит, что он желает купить килограмм гвоздей. И если бухгалтерия при продаже списывает продукцию, то с управлением необходимо найти нужную зону и отобразить, что стало меньше товара именно там. Но и это не всё. Чем ещё отличается бухгалтерский управленческий учет? Затраты! Ведь если мы продали гвозди клиенту, то необходимо заказать их на заводе. Конечно, килограмма может показаться слишком мало, чтобы оформлять новую партию. Но вот тонна – это совсем другое дело.
Управление проектами
Каждое предприятие что-то создаёт или над чем-то работает. Система бухгалтерского/управленческого учета позволяет оперировать сухими данными. Но что, если необходимо обработать проект (не просто затраты/прибыль, а оценку, перспективы)? Тут бухгалтерия не поможет. В ней просто нет необходимых для этого понятий, да и с инструментарием проблемы. Тогда как без управленского учета не обойтись. Давайте рассмотрим небольшой пример. Заключается договор, согласно которому компания должна построить дом. Это сам по себе процесс долгий. Первоначально необходимо закупить материалы, нанять людей, обеспечить выполнение работ по графику. При этом необходимо контролировать весь процесс. Ведь если есть проблемы с подводом воды, фундаментом или почвой, то это всё вызовет задержки. Так, если электроприборы работают от генераторов, то необходимо позаботиться о наличии бензина, причем до того, как он закончится. Если нет программы управления проектом, то есть неизвестно, как это всё будет учитываться и какие при этом возникнут последствия, то при возведении дома будут преследовать одни проблемы.
Разница при работе с людьми и бумагами
Метод бухгалтерского/управленческого учета также по-разному зависит от квалификации выполняющего поручения персонала. Что это значит на деле? Чтобы вести бухгалтерию, необходимо выучить счета, правильно делать проводки и отличать дебет от кредита. С управленческим учетом такой минимальный набор умений не поможет. Давайте рассмотрим небольшой пример. Есть фирма, где работают в качестве консультантов многочисленные сотрудники. В их обязанности входит общение с клиентами, звонки им, написание писем, отправка документов. И вот один человек увольняется. Где найти всю информацию, с которой он работал? Ответ на этот вопрос может, чаще всего, дать только сам клиент. А предприятие при этом остаётся с носом. Неизвестно, с кем он говорил, когда и о чем договорился. Чтобы избежать таких неприятных ситуаций, создаются управленческие системы, куда постоянно заносится вся необходимая информация. Она берёт на учёт каждое письмо и звонок. Они сохраняются и записываются. И данные принадлежат уже не консультанту, а компании. Кстати, это не единственное преимущество автоматизации. Допустим, был заключен договор, каких заключается много. Через год его нужно найти. И как искать? А вот алгоритм отбора и сортировки позволит быстро обнаружить и извлечь нужный документ.
Заключение
В связи с ограниченным объемом статьи у нас не получится полностью раскрыть все особенности и нюансы отличий. Можно ещё было бы рассказать и об отличиях при оптимизации складских запасов, где часто наблюдаются большие проблемы. Также необходимо следить за работой оборудования, его обслуживанием, контролировать процесс ремонта, знать, куда именно поехал инженер. Всё это бухгалтерские программы обеспечивают, мягко говоря, с большим трудом, представляя только сухие цифры. Следует вспомнить ещё и об отражении бизнес-процессов, договоров, заявок, закупок. В бухгалтерии только фиксируется факт осуществления определённого события, что имеет финансовое отражение. Отображается, что вот пришло сырье, его оплатили, потом использовали. Но в реальности всё значительно сложнее! Необходимо найти поставщика, сформировать заказ, получить смету, оформить заявку на оплату, рассмотреть её и дать добро. И это ещё не всё...