Для всех ведущих трудовую деятельность в сфере перевозок термин в заголовке знаком, хоть он в российской практике и не очень распространен. Большинство же людей не в курсе, что это - инвойс. В статье мы не только разберем детально это понятие, но и посмотрим, как правильно заполнять документ, каким он может быть.
Что это?
Инвойс - документ, характерный для международной коммерции. В нем содержится перечень отправляемой продукции, ее количество, стоимость, формальные особенности изделий, условия для отправки, данные об адресанте и адресате. Выписка инвойса (кроме сделок с предоплатой) - символ того, что покупатель обязан оплатить указанный в нем товар.
Коммерческий invoice - основной документ, требуемый таможенными службами для проверки международных отправлений. Его наличие необходимо для всех товаров (кроме отправляемых документов), перемещаемых через государственные границы.
Что касается России, стран СНГ, то тут отсутствуют аналоги подобной документации. Порой на вопрос "Что это - инвойс?" отвечают, что это счет-фактура. Что неверно. Счет-фактура - документация для налогового контроля. В нашей реальности инвойс - это больше счет на оплату, применяемый при международных поставках.
Особенности документа
Что такое инвойс и счет-проформа? Основание для перечисления оплаты. Поэтому его выписывают одновременно с отгрузкой продукции покупателю. Всего же существует две формы документа:
- Проформа-инвойс. Для тех договоров, при которых покупатель должен перечислить аванс продавцу. Ключевое отличие этой формы - некоторые данные в ней предварительные.
- Собственно коммерческий инвойс. Содержит фактическую точную информацию, которая основывается на сведениях об отгрузке товаров, выполнении работ, оказании услуг.
Составлять такой документ можно на любом языке, одинаково понятном партнерам. Чаще всего это английский.
Тонкости заполнения
Продолжаем разбирать, что такое инвойс, как выглядит документ. В себе он обязательно должен содержать следующее:
- Наименование адресанта, его юридический адрес.
- Визирование (подпись) документа в международной практике необязательно.
- Наименование продукции, ее цена и количество берется из контракта.
- Счет-проформа может содержать сведения о допустимых отклонениях от контракта.
- Базовые поставочные условия берутся также из соглашения (контракта). Чаще всего их определяет "Инкотермс" (Международные правила толкований торговых понятий).
- Общая стоимость чаще всего выражается в той валюте, что указана в контракте. В противном случае указывается по какому курсу (дата перевода) будет осуществляться конвертация. Обозначают валюту общероссийским буквенным кодом из классификатора ОК 014-2000.
- Условия платежа в фактуре-инвойс - это банковские реквизиты. Расчетный счет, адрес и название банка, свифт-код, корреспондентский счет, иные частности платежа.
Мы можем увидеть образцы инвойса различных форматов. Чаще всего используется корпоративный бланк отправителя. При отсутствии оного информация печатается на обычном листе бумаги.
Инвойс: каков порядок его заполнения?
Документ обязательно должен содержать в себе следующие данные:
- Дата отправки.
- Ссылка на экспортную документацию - номера заказа, самого инвойса.
- Полное имя и адрес адресанта.
- Полное имя и адрес адресата.
- В случае если адресант и импортер - не одно лицо, также указывается полное имя и адрес последнего.
- Государство-экспортер.
- Страна-производитель товаров.
- Государство, где находится пункт конечного назначения.
- Номера авиатранспортных накладных.
- Обязательное описание каждой позиции продукции.
- Виза отправителя грузов, дата заполнения.
- Указание международных стандартизированных условий поставки.
Описание товаров в документе
Продолжаем рассказывать о заполнении инвойса. Каждую позицию товара в нем необходимо описать подобным уровнем:
- Наименование продукции.
- Основная сфера ее использования.
- Серийный номер (если это применимо).
- Тарифный гармонизированный номер (если есть сведения о нем).
- Численность продукции.
- Материал, из которого она изготовлена.
- Номера позиции, пункта (если известны).
- Тип упаковки.
- Вес товара.
- Площадь, объем занимаемого места.
- Единицы измерения.
- Цена за единицу.
- Общая стоимость поставки.
В перечне выше - минимум информации о товаре, что может быть указана.
Требования к описанию продукции
Что это - инвойс? Всегда полное описание отправляемой продукции. Оно должно отвечать на четыре основных вопроса:
- Что это?
- Из чего оно сделано?
- Какое число?
- Как будет использоваться?
Обязательна также следующая разбивка:
- Наименование товара.
- Цена за единицу.
- Общая стоимость.
- Номинальная цена.
- Страна-изготовитель.
Особые требования к описанию товаров
Для некоторых отправляемых наименований требуется определенного вида описание.
Текстиль:
- Процентный состав материала (100 % лен, 50 % полиэстер/50 % хлопок и проч.)
- Способ производства материала - тканный, вязанный.
- Для кого предназначено изделие - мужчины, женщины, дети.
- На образцах ставят метку: MUTILATED SAMPLES. NOT FOR RESALE.
Подарки:
- В описании - формулировка Unsolicited gift.
- Полная характеристика и стоимость входящих в презент изделий.
Часы (настольные и настенные) - стоимость отдельно гальванического элемента, корпуса, подвижных составляющих, натуральных камней (если есть).
Химические вещества:
- Название, описание (необходимо для классификации вещества).
- Обязательная отметка следующего содержания: "Все химические вещества в данном грузе соответствуют постановлениям по TSCA, принятым общемировым нормам. Нет компонентов, которые бы нарушали предписания TSCA или отдельные его акты".
- Можно ограничиться и краткой меткой: "Все хим. вещества отправления не подлежат контролю по TSCA".
Всевозможные биологические образцы:
- Происхождение ткани - человеческое, животное, проч.
- Причина отправления - тестирование, эксперимент.
- Способ транспортировки образца.
- Срок хранения.
- Копия разрешения на вывоз/ввоз или его номер.
Упаковывание инвойса
К отправлению обычно прилагается один визированный оригинал документа с пятью копиями. Отметим, хотя бы одна копия всегда должна сопровождать груз!
Место для хранения коммерческих инвойсов - клейкий карман на упаковках для международных отправлений. Туда же обычно укладывается и авиатранспортная накладная.
Не лишним будет поместить еще одну копию инвойса вовнутрь упаковки.
Проверка
Перед отправлением груза с коммерческим инвойсом необходимо проверить следующее:
- Наличие как одного оригинала, так и 5 копий документа.
- В инвойсе обязательно должно быть полное описание всего содержимого груза. Если у вас есть сомнения, что оно недостаточно всеобъемлющее, то все же нужно не полениться дополнить характеристику более конкретными данными.
- В коммерческом инвойсе обязательно должна быть прописана объявленная ценность всего содержимого груза. Обратите внимание и на то, что для таможенных служб лучше всего ее указывать в валюте государства вашего адресата.
- В случае, когда вы отправляете два и более товаров, не лишним будет проверить разбивку стоимости по каждой из разновидностей продукции. При этом общая объявленная ценность для всего отправления также должна быть указана. Если ее нет, то попросите ответственное лицо рассчитать данную величину и вписать ее в документ.
- Хоть не для всех отправлений является обязательным данный факт, мы советуем проверить коммерческий инвойс на имение подписи отправителя. Этот тот случай, когда лучше всего перестраховаться. Если она не понадобится, то документ не будет считаться испорченным. А если виза нужна, но вовремя не проставлена, то с поставкой уже возникнут серьезные проблемы.
Коммерческий инвойс - международный документ, составляемый для различного рода отправлений. В России как аналогов его самого, так и проформы пока нет. Неверно считать равнозначной инвойсу бумагой отечественный счет-фактуру. При заполнении этого документа важно быть внимательным. В частности, проверять подробное описание всех помещенных в посылку, контейнер грузов, их объявленную стоимость, дополнительные сведения для особой продукции.