Дефектная ведомость, образец которой будет представлен в статье, оформляется при выявлении недостатков, изъянов либо брака в изготовленной продукции. Обнаружение их может осуществляться в процессе контроля качества покупателем, реализатором или непосредственно самим производителем. Рассмотрим подробнее, как заполняется дефектная ведомость на ремонт. 
Общие требования
Многие специалисты интересуются, существует ли для рассматриваемого документа образец? Дефектная ведомость на ремонт составляется с учетом требований, установленных в ст. 9 ФЗ № 129. Дело в том, что унифицированная форма указанного документа отсутствует. Тем не менее при его составлении необходимо использовать общие правила. В частности, следует учитывать, что все операции, которые осуществляются на предприятии, должны подтверждаться оправдательными документами. Они выступают в качестве первичных бумаг, в соответствии с которыми ведется бухучет. Поэтому такая документация принимается на предприятии, если она оформлена согласно формам, присутствующим в специальных альбомах. Если же унифицированная форма отсутствует, то обязательными условиями принятия бумаг к учету является наличие установленных реквизитов.
Обязательная информация
Что должна содержать дефектная ведомость? Образец документа включает в себя:
- Наименование.
- Дату оформления.
- Название предприятия, от имени которого формируется дефектная ведомость.
- Описание производимой операции.
- Единицы измерения в денежном и натуральном выражении.
- Название должностей сотрудников, ответственных за выполнение операции и правильность ее документирования.
- Подписи уполномоченных лиц.
Нюансы
Перечень сотрудников, которыми могут визироваться первичные документы, в том числе и дефектная ведомость, утверждается руководителем предприятия по согласованию с гл. бухгалтером. Если оформлению подлежат операции с деньгами, подписывают бумаги директор организации и старший работник бухгалтерии. Допускается визирование документа уполномоченными ими сотрудниками. Дефектная ведомость составляется в момент совершения операции. В частности, при осмотре объекта и выявлении в нем изъянов. Если же это невозможно по каким-то причинам, документ оформляется по его окончании. Качественное и своевременное составление бумаги обеспечивают ответственные лица. Они также осуществляют передачу документа в установленный срок в бухгалтерию для последующего отражения данных в отчетности.
Содержание
Зачем нужна дефектная ведомость? Бланк необходим для отражения информации, полученной в ходе визуального осмотра проблемного объекта. Документ должен ответить на следующие вопросы:
- Что осматривается и какие участки содержат изъяны. Проще говоря, необходимо идентифицировать объект и внести описание в документ. Дефектная ведомость, таким образом, должна содержать инвентарный номер, сведения из техпаспорта.
- Почему необходимо устранение брака. Необходимо описать, какие проблемы уже имеются и какие могут возникнуть, если своевременно не заменить те или другие элементы. Эту часть документа заполняют представители эксплуатационного отдела. Эти специалисты знают содержание технических регламентов, в соответствии с которыми предписывается осуществление периодических ремонтов. Представители этого отдела верно опишут ситуацию и суть поломки.
- Какие мероприятия нужны для приведения объекта в рабочее состояние. Данный раздел заполняет сотрудник ремонтного цеха или подрядчик. Здесь описывается непосредственно процесс устранения недостатка, указываются детали, подлежащие замене.
Кем подписывается дефектная ведомость?
Бланк составляется и визируется членами комиссии. Утверждение документа осуществляется руководителем предприятия или уполномоченным им сотрудником. Например, если составляется дефектная ведомость на автомобиль, то утвердить ее может заведующий гаражом. Документ необходимо оформлять вместе с исполнителем работ. В этом случае не возникнет ситуации, когда объект сдан на ремонт, а при приемке выявились дополнительные дефекты. Если же такое произошло, то лицо, передающее материальную ценность, должно составить служебную записку. В ней сотрудник описывает, какие еще мероприятия необходимы, какие детали еще нужно заменить и сколько это будет стоить. Записка утверждается тем же лицом, которым была одобрена ведомость. 
Назначение
Можно выделить три главные причины, по которым на каждом предприятии должна быть дефектная ведомость:
- Хозяйственная выгода. Проводя осмотр объекта, в дефектную ведомость вносится описание проблемы и мероприятия, необходимые для ее устранения. Это позволяет предотвратить аналогичные изъяны в производстве продукции. На основании сведений разрабатываются мероприятия по недопущению подобных ситуаций.
- Налогообложение. Ремонт должен быть экономически оправдан. Например, служащий налоговой инспекции при проверке может поинтересоваться у бухгалтера, почему покраска стен в цехах осуществляется дважды в год. Однако ответить на это специалист не сможет, потому что он не знает, зачем это нужно. Но, имея дефектную ведомость, бухгалтер вполне может обосновать все ремонтные мероприятия в компании. Этот документ составляется при участии профессионалов, которые сами указывают в документе характер работ, их обоснованность в соответствии с регламентами.
- Прозрачность операции. При составлении дефектной ведомости становится ясно, что будет осуществляться: модернизация или ремонт. Зачастую эти мероприятия классифицируют по стоимости. Если требуется большое вложение средств, то это - модернизация, если не так много, то - ремонт. Однако в данном случае важно содержание операций, а не их цена.
Важный момент
Специалисты рекомендуют разработать для каждого объекта отдельный образец. Дефектная ведомость на ремонт оборудования по содержанию будет отличаться от документа, составляемого при осмотре помещения. Содержание бумаги должно быть понятно не только для членов комиссии, но и для контрольных организаций. Этот документ выступает в качестве основного при обосновании сметы расходов. В нем присутствует перечень изъянов, объемы работ, выводы и рекомендации по устранению дефектов.
Заключение
Таким образом, дефектная ведомость имеет важное практическое значение на предприятии. Она выступает в первую очередь как способ фиксации изъянов, обнаруженных при осмотре проблемного объекта. Кроме этого, документ отражает экономическое обоснование предполагаемых работ по устранению выявленных недостатков.
Дефектная ведомость включается в категорию первичных бумаг, которые принимаются бухгалтерией в процессе учета. В случае небольшого объема работ вместо нее может составляться акт. В отличие от ведомости, он оформляется самими работниками, уполномоченными руководством или начальником цеха. То есть в этом случае нет необходимости формировать специальную комиссию из трех представителей. Тем не менее акт также должен отражать полную картину сложившейся ситуации. В нем, как и в ведомости, должны быть указаны конкретные поломки, мероприятия, которые необходимо провести, а также стоимость работ.