Среди огромного количества вариантов деловой переписки особого внимания заслуживает письмо-подтверждение. Что же это такое и в каких случаях следует составлять подобный документ?
Основная цель
Деловая этика всегда предусматривает взаимное уважение между сторонами. Это обязательное условие для нормального ведения дел. Без него невозможно себе представить любое длительное и плодотворное сотрудничество. Письмо-подтверждение иногда бывает просто необходимо.
Само по себе оно не настолько важно. Это лишь жест вежливости. Он дает понять, что то, о чем договаривались накануне партнеры, произошло. То есть письмо-подтверждение констатирует свершение какого-то факта или действия. В этом случае есть два варианта:
- Подтверждение получения товаров, писем или иных документов, которые отправлены по предварительному запросу. Здесь одна из сторон ставит в известность другую о том, что действие выполнено.
- Подтверждение согласия с чем-то конкретным (ценой или количеством товара, датой предстоящих переговоров, условиями отправки грузов и другие). Тут компаньоны высказывают свое одобрение относительно отдельных моментов договоренности.
Отсюда понятно, что письмо-подтверждение - это необязательный документ. Но его отправка лишний раз показывает партнеру, с каким вниманием и уважением к нему относятся.
Правила написания
Чтобы разобраться, как написать письмо-подтверждение, надо знать основные правила оформления деловых бумаг. Не стоит браться за работу, пока не будет до конца ясен смысл такого обращения. По сути, здесь нет ничего сложного.
Подобное письмо, как и вся остальная деловая корреспонденция, должно состоять из трех частей: заголовка, текста и заключения. Каждая из них несет свою смысловую нагрузку:
- Заголовок в первую очередь содержит в себе реквизиты в виде даты отправления и исходящего регистрационного номера.
- Содержание обычно делится на две части: введение и основной текст. Такое письмо, как правило, начинается с обращения к адресату. Это обычные правила хорошего тона. В большинстве случаев его пишут на имя руководителя компании-партнера, но иногда целесообразно адресовать такую служебную бумагу специалисту, который непосредственно занимается решением данного вопроса. Например, подтверждение заказа на выполнение работ можно отправить коммерческому директору или заместителю по производству.
- В заключении принято выражать благодарность. Можно также добавить несколько слов о желании продолжать сотрудничество.
Подобные сообщения позволяют партнерам быть уверенными друг в друге.
Составление письма
Некоторые путают такой документ с извещением. Но между этими двумя письмами есть огромная разница. Один из них просто сообщает о каком-то факте или событии, а другой подтверждает совершение конкретного действия на основании предварительной договоренности. Чтобы не допускать ошибок, необходимо знать, как должно выглядеть письмо-подтверждение. Образец можно составить самостоятельно, так как специально утвержденного бланка такого делового письма не существует.
Оформлять его следует на фирменном бланке организации-отправителя. Если у предприятия нет такового, то можно использовать угловой штамп. Информацию надо размещать последовательно:
- Сначала в левом углу в специальных графах указать номер и дату в соответствии с записью в регистрационном журнале.
- Затем справа указать полные реквизиты адресата (наименование компании и адрес, должность и Ф. И. О. получателя).
- Чуть ниже пишется ключевая фраза, в которой содержится суть данного послания.
- Основная часть начинается с обращения к адресату. Лучше это делать по имени и отчеству, а в самом начале добавить слово «уважаемый».
- Далее понятными словами надо сообщить о том, что условия договоренности выполнены.
- После этого должны идти слова признательности.
- Закончить текст можно фразой «С уважением».
Документ идет за подписью руководителя, которая обязательно должна быть подтверждена печатью организации.