Среди всего разнообразия документов, относящихся к деловой переписке, особое место занимает письмо-извинение. Чтобы правильно его составить, надо иметь четкое представление о бумагах подобного рода.
Характеристика документа
Деятельность любой организации связана с решением самых разных производственных и иных вопросов. Порой возникают ситуации, когда некорректные действия одной стороны могут привести к возникновению проблем для обоих партнеров. Такие конфликты требуют немедленного разрешения. Именно в этих случаях и составляется письмо-извинение.
Его скорее можно отнести к бумагам делового этикета. У такого послания есть две функции. Во-первых, виновная сторона должна попросить прощения у адресата за причиненные ею неудобства. Во-вторых, письмо-извинение должно нести в себе позитив и желание сохранить добрые отношения и взаимопонимание между сторонами. С его помощью надо попытаться сгладить острые углы и мирно решить проблему. Письмо-извинение, как правило, направляется в следующих случаях:
- Неквалифицированные действия одного из сотрудников стали достоянием общественности и привели к подрыву репутации компаньона.
- Возникло недопонимание между работниками двух компаний.
- Налицо явное невыполнение договорных обязательств.
- Форс-мажор.
Каждая из этих ситуаций по-своему привела к возникновению конфликта, который надо попытаться разрешить, принеся искренние извинения
Правила оформления
Официальное письмо-извинение обязательно должно быть оформлено на бланке, который представляет собой лист формата А4 с нанесенными на нем реквизитами, расположенными определенным образом. Оно пишется от имени руководителя одного предприятия и направлено ко всему коллективу другого. Конечно, ведь директор чаще всего извиняется не за себя, а за действия своих подчиненных.
Иногда такое письмо составляет ответственный представитель фирмы и адресует его клиенту, которому было причинено неудобство. Такой вид письма считается одним из самых сложных. Слова должны быть подобраны так, чтобы в их искренность хотелось верить. От этого очень часто зависит исход дела. Неверные действия всегда надо уметь признавать и стараться использовать любую возможность для того, чтобы все исправить. Представитель противной стороны должен поверить, что допущенная ошибка впредь не повторится. Подобное обращение направлено на минимизацию конфликта с целью сохранения в дальнейшем добрых партнерских отношений.
Структура документа
Чтобы подготовить письмо-извинение, образец необязательно иметь под рукой. Его можно составить самостоятельно. Для этого сначала надо вспомнить, что письма такого характера обычно состоят из трех частей:
- вводной (вступительной);
- основной;
- заключительной.
Для написания текста лучше использовать специальный план, с помощью которого легче будет последовательно выражать свои мысли.
В таком обращении можно выделить несколько пунктов:
- Сначала нужно выразить свою признательность за то, что партнер сообщил о сложившейся ситуации.
- Затем выразить свое сожаление о том, что все произошло именно так.
- Далее идут непосредственные извинения.
- После этого надо попытаться объяснить причину, по которой произошло подобное недоразумение.
- В самом конце нужно заверить адресата в искренней признательности и выразить надежду на возобновление прежних отношений. Кроме этого, стоит отдельно подчеркнуть важность совместной работы.