Организация, как и гражданин, имеет определённое место жительства: для физического лица оно указывается в паспорте, а для юридического - закрепляется в учредительных документах. Официальный адрес организации называют юридическим адресом.
Почему необходим юридический адрес?
Чтобы зарегистрировать учредительные документы юридического лица, для начала необходимо определиться с официальным адресом. Юридический адрес в обязательном порядке указывается в уставе предприятия и обычно соответствует местонахождению его органа управления: правления, совета директоров.
Для юридического адреса подойдёт месторасположение здания, переданного учредителями в собственность или управление вновь создаваемому предприятию. Можно использовать также и адрес арендуемого помещения: в таком случае при регистрации обязательно предоставляется договор.
Большие организации обычно имеют несколько адресов, хотя это не обязательно. Юридический адрес может быть единственным для организации: и официальным, и фактическим, и почтовым.
Для чего используют юридический адрес?
- По указанному адресу предприятие становится на учет в налоговых органах, а также в различных государственных фондах, сдаёт отчетность, вносит необходимые платежи. Получение разрешений, деклараций и других документов требует указания юридического адреса.
- Любая организация участвует в хозяйственном обороте и заключает договоры, в которых обязательно указывается юридический адрес, как неотъемлемый реквизит юридического лица.
- По юридическому адресу подаются претензии и иски, а значит, он имеет существенное значение для контрагента. Адрес является одним из существенных условий большинства договоров.
- Юридический адрес важен и для клиентов - это своего рода гарантия их прав.
Кого нужно уведомить об изменении юридического адреса?
Ваше предприятие переехало в другое здание и изменило юридический адрес? Обязательно уведомьте об этом ваших партнеров! К ним относятся:
- государственные и контролирующие органы;
- контрагенты по договорам;
- клиенты.
Первая категория партнеров достаточно серьёзна: уведомлять их об изменении реквизитов обязывает закон, в противном случае могут последовать суровые санкции.
Контрагенты по договорам - важные субъекты для любого предприятия. Проведите инвентаризацию заключенных хозяйственных договоров - в них наверняка предусмотрена ваша обязанность направить письменные уведомления.
Письмо о смене юридического адреса для клиентов - особый документ, ведь именно они являются потребителями вашей продукции. Такое письмо следует составить доступным и понятным языком, изложив лишь самое необходимое. Такое письмо можно разместить на рекламных проспектах, квитанциях, счетах или уведомлениях, которые вы обычно рассылаете клиентам.
Заранее подготовьте письмо о смене юридического адреса: бланк должен содержать только самую необходимую информацию, а также ваши новые реквизиты. Соблюдайте нормы делового письма и этические требования при составлении этого документа, ведь позитивная репутация у партнеров - залог вашего успеха.
Письмо о смене юридического адреса: образец
Ниже приведён пример такого письма: вы можете свободно использовать его, доработав под собственные потребности, ведь этот документ проверен практикой.
Уважаемый клиент!
Обращаем Ваше внимание, что с 20 апреля 2015 года юридический адрес нашего предприятия изменился. Новый адрес: ул. Кравцова, 3.
Просим вас в дальнейшем обращаться по указанному адресу, а также направлять сюда свои письменные предложения и обращения.
С уважением,
Директор ЧП «Л» Лагов Я. Т.
А если заключён договор?
Следует помнить, что юридический адрес выступает важным реквизитом договора и одним из его существенных условий, поэтому договор подлежит корректировке.
Закон разрешает вносить изменения в него в той же форме, в которой он был заключён: для этого на практике используют двухсторонние дополнительные соглашения. Привёдем образец такого документа.
Дополнительное соглашение к договору поставки № 1
ООО «К», в лице директора Крутова А. В., действующего на основании устава, именуемое в дальнейшем «Поставщик», с одной стороны, и ЧП «Л», в лице директора Лагова Я. Т., действующего на основании устава, именуемое в дальнейшем «Покупатель», с другой стороны, заключили это дополнительное соглашение о нижеследующем:
- Пункт 7 договора «Адреса сторон» изложить в редакции: «Улица Кравцова, дом 3».
- Остальные условия договора остаются без изменений.
- Дополнительное соглашение оформлено в двух оригинальных экземплярах, по одному у каждой из сторон, скреплено подписями и печатями.
- Дополнительное соглашение является неотъемлемой частью договора.
Подписи сторон:
Директор ООО «К»
Директор ЧП «Л».
Именно такая форма уведомления о смене юридического адреса при наличии договора является легитимной, её и рекомендуется придерживаться, чтобы избежать неприятных моментов.
Помните, письмо о смене юридического адреса не только обязательно в отдельных случаях, но и просто необходимо тем, кто заботится о своей деловой репутации.