Рубрики
...

ЛНА - что это такое? Расшифровка

В организации ЛНА – это набор обязательной документации, регламентирующей внутреннее устройство предприятия. Аббревиатура расшифровывается следующим образом: локальный нормативный акт. Документация имеет силу исключительно в пределах компании, ее издавшей, распространяется только на сотрудников. В большинстве ЛНА регламентированы особенности рабочего процесса, порядок начисления вознаграждений, тарифы, хотя этим полный спектр разнообразия не исчерпан.

обязательные лна в организации

Общее представление

ЛНА компании – это не самодурство или самовольство, а правовая документация, базирующаяся на действующем законодательстве и полностью ему подчиненная. Все положения, включаемые в такой набор документов, должны соответствовать требованиям кодексов, законодательных актов разного уровня. Недопустимы противоречие Конституции и нарушение прав, свобод человека. Компания, допустившая подобное при формулировании собственных ЛНА, при выявлении этого факта отвечает перед судебными инстанциями.

Разработка ЛНА предполагает участие юристов, специалистов по кадровому делу и других профессионалов, управляющих предприятием в целом и его отделами в частности. Для фирмы ЛНА становятся местными законами, полностью подчиняющими себе поведение людей на территории предприятия. Документация разрабатывается ответственными за это специалистами предприятия и утверждается руководителем компании, после чего используется для регулирования самых разных областей деятельности. Именно через ЛНА определяется, как необходимо вести себя в той или иной ситуации.

Все должно быть правильно

Зная, что это такое ЛНА, следует понимать, какие при этом есть возможности, какая возникает ответственность у разных лиц. К примеру, работник, официально ознакомившийся с локальной документацией, но нарушивший декларированные ею нормы поведения, может привлекаться к ответственности. Зная это, человек получает стимул соблюдать установленные нормы в пределах рабочего пространства.

Одновременно с этим официальное ознакомление с ЛНА представляет собой метод стимулирования персонала. В документации прописывается, в каких условиях кто из работников может рассчитывать на поблажки или преференции. Прекрасно понимая свою выгоду, люди заинтересованы работать эффективно, чтобы получить лучший результат.

С чем имеем дело?

Специалисты, особенно работники, обеспечивающие качественный документооборот, должны особенно хорошо знать, что это такое – ЛНА. Далеко не всякая бумага, принимаемая внутри компании, относится к такому классу документов. Сюда включают исключительно правовые, организационные акты, утвержденные в соответствующем порядке. Обычно это - инструкции, положения. Нередко роль ЛНА на предприятии играют правила, регламенты.

Зная, что такое ЛНА, это понимание можно применять на практике, оценивая общий объем документов внутри компании. При этом стоит помнить о некоторых характерных отличиях этой группы документации от всей прочей, присутствующей в компании. Наиболее информативным источником сведений становится изданное в 2007-м под номером 48 постановление пленума ВАС. Именно тогда заседание было посвящено проблематике определения ЛНА.

лна организации это

А если подробнее?

Вникнуть, что это такое – ЛНА, можно, если обратиться к упомянутому постановлению. В нем наибольшее внимание уделено документации государственного уровня, но есть возможность проведения параллелей с делопроизводством конкретного юрлица. На основании такого анализа представляется корректным определение наиболее характерных отличительных особенностей, определяющих ЛНА на фоне прочих документов.

Одно из важнейших условий – процедура создания бумаги. Необходимо придерживаться официального порядка. Внутри документа должны содержаться нормативы, общие правила, регламентирующие деятельность некоторых лиц либо процессов, происходящих внутри фирмы. Указанный в ЛНА круг должностей обязан соблюдать положения этого документа. Одно из главных условий – возможность неоднократного применения. Хорошие образцы ЛНА – приказы по основной деятельности.

Что бывает?

Обязательные ЛНА – это приказы, регламентирующие деятельность компании. Сюда относятся различные распорядительные официальные бумаги, призванные организовывать взаимодействие на рабочем месте. Кроме собственно приказов можно издавать инструкции, публиковать правила и утверждать рабочие положения. Нередко условиям принадлежности к ЛНА соответствуют документы, оформленные в ходе заседания, совещания, а также записки, акты, договоренности, переписка, формируемые в ходе рабочего процесса.

Как следует из расшифровки, ЛНА предназначены для нормализации рабочего процесса. Следовательно, все документы такого типа должны оформляться в единой форме. Таковая прописывается при утверждении на предприятии инструкции по делопроизводству. Не менее важно задекларировать порядок присвоения реквизитов, позволяющий ориентироваться во всех ЛНА в пределах фирмы.

обязательные лна

Упорядоченность во всем

Чтобы все обязательные ЛНА на предприятии были не просто оформлены в одном стиле, но еще и понятны всему персоналу, при их формировании следует использовать специальные правила форматирования. Таковые рекомендовано в пределах каждой конкретной организации согласовывать индивидуально, утверждать, оценив мнение всех заинтересованных лиц. Наиболее веским считается мнение отдела, ответственного за формирование единого корпоративного стиля. Зачастую уже на этапе принятия самых первых документов в компании издают бумагу, регламентирующую, какие цвета, шрифты и прочие особенности необходимо применять, оформляя текст.

Подобные мелочи иным могут показаться не слишком важными, ведь суть расшифровки ЛНА – нормативные акты, то есть призванные регулировать поведение персонала. И все же не стоит недооценивать единство стилистического оформления. Это создает благоприятное впечатление, дает понять, насколько компания серьезно относится к рабочему процессу и требовательна к мелочам. Все это позволяет настроить персонал (без исключений) на рабочий лад, поднять коллективное чувство ответственности.

На примерах

Анализируя обязательные ЛНА в организации, в первую очередь нужно отметить приказ по о/д (основной деятельности). Это документ, устанавливающий основные директивы руководительствующего состава. Ежегодно первый принимаемый на новый календарный год документ – это приказ по о/д, пронумерованный первым и датированный первым рабочим днем наступившего года. Если персонал компании пренебрегает исполнением требований, прописанных в таком акте, у работодателя появляются возможности привлечения его к ответственности.

Преимущественно ЛНА, обязательные для работодателя, издаются официально в бумажной форме. Это характерно и для современных предприятий, ведущих документооборот в электронном формате. Обусловлено это действующими требованиями к ознакомлению. Персонал обязан соблюдать ЛНА лишь в случае, если им был предоставлен экземпляр для внимательного прочтения, по итогам чего ответственный работник собирает подписи с указанием должности, расшифровки, а также даты ознакомления. Лишь после оформления такого перечня с участием всех трудоустроенных на предприятии можно требовать от персонала выполнения установленных ограничений, правил.

образец лна

Некоторые особенности

Один из вариантов ознакомления персонала с ЛНА – это обеспечение всем и каждому электронной цифровой подписи. Процедура довольно дорогостоящая, но в ряде случаев она себя действительно оправдывает. Компании, организовавшие такого рода рабочий процесс, могут не беспокоиться относительно организации делопроизводства в распечатанном виде. А вот всем остальным приходится вести специальный журнал ознакомления с ЛНА. Это - документ установленной формы, фиксирующий, кто из работников в какой день был ознакомлен с каким именно локальным актом.

Организуя делопроизводство на крупном предприятии, разумно в качестве базового журнала выбрать стандартный документ, издаваемый на федеральном уровне. Такие бланки сейчас есть в свободной продаже во многих магазинах, как книжных, канцелярских, так и специализированных, работающих с предприятиями и помогающих организовать документооборот. Для маленькой фирмы такая трата денег выглядит довольно неоправданной, поэтому можно самостоятельно оформить журнал даже из простой тетради. Впрочем, здесь следует в первую очередь прислушаться ко мнению руководящего состава. Пока одни стремятся к максимально разумному расходованию средств, другие заинтересованы вкладывать немалые суммы в оформление рабочего процесса согласно статусу успешной фирмы.

Ответственность и обязательства

В норме приказы по основной деятельности, ЛНА, различные нормативные документы, принимаемые для конкретной ситуации, ряд документации – сфера ответственности отдела делопроизводства. А вот кадровые приказы и ведение личных дел, иного рода бумажные и электронные документы, связанные с трудоустройством, должны вестись бухгалтерией предприятия. В небольших фирмах ответственность за оба направления деятельности может возлагаться на один и тот же персонал, что придется четко указать в должностных обязанностях, так как в общем случае бухгалтеры не должны вести о/д, а делопроизводители – кадровые документы.

ознакомление с лна

Некоторые приказы, связанные с работой с личным составом, все же относятся к области ведения делопроизводителей. Это касается документации, формируемой в свободной форме.

Распоряжаемся фирмой

В число ЛНА входят распоряжения. Во многих компаниях именно документы такой формы – наиболее часто встречающиеся, многочисленные, регламентирующие работу фирмы. В то же время ранг распоряжения ниже, нежели приказ, изданный основным управляющим лицом – генеральным директором или иным человеком, занимающим самую высокую должность. Приказ – документ, который регламентирует работу предприятия в целом, подчиняет себе весь персонал компании, исключений быть просто не может. А вот распоряжение издается начальником отдела, распространяется только на тех лиц, кто у него в подчинении в соответствии с иерархией должностей.

Распоряжение (в большинстве случаев) представляет собой документ, расписывающий те установки, которые ранее были получены от лиц более высокого должностного уровня. Обычно они принимаются, чтобы зафиксировать все оперативные задачи, решение которых обозначено как первоочередное.

Создаем правильно

Чтобы ЛНА на предприятии имели одинаковую форму, были структурированы и стандартизированы, требования к их оформлению следует закрепить в инструкции, распространяющейся на отдел делопроизводства. В такой документации четко фиксируется, как именно можно создавать ЛНА. Прежде чем перечислять все те требования, которым должны соответствовать принимаемые ЛНА, следует прописать в инструкции все используемые термины и дать им развернутые определения, дабы предупредить разночтения в процессе работы с учетом изданного документа. Ориентируясь на определения (для их формулирования стоит обратиться к общепринятой практике федерального уровня), можно избежать многочисленных казусов.

Правильность рабочего процесса относительно ЛНА необходимо установить инструкциями с максимальной четкостью. Следует прописать процедуру оформления, четко отметить все этапы согласования проектов документа и сроки, в которые он должен быть принят. Инструкция должна содержать требования к процедуре ознакомления персонала с документом.

журнал ознакомления с лна

Пришло время посоветоваться

Невозможно представить себе работу предприятия без регулярной организации совещаний, заседаний. Для правильного ведения такого мероприятия необходимо назначение лица, ответственного за формулирование протокола, фиксирующего все, что происходит во время общения коллег. Протоколы бывают краткие, полные, но в любой форме после утверждения они становятся ЛНА. При составлении краткой формы документации указывают задачи, которые обсуждали, решения, принятые по озвученным вопросам. Второй вариант предполагает буквально дословное фиксирование всего сказанного.

Довольно распространенная практика – ведение полного протокола при организации внешнего совещания, участие в котором принимают не только трудоустроенные в фирме лица, но и представители других компаний, а также госорганов. А вот для внутренних, обычно, хватает краткой формы. Наиболее современные, обладающие хорошим техническим оснащением фирмы могут позволять себе оформление внутренних протоколов в электронном виде. А вот внешние все равно придется делать печатными, если с компаниями, чьи представители присутствовали на мероприятии, не заключено специального соглашения, регламентирующего возможность обмена документацией в электронном виде.

Важно знать

Если компания совсем небольшая, таковая редко располагает мощной техникой, не обладает возможностями обеспечения всего персонала электронными подписями. В этой ситуации любые протоколы разумно оформлять в бумажной форме, своевременно собирая подписи у всего персонала, чтобы подтвердить ознакомление работников с документом. А вот при наличии ЭЦП у трудоустроенных лиц, чье ознакомление необходимо подтвердить в конкретном случае, достаточно оформить документацию и разослать ее по электронной почте, после чего направить подготовленный и заверенный документ в СЭД, то есть систематизированное хранилище документации.

образцы лна

Многие современные компании активно развивают электронный документооборот, и среди прочих моментов необходимо отметить и электронное оформление, ведение протоколов, ознакомление персонала с этими документами. Исследования, не раз проводимые на эту тему, наглядно показывают: тем выше эффективность работы предприятия и меньше вероятность ошибок, чем эффективнее отлажено делопроизводство в электронном формате, в то время как объем бумажных документов сокращается.