Рубрики
...

Должностная инструкция специалиста по закупкам: образец

В данной статье будет детально рассмотрена такая должность, как специалист по закупкам, в частности – его должностная инструкция. Это документ, который сотруднику предоставляет сама компания и в котором четко прописываются все его права и обязанности, правила осуществления трудовой деятельности, определение границ ответственности в случаях нарушений рабочего порядка и другие локальные нормативные вещи, необходимые для изучения перед непосредственным вступлением в должность. Необходимо знать, как правильно написать данную инструкцию и из чего она состоит, а также рассмотреть все функции человека, выполняющего данную работу. Также в данной статье будет представлена должностная инструкция специалиста по закупкам в образце, поэтому читатель сможет не только узнать о специфике трудовой деятельности этого работника, но и посмотреть на то, как выглядит такой важный для этой должности (впрочем, как и для любой другой) внутренний юридический документ.

Федеральный закон

Вся информация о рассматриваемых в данной статье должностях и соответствующих им инструкциях основана на Федеральном законе Российской Федерации, посвященном системе контрактов в области товарооборота, закупок, осуществления работ и услуг, обеспечивающих нужды государства и муниципальных структур. Номер этого закона – 44, а принят он был пятого апреля 2013 года. Соответственно, должностная инструкция специалиста по закупкам с 44 ФЗ связана напрямую, равно как и та же инструкция для менеджера по снабжению.

Специалист по закупкам и менеджер материального снабжения

Специалиста по закупкам в данной статье в некоторых местах мы будем сравнивать со схожей должностью, которая называется “менеджер по снабжению” по причине наличия у них весомых точек пересечения и для полного охвата темы. Должностные инструкции специалиста по организации закупок и снабжающего менеджера также весьма схожи.

Менеджер склада

Специалист по закупкам, как и менеджер, отвечающий за снабжение в рамках своей компании – это практически новая профессия: по крайней мере, она куда моложе многих других специальностей из этой трудовой коммерческой сферы. Впрочем, это вовсе не означает, что до их появления в специалистах подобного толка не было абсолютно никакой нужды: она была, и люди выполняли те же задачи и раньше в различных организациях и на предприятиях (как правило, связанных с промышленным производством), только само название должности было другим. Сотрудников, которые сейчас именуются специалистами по закупкам, тогда называли инженерами, отвечающими за материальное и техническое обеспечение своего предприятия всем необходимым для успешного осуществления его деятельности.

Род деятельности данных специалистов

Прежде чем детально пройтись по должностной инструкции специалиста по закупкам и его коллеги в лице обеспечивающего организацию менеджера, равно как и по всем аспектам их трудовой деятельности, следует вкратце описать, чем они оба вообще занимаются.

Если свести к общему знаменателю все функции рабочей деятельности данных специалистов, не производя глубокий анализ (поскольку он будет представлен ниже) всех тонкостей их труда в рамках конкретного предприятия с определенным материальным состоянием, то можно выделить главную, первостепенную задачу, которая перед ними стоит. Как уже можно было догадаться, задача эта заключается в своевременном и систематически постоянном обеспечении головного предприятия материальными ценностями, необходимыми ему для поддержания трудовой системы. Проще говоря, данные специалисты занимаются непрерывными поставками сырья, требуемого спецификой производства его организации.

Работа вне склада

Это не такая простая задача, как может показаться на первый взгляд. За обеспечением предприятия различными товарами и прочими материальными продуктами стоит серьезная работа, включающая в себя огромное множество сопутствующих обязанностей, таких как: проведение анализа ценовых и качественных преимуществ того или иного поставщика, их непосредственный поиск и установление и поддержание договора, слежение за всеми текущими проходящими сделками и их сопровождение с целью обеспечения высокого уровня безопасности и продуктивности в плане получения фирмой заявленной прибыли, а также многое другое.

Разница между специалистом и менеджером

Осуществление закупки

Очень часто, то есть практически в большинстве случаев, наниматели каких бы то ни было организаций не воспринимают должности специалиста по закупкам и менеджера по снабжению как имеющие какие-то различия между собой. Фактически большая часть работодателей воспринимает эту пару как синонимичный тандем, хотя есть и те, кто так не думает. Если же оперировать более деловым подходом к должностному восприятию трудовой дифференциации этих работников, то получается следующее:

  • Специалист по закупкам – это сотрудник компании, который напрямую занимается обеспечением этой компании теми материалами и товарами, которые соответствуют роду ее производительной деятельности (к примеру, если такой сотрудник работает на фабрике по изготовлению мебели, он должен следить за поставками на склады своего предприятия древесины, лака и других материалов, необходимых конкретно в данном случае).
  • Менеджер по снабжению – это сотрудник компании, который напрямую занимается всеми возникающими вопросами по доставке других, не связанных с самой деятельностью организации материальных ценностей (к примеру, это могут быть канцелярские товары для офисной работы управляющих менеджеров, запасы продовольствия для ежедневного обеспечения питания в столовой и т. п.).

Должностная инструкция специалиста по закупкам

Будучи таким же первостепенно важным и главенствующим внутренним юридическим документом организации по части сотрудников рассматриваемой должности, как и трудовой договор, оформляемый между работником и его нанимателем, должностная инструкция любого работника является основным перечнем всех необходимых для ознакомления и изучения правил, прав, обязанностей и других вещей и деталей, касающихся конкретной должности, которую этот документ описывает. Это важно учитывать, поскольку, если ссылаться на действующее сейчас в нашей стране законодательство по части трудовой деятельности, получается, что ни один сотрудник без личного на то желания (юридически закрепленного официальным согласием) не имеет обязанности осуществлять рабочую деятельность, которая не была напрямую прописана непосредственно в самом трудовом договоре. Следовательно, по причине тесного взаимодействия этого документа с должностной инструкцией специалиста по закупкам (или любого другого трудящегося лица), именно должностная инструкция определяет итоговую эффективность и продуктивность в работе сотрудника. Именно поэтому работодателю очень важно знать, как правильно составить такую инструкцию, точно так же, как и работник должен быть осведомлен о том, правильно ли этот процесс был осуществлен и соответствует ли содержание инструкции всем нормативно-правовым нормам и прочим регулирующим факторам.

Разделы должностной инструкции специалиста по закупкам

В плане как формы, так и содержания этот документ должен быть выполнен в соответствии со всеми принятыми в деловом обороте юридических документов стандартами, определяющими качественность и правильность подачи основной информации по будущей должности претенденту на нее.

Образец должностной инструкции специалиста по закупкам

Так выглядит сам образец. В должностной инструкции специалиста по закупкам по профстандарту этот специалист (или только претендент на это звание) увидит следующие разделы:

  1. Левая верхняя колонка этого документа содержит информацию о той организации, которая выдает его устраивающемуся на должность человеку. Правая же отражает читателю информацию о том, как и кем должностная инструкция специалиста отдела закупок была утверждена, а ее текст – согласован в соответствии со всеми требуемыми стандартами. За словом “Утверждено” следуют такие данные: дата, в которую документ непосредственно был утвержден и информация о руководящем лице организации, которое это утверждение осуществило. За этим следует его личная подпись. За словом “Согласовано” идут также дата, в которую было осуществлено согласование, и данные о работниках тех отделов, которые принимали непосредственное участие в составлении должностной инструкции. Им, в свою очередь, тоже необходимо оставить свои росписи в нужной строке, идущей после перечисленных выше данных. Отделы и учреждения, с которыми сотрудничает организация при составлении должностной инструкции для какого-либо работника на своей должности: служба, предоставляющая соответствующую юридическую консультацию и непосредственную помощь, отдел кадров и отдел компании, в который в дальнейшем попадет сотрудник, претендующий на должность.
  2. Раздел должностной инструкции специалиста по закупкам бюджетного учреждения, содержащий общую информацию, включает в себя: список всех требований, которым должен соответствовать кандидат на должность (таких как нужный возраст, полученное образование, уже имеющийся за плечами опыт работы, все нужные для осуществления трудовой деятельности задатки и умения и др.), а также перечень документов, к которым относятся разнообразные юридические акты как законодательства Российской Федерации, так и самой организации, в которую устраивается сотрудник – с этим перечнем он обязан быть ознакомлен в момент официального вступления на рабочую должность. Помимо всего прочего, в данном разделе освещаются разные технические моменты, с которыми сотрудник может столкнуться во время исполнения своих обязанностей: место этого сотрудника во всей системе предприятия (в плане ответственности, связей, трудового графика и расписания и т. п.), порядок оформления на работу или увольнения с должности, порядок осуществления замещения сотрудником другого работника предприятия или замещения этим лицом самого сотрудника, вся информация о назначенным ему начальником человеке и т. д.
  3. Основной раздел такого документа, как должностная инструкция специалиста по закупкам (в школе в частности, эта вакансия актуальна не только на производственных предприятиях), представляет собой четкий список всех прав и обязанностей сотрудника. Разумеется, сначала работнику предоставляются для ознакомления его обязанности, которые должны быть максимально точно и четко прописаны, дабы избежать любого недопонимания со стороны кандидата и потенциальных проблем в будущем во время осуществления им трудовой деятельности. Непосредственно права же являются следствием обязанностей и преследуют задачу существенно облегчить работнику процесс выполнения им всех положенных ему по должности функций. Такими правами могут быть: а) право на получение информации в полной мере касательно своей работы; б) право высказывать начальству предложения, которые так или иначе затрагивают трудовую деятельность сотрудника или всего предприятия в целом; в) право карьерного роста внутри организации и т. д.
  4. Последний раздел в должностной инструкции специалиста по государственным закупкам заключает в себе информацию об ответственности, которую сотрудник вынужден будет принять на себя в случае неисполнения с его стороны его прямых обязанностей по части осуществления трудовой деятельности.

Должностная инструкция менеджера по снабжению

Сотрудничество с поставщиком

В своем содержании и оформлении инструктирующий документ менеджера по снабжению во всем схож с должностной инструкцией специалиста по закупкам, однако не следует забывать также и об их существенных различиях. В первую очередь это важно для крупных предприятий, в штате которых предусмотрены места для обеих этих должностей. Следовательно, при составлении должностных инструкций их составители должны уделить особое внимание более конкретному составлению и определению критериев, по которым на данные вакансии проводится отбор желающих кандидатов, а также серьезно подойти к вопросу разграничения обязанностей и специфики деятельности специалиста по закупкам и менеджера по снабжению.

В трудовой сфере, как правило, бытует мнение, что специалист по закупкам рангом находится на более высокой позиции, чем его коллега, несущий ответственность за снабжение организации материальными ценностями всех профилей. Наличие этого мнения в массах обусловлено, в частности, и разницей в заработной плате представителей двух данных должностей: у первого сумма денежного поощрения за трудовую деятельность в целом куда выше, чем у второго. Однако и требования к нему предъявляются, соответственно, более строгие.

Должностная инструкция главного специалиста по закупкам и должностная инструкция менеджера по снабжению – это два документа, которые почти идентичны, однако очень важно понять, что лишь четкое разграничение должностных обязанностей этих сотрудников позволит оптимизировать рабочий процесс и привести к более эффективным результатам трудовой деятельности всего предприятия.

Требования к кандидатам

К претендентам на обе профессии вследствие схожести некоторых их полномочий и специфики рабочих обязанностей, а также потому что и у менеджера по снабжению, и у специалиста по закупкам должностные инструкции в ДОУ (документационном обеспечении управления) почти одинаковы, выдвигаются примерно одни и те же требования. И специалист по закупкам, и менеджер по снабжению должны:

  1. Обладать умением вести переговоры с клиентами и добиваться от них высокой конверсии.
  2. Уметь брать на себя ответственность за принятие сложных решений.
  3. Уметь проанализировать ситуацию на рынке или любой другой требуемый для анализа объект.
  4. Проводить работы с внушительными размерами информации и вести не менее обширную документацию.
  5. Обладать компетенциями в области транспортировки грузов и таможенного законодательства на теоретической основе.
  6. Уверенно владеть персональным компьютером и пользоваться всеми необходимыми в работе программами.

Однако это не весь перечень требований, которые предъявляются кандидатам на одну из двух рассматриваемых в данной статье должностей. К старшему специалисту по закупкам, с должностной инструкцией которого мы уже разобрались, точно так же, как и к менеджеру по снабжению, работодатель имеет право предъявить какие-то другие требования, в число которых может войти, например, свободное владение иностранным языком в случае, если организация ведет свою деятельность в том числе и за границей той страны, в которой она располагается.

должностные инструкции специалиста по организации закупок

При этом есть и отличия. Таким образом, специалисту в сфере закупок должностная инструкция предусматривает трудоустройство при наличии только высшего образования (финансового, экономического, юридического или иного в схожих направлениях), в то время как менеджером по снабжению может стать человек со средним специальным или даже обычным средним образованием. Оплата труда, как уже упоминалось ранее, у этих сотрудников тоже различна.

Разница в должностных обязанностях специалиста и менеджера

Здесь очень важным фактором становится непосредственно направленность трудовой деятельности компании и специфика процесса работы внутри нее.

Сами должностные инструкции специалиста по закупкам (образец вы уже видели) и менеджера по снабжению предполагают следующие должностные обязанности:

  1. Комплектация товара или группы товаров на складе предприятия, осуществление организационного контроля над любыми процессами, касающимися этих товаров.
  2. Товарное обеспечение по запросам без каких-либо задержек по времени.
  3. Поиск и ведение переговоров с самым подходящим под возможности организации поставщиком.
  4. Ведение всей юридической документации, связанной с поставщиками.
  5. Слежение за финансами, процессуально сопровождающими товары.
  6. Контроль реализации выполнения всех поставок в срок.
  7. Слежение за передвижениями товара в рамках системы поставок.
  8. Осуществление качественной проверки прибывшего в организацию товара.
  9. Соответствующие личным компетенциям решения возникающих в ходе работы вопросов с поставщиками.
Заключение сделки

Различия же между специалистом по закупкам и менеджером по снабжению должны определять уже непосредственно нанимающие их организации, делая это максимально четко конкретно во избежание непродуктивной работы, не соответствующей высоким стандартам производства.

Наниматель также обладает правом наделить своего сотрудника дополнительными рабочими функциями в соответствии со спецификой его управления.

Итог

Должностную инструкцию специалиста по закупкам 44 ФЗ регламентирует достаточно подробно. Изучив данный документ досконально, можно найти ответы практически на все вопросы, касающиеся данной должности. Для специалиста в сфере закупок должностная инструкция – самый важный юридический документ, связанный с его рабочими обязанностями.