Вести деловую переписку иногда оказывается совсем непросто. Подчас приходится составлять бумаги, которые имеют вполне определенную направленность. Среди них особое место занимает письмо-приглашение.
Основные понятия
В служебной переписке есть свои законы и правила. Каждый документ, составленный на какую-то конкретную тему, имеет определенный вид. Так же и письмо-приглашение - его суть отражена уже в самом названии.
Это почтовое отправление предназначено для того, чтобы пригласить человека или группу людей для участия в предстоящем запланированном мероприятии. Казалось бы, ничего сложного здесь нет. На самом деле правильно передать словами свою мысль совсем непросто. Существуют разные варианты подобного обращения. Письмо-приглашение предназначено для того, чтобы побудить конкретное лицо (или группу) к действию. Оно содержит в себе призыв и одновременно уточняет некоторые его обстоятельства. Такой документ может быть приглашением на выставку или собеседование, деловую встречу или конференцию, семинар или иное мероприятие. В каждом из перечисленных случаев это письмо выступает в роли посредника. Оно не заставляет, не указывает, но передает адресату просьбу отправителя.
Преимущества документа
Многие организации по привычке продолжают использовать устный способ общения. Они считают, что приглашать людей с помощью звонков и личных бесед намного эффективнее, чем отправлять им почтовые послания. Конечно, при непосредственном контакте легче донести до собеседника любую мысль. Но если внимательно присмотреться, то можно заметить, что письмо-приглашение все-таки имеет несколько существенных преимуществ:
- Этим документом отправитель показывает уважение к каждому адресату.
- Такую бумагу можно оформить соответствующим образом, чтобы она уже своим внешним видом указывала на направленность предстоящего события.
- Наличие на руках такого письма дает возможность использовать его при необходимости в качестве пригласительного билета. Это гарантирует, что на мероприятие придет именно тот, кому обращение было направлено.
- Документ постоянно находится у адресата и не дает ему забыть о месте, времени и тематике будущей встречи. Ведь в условиях современной жизни иногда сложно вовремя вспомнить о чем-то важном. Бумага, которая будет все время находиться перед глазами, не даст человеку об этом забыть.
- Такой вариант удобен в том случае, если с конкретными людьми в настоящее время невозможно связаться другими способами.
Все эти причины лишний раз подчеркивают положительные стороны письменного обращения подобного рода.
Правила составления письма
Приглашение, выраженное в письменной форме, является одним из видов письма-извещения. Это видно из названия самого документа. По сути, оно ставит адресата в известность, что в конкретном месте в назначенное время будет проходить то или иное мероприятие. Отправитель хочет быть уверенным в том, что все приглашенные люди непременно откликнутся и придут на встречу.
А для этого надо знать, как составить письмо-приглашение. Здесь необходимо учесть несколько важных моментов:
- Если мероприятие носит официальный характер или предусматривает впоследствии личное общение, его следует оформить на фирменном бланке. Это дополнительно подчеркнет его серьезность и обязательность предстоящей встречи.
- Письмо должно быть отправлено заблаговременно, чтобы у человека было достаточно времени подумать и принять решение. Возможно, он захочет отказаться. В этом случае у него будет возможность связаться с организаторами и сообщить им об этом.
- Так как подобный документ относится все-таки к разряду служебной корреспонденции, при его составлении необходимо придерживаться делового стиля.
- Составлять его лучше в двух экземплярах, чтобы один оставался в организации для подтверждения.
Любое приглашение должно состоять из следующих частей:
- Стандартная «шапка», в которой указываются координаты адресата.
- Обращение типа «Рады сообщить» или «Уважаемый партнер», при необходимости можно обратиться к конкретному адресату. Например, «Уважаемый Дмитрий Сергеевич!».
- Основная часть приглашения с изложением всех подробностей проведения мероприятия.
- Подпись ответственного лица с указанием должности, подписью и полной расшифровкой Ф.И.О.
В случае соблюдения всех перечисленных правил можно рассчитывать, что отправленное письмо даст нужный результат.