Рубрики
...

В каких случаях необходимо составлять письмо-подтверждение?

Среди огромного количества вариантов деловой переписки особого внимания заслуживает письмо-подтверждение. Что же это такое и в каких случаях следует составлять подобный документ?

Основная цель

Деловая этика всегда предусматривает взаимное уважение между сторонами. Это обязательное условие для нормального ведения дел. Без него невозможно себе представить любое длительное и плодотворное сотрудничество. Письмо-подтверждение иногда бывает просто необходимо.

письмо подтверждение

Само по себе оно не настолько важно. Это лишь жест вежливости. Он дает понять, что то, о чем договаривались накануне партнеры, произошло. То есть письмо-подтверждение констатирует свершение какого-то факта или действия. В этом случае есть два варианта:

  1. Подтверждение получения товаров, писем или иных документов, которые отправлены по предварительному запросу. Здесь одна из сторон ставит в известность другую о том, что действие выполнено.
  2. Подтверждение согласия с чем-то конкретным (ценой или количеством товара, датой предстоящих переговоров, условиями отправки грузов и другие). Тут компаньоны высказывают свое одобрение относительно отдельных моментов договоренности.

Отсюда понятно, что письмо-подтверждение - это необязательный документ. Но его отправка лишний раз показывает партнеру, с каким вниманием и уважением к нему относятся.

Правила написания

Чтобы разобраться, как написать письмо-подтверждение, надо знать основные правила оформления деловых бумаг. Не стоит браться за работу, пока не будет до конца ясен смысл такого обращения. По сути, здесь нет ничего сложного.

как написать письмо подтверждение

Подобное письмо, как и вся остальная деловая корреспонденция, должно состоять из трех частей: заголовка, текста и заключения. Каждая из них несет свою смысловую нагрузку:

  1. Заголовок в первую очередь содержит в себе реквизиты в виде даты отправления и исходящего регистрационного номера.
  2. Содержание обычно делится на две части: введение и основной текст. Такое письмо, как правило, начинается с обращения к адресату. Это обычные правила хорошего тона. В большинстве случаев его пишут на имя руководителя компании-партнера, но иногда целесообразно адресовать такую служебную бумагу специалисту, который непосредственно занимается решением данного вопроса. Например, подтверждение заказа на выполнение работ можно отправить коммерческому директору или заместителю по производству.
  3. В заключении принято выражать благодарность. Можно также добавить несколько слов о желании продолжать сотрудничество.

Подобные сообщения позволяют партнерам быть уверенными друг в друге.

Составление письма

Некоторые путают такой документ с извещением. Но между этими двумя письмами есть огромная разница. Один из них просто сообщает о каком-то факте или событии, а другой подтверждает совершение конкретного действия на основании предварительной договоренности. Чтобы не допускать ошибок, необходимо знать, как должно выглядеть письмо-подтверждение. Образец можно составить самостоятельно, так как специально утвержденного бланка такого делового письма не существует.

письмо подтверждение образец

Оформлять его следует на фирменном бланке организации-отправителя. Если у предприятия нет такового, то можно использовать угловой штамп. Информацию надо размещать последовательно:

  1. Сначала в левом углу в специальных графах указать номер и дату в соответствии с записью в регистрационном журнале.
  2. Затем справа указать полные реквизиты адресата (наименование компании и адрес, должность и Ф. И. О. получателя).
  3. Чуть ниже пишется ключевая фраза, в которой содержится суть данного послания.
  4. Основная часть начинается с обращения к адресату. Лучше это делать по имени и отчеству, а в самом начале добавить слово «уважаемый».
  5. Далее понятными словами надо сообщить о том, что условия договоренности выполнены.
  6. После этого должны идти слова признательности.
  7. Закончить текст можно фразой «С уважением».

Документ идет за подписью руководителя, которая обязательно должна быть подтверждена печатью организации.