Рубрики
...

Письмо-приглашение. Разновидности деловой переписки.

Вести деловую переписку иногда оказывается совсем непросто. Подчас приходится составлять бумаги, которые имеют вполне определенную направленность. Среди них особое место занимает письмо-приглашение.

Основные понятия

В служебной переписке есть свои законы и правила. Каждый документ, составленный на какую-то конкретную тему, имеет определенный вид. Так же и письмо-приглашение - его суть отражена уже в самом названии.

письмо приглашение

Это почтовое отправление предназначено для того, чтобы пригласить человека или группу людей для участия в предстоящем запланированном мероприятии. Казалось бы, ничего сложного здесь нет. На самом деле правильно передать словами свою мысль совсем непросто. Существуют разные варианты подобного обращения. Письмо-приглашение предназначено для того, чтобы побудить конкретное лицо (или группу) к действию. Оно содержит в себе призыв и одновременно уточняет некоторые его обстоятельства. Такой документ может быть приглашением на выставку или собеседование, деловую встречу или конференцию, семинар или иное мероприятие. В каждом из перечисленных случаев это письмо выступает в роли посредника. Оно не заставляет, не указывает, но передает адресату просьбу отправителя.

Преимущества документа

Многие организации по привычке продолжают использовать устный способ общения. Они считают, что приглашать людей с помощью звонков и личных бесед намного эффективнее, чем отправлять им почтовые послания. Конечно, при непосредственном контакте легче донести до собеседника любую мысль. Но если внимательно присмотреться, то можно заметить, что письмо-приглашение все-таки имеет несколько существенных преимуществ:

  1. Этим документом отправитель показывает уважение к каждому адресату.
  2. Такую бумагу можно оформить соответствующим образом, чтобы она уже своим внешним видом указывала на направленность предстоящего события.
  3. Наличие на руках такого письма дает возможность использовать его при необходимости в качестве пригласительного билета. Это гарантирует, что на мероприятие придет именно тот, кому обращение было направлено.
  4. Документ постоянно находится у адресата и не дает ему забыть о месте, времени и тематике будущей встречи. Ведь в условиях современной жизни иногда сложно вовремя вспомнить о чем-то важном. Бумага, которая будет все время находиться перед глазами, не даст человеку об этом забыть.
  5. Такой вариант удобен в том случае, если с конкретными людьми в настоящее время невозможно связаться другими способами.

Все эти причины лишний раз подчеркивают положительные стороны письменного обращения подобного рода.

Правила составления письма

Приглашение, выраженное в письменной форме, является одним из видов письма-извещения. Это видно из названия самого документа. По сути, оно ставит адресата в известность, что в конкретном месте в назначенное время будет проходить то или иное мероприятие. Отправитель хочет быть уверенным в том, что все приглашенные люди непременно откликнутся и придут на встречу.

как составить письмо приглашение

А для этого надо знать, как составить письмо-приглашение. Здесь необходимо учесть несколько важных моментов:

  1. Если мероприятие носит официальный характер или предусматривает впоследствии личное общение, его следует оформить на фирменном бланке. Это дополнительно подчеркнет его серьезность и обязательность предстоящей встречи.
  2. Письмо должно быть отправлено заблаговременно, чтобы у человека было достаточно времени подумать и принять решение. Возможно, он захочет отказаться. В этом случае у него будет возможность связаться с организаторами и сообщить им об этом.
  3. Так как подобный документ относится все-таки к разряду служебной корреспонденции, при его составлении необходимо придерживаться делового стиля.
  4. Составлять его лучше в двух экземплярах, чтобы один оставался в организации для подтверждения.

Любое приглашение должно состоять из следующих частей:

  1. Стандартная «шапка», в которой указываются координаты адресата.
  2. Обращение типа «Рады сообщить» или «Уважаемый партнер», при необходимости можно обратиться к конкретному адресату. Например, «Уважаемый Дмитрий Сергеевич!».
  3. Основная часть приглашения с изложением всех подробностей проведения мероприятия.
  4. Подпись ответственного лица с указанием должности, подписью и полной расшифровкой Ф.И.О.

В случае соблюдения всех перечисленных правил можно рассчитывать, что отправленное письмо даст нужный результат.