В условиях современного ведения делопроизводства для правильного оформления многих документов используются такие виды штемпельной продукции, как печать и штамп. Каждый из них имеет свое назначение и область применения. Чтобы грамотно оформлять деловые бумаги, необходимо четко понимать, чем печать отличается от штампа и почему эти устройства не стоит путать между собой. С этим следует разобраться более подробно.
Назначение штампа и печати
В наши дни сложно представить себе работу какой-либо организации без использования штемпельной продукции. Инструменты типа штампов, нумераторов, печатей и датеров уже давно стали неотъемлемым атрибутом деятельности любого юридического лица. Каждый из этих предметов несет в себе индивидуальную информацию и имеет определенную область применения.
Тем не менее довольно часто у людей возникает вопрос: чем печать отличается от штампа и в каких случаях нужно применять тот или иной инструмент? Ответы на такие вопросы кроются уже в самом определении каждого устройства. Понять, чем печать отличается от штампа, можно только после того, как удастся разобраться, что они собой представляют. Для начала стоит напомнить, что печать – это инструмент, который состоит из двух частей:
- специального клише, представляющего собой рельефную пластину, предназначенную для нанесения оттиска на бумагу;
- корпуса (оснастки), внутри которого она крепится.
Это устройство используется для заверки разных документов с целью подтверждения их подлинности. Штамп, по сути, является особым видом печати. Он содержит в себе информацию, которая часто используется в работе. Получается, что штамп позволяет просто заменить часть рукописного текста.
Отсюда ясно, чем печать отличается от штампа. Разница состоит в назначении инструментов. Один из них нужен для подтверждения юридической силы и заверки важных документов, а другой – только для механического отображения повторяющейся информации.
Область применения
Специалисты, которые занимаются ведением делопроизводства, могут привести еще несколько доводов, из которых станет ясно, чем отличается печать от штампа. Ведь это часть их работы, которая связана с оформлением деловых бумаг.
Здесь можно выделить несколько различий:
- Обязательность. Согласно российским законам печать непременно должна присутствовать на каждом официальном документе. В то же время штамп применяется исключительно по желанию данного юридического лица.
- Правила нанесения. Печать всегда располагается внизу листа поверх индивидуальной подписи ответственного лица. Штамп, как правило, находится в верхней части бланка.
- Достаточность. Информация, размещенная на печати, содержит в себе все необходимые для нее данные. В отличие от этого, штамп иногда подразумевает определенные дополнения, которые обычно наносятся вручную.
Выясняя, чем отличается печать от штампа, можно сделать вывод, что помимо вида документа надо обращать внимание еще и на особенности применения каждого из этих устройств.
Форма инструмента
Многие считают, что отличие печати от штампа заключается в особой форме этих предметов. Действительно, в таком утверждении есть доля правды. Большинство печатей, как правило, имеют круглую или овальную форму. К ним относятся:
- гербовая;
- печать врача;
- адвокатская;
- основная и дополнительная печати для юридического лица или индивидуального предпринимателя.
При оттиске они дают изображение, часть информации на котором расположена по окружности.
Штампы в этом смысле отличаются большим разнообразием. Они бывают прямоугольные, квадратные, ромбовидные, овальные и треугольные. Каждый из этих образцов имеет свою область применения.
Существует несколько разновидностей штампов:
- Угловой, или адресный. Он содержит основные реквизиты предприятия и применяется в случае отсутствия фирменного бланка.
- Неотложный. Наиболее популярные из них – «Оплачено», «Получено», «Погашено».
- Штамп ограничения свободного доступа.
- Регистрационный (для входящих документов).
- Маркировочный.
- Датер.
- Нумератор.
- Экслибрис.
- Прочие («Копия верна», «Снят с учета» и другие).
- Факсимиле.
Большинство из них (за исключением последнего) имеют прямоугольную форму.
Юридическая сила
В чем же главная разница между такими инструментами, как штамп и печать? Отличие состоит в юридическом статусе документа, на который поставлен тот или иной оттиск.
Оба эти устройства в данном случае выполняют разные функции:
- Печать обычно применяется для правового подтверждения документов. Они приобретают полную юридическую силу. Кроме этого, одновременно заверяется подпись, поставленная конкретным уполномоченным лицом.
- Штамп же применяется лишь для стандартизации деловых бумаг в случае необходимости. В основном он способствует оптимизации документооборота на предприятии. Не являясь обязательным атрибутом, штампы используются исключительно по желанию руководства для облегчения работы подчиненных.
Кроме того, необходимо учесть, что печать, являясь обязательным атрибутом, находится под строгим контролем государственных органов. При ее утере необходимо сразу же обращаться в соответствующие инстанции для возобновления устройства. В то же время отсутствие штампа волнует только работников данного предприятия, которым придется искать иной способ нанесения необходимой информации.