Первичный документ (КО-2) учета бумаг — расходный кассовый ордер (РКО). Выдавая деньги из кассы организации, кассир оформляет бланк. Сам документ выписывается бухгалтером или другим ответственным лицом в единичном экземпляре.
Применение РКО
Бланк РКО принят Министерством статистики. Ордер оформляется в случае, когда наличные средства выдаются сотруднику компании. И неважно, состоит работник в штате или нет.
Кассиром заполняется расходный кассовый ордер при получении средств из кассы, чтобы передать их сотруднику банка для зачисления денег на счет предприятия. Форма КО-2 необходима в случае выдачи общей суммы персоналу по платежной или расчетной ведомости.
При оформлении документа не допускаются исправления, помарки. Если они присутствуют, то бланк переписывается заново.
Выдача денежных средств
По бланку расходного ордера выдаются заработная плата, средства поставщикам за оплаченные товары и другие услуги.
Перед тем как заполнить расходный кассовый ордер и выдать средства, кассир обязан удостовериться в подлинности подписи руководителя и бухгалтера организации, разрешивших выдачу определенной суммы.
Если к расходнику приложены акты, счета, заявления и другие бумаги с разрешительной подписью директора компании, то на бланке его подпись необязательна.
Кассир должен выдавать средства по документу, удостоверяющему личность. Получение денег третьими лицами допускается по доверенности. Если получатель — физическое лицо, то документ заверяется нотариально.
Сторона, получающая деньги, собственноручно проставляет в расходной бумаге сумму прописью. Указывается наименование, серия, номер удостоверения личности и подпись. Если подпись на ордере отсутствует, то проведенные суммы будут занесены как недостача и взысканы с зарплаты кассира.
Максимальная сумма к выдаче наличными — 100 тысяч рублей. Средства, превышающие это значение, оформляются по безналичному расчету.
После выплаты кассир подписывает расходный кассовый ордер. В форме и сопроводительных бумагах ставится штамп «Оплачено», указывается дата. В конце рабочего дня информация из приходных и расходных ордеров переносится в кассовую книгу.
Правила оформления
При заполнении ордера не допускаются исправления и помарки. Если в оформленном документе обнаружилась ошибка, то бумага переписывается на основании справки бухгалтера, где указывается по существу суть неточности и необходимость ее исправления.
Форма КО-2 — расходный кассовый ордер. Правила заполнения соблюдаются в соответствии с оформлением первичной бухгалтерской документации.
Образец оформления
- В таблице «Коды» проставляется ОКПО организации.
- В начале документа указывается наименование компании в соответствии с Уставом. Ставится дата оформления бланка.
- Строка «Корреспондирующий счет, субсчет» — дебет, то есть фиксация бухгалтерской проводки.
- «Кредит» — бухгалтерский счет для учета наличных средств.
- Графа «Сумма» содержит значение прописью и цифрами.
- Раздел «Код целевого назначения» проставляется в том случае, если в компании предусмотрена система кодирования (цель выдачи наличности). Если система отсутствует, то ставится прочерк.
- Строка «Выдать» — название предприятия или инициалы лица, с которым ведутся расчеты.
- В строке «Основание» указывается проводка операции: выдача зарплаты, расчет с поставщиками и другие действия. Допускается формулировка «личные нужды», если сумма выдается на командировочные расходы.
- Раздел «Приложение» — перечисление документов, прилагаемых к ордеру.
- Расходный кассовый ордер (образец заполнения) содержит строки для подписей администрации предприятия: директора и главного бухгалтера.
- В графе «Получил» получатель указывает сумму. Расписывается в документе и ставит дату.
- В разделе «По» проставляются реквизиты документа — подтверждение выдачи денег.
- После выдачи суммы кассир расписывается с расшифровкой на бланке.
Электронная форма
Согласно унифицированным формам, расходный кассовый ордер допускается оформлять в электронном виде. КО-2 ведется в программных продуктах «1C: Бухгалтерия», «БухСофт» и других специализированных приложениях.
Форма заполняется, распечатывается на принтере перед выдачей средств. Ордер подписывается администрацией организации. Получатель указывает необходимую сумму, ставит свою подпись и дату. Кассир расписывается в бланке после выдачи денег.
Дата составления формы должна соответствовать дню, когда произошла проводка операции по выдаче средств.
Расходный документ не выдается лицам, получившим деньги. Бланк регистрируется в журнале КО-3 — книге для хранения приходных и расходных ордеров. Нумерация РКО проставляется согласно очередности. Операция по выдаче наличности регистрируется в кассовом журнале КО-4 с обязательным указанием номера и даты расходника.
Допускается выдавать деньги как в национальной, так и в иностранной валюте.
Скачать расходный кассовый ордер (бланк)