При запуске нового проекта высшее руководство обязательно определяет ответственного за его планирование и организацию работ. У данной должности существует множество названий, которые упоминаются в теории и практике. Самым распространенным является "руководитель проекта". Подробно остановимся на его обязанностях, нюансах профессии и трудностях.
Должность "руководитель проекта". Как и кем назначается?
Руководитель проекта наделяется соответствующими полномочиями инвестором, заказчиком или генеральным подрядчиком. Он занимается менеджментом всех фаз и процессов, включая координацию и контроль за любыми действиями участников. Естественно, на руководителе лежит полная ответственность за управление проектами. Со специалистом заключают контракт, в котором прописаны основные функции, обязанности, ответственность и, естественно, система оплаты.
Такого соискателя редко приглашают со стороны, чаще всего это сотрудник данной компании. Остановимся на достоинствах и недостатках подобных назначений.
Плюсы и минусы назначения "своего" руководителя проекта
Достоинства такого решения являются очевидными.
- Первый плюс. Сотрудник знает и понимает специфику бизнеса данной компании, как говорится от "А" до "Я".
- Второй плюс. У него существуют устоявшиеся связи и отношения в компании с сотрудниками, прозрачные способы воздействия и лоббирования. Поэтому работники будут чувствовать себя более комфортно и эмоционально спокойно со "своим" руководителем.
- Третье достоинство. "Своему" сотруднику можно предложить меньшую зарплату, чем "чужому" соискателю. Компенсируется данная разница тем, что он получает явное повышение по службе.
Минусы назначения руководителя проекта из "своих".
- Во-первых, у такого сотрудника фирмы, как правило, взгляд более узкий, привычный и «замыленный» на сложившуюся ситуацию и текущий проект.
- Во-вторых, соискатель из "своих" имеет малую дистанцию с будущей командой. Поэтому нередко будущие иерархические отношения "руководитель-подчиненный" в процессе работы не всегда складываются.
В-третьих, "своему" сотруднику сложно рассматривать данный проект комплексно и объективно. Обычно он начинает лоббировать местнические интересы, подвергаясь воздействию формальных или неформальных групп. Причем чаще всего он принадлежит к одной из них.
Плюсы и минусы назначения "чужого" руководителя проекта
Можно выделить следующие достоинства.
- Во-первых, наличие «незамыленного», свежего и комплексного взгляда на предлагаемый проект и данный бизнес.
- Во-вторых, сотрудник со стороны не имеет никаких отношений с будущей командой. Поэтому у него есть возможность занять руководящие позиции.
- В-третьих, существует выбор среди профессионалов именно в области менеджмента. В настоящее время рынок труда может предложить огромное количество специалистов в необходимой области, имеющих соответствующее образование и опыт работы.
- В-четвертых, такой руководитель сможет привлечь новые связи и определенные возможности.
Недостатки назначения менеджера по проектам из "чужих".
- Во-первых, приглашенный со стороны не всегда знает бизнес и понимают его специфику.
- Во-вторых, сотрудник не знает коллектив, систему отношений и способы влияния на него. Руководителю понадобится дополнительное время для того, чтобы освоиться и зарекомендовать себя. Более того, как правило, он будет стремиться привести в команду "своих" людей и привлечь имеющиеся связи.
В-третьих, приглашенному менеджеру обычно необходимо больше платить. Самое главное - чтобы финансовые издержки компенсировались конечным результатом.
Задачи руководителя проекта
Остановимся на основных из них.
- Во-первых, работа "руководитель проектов" заключается в подготовке плана менеджмента, организации планирования и непрерывной адаптации текущего процесса.
- Во-вторых, он должен контролировать расписание; планировать ресурсы, финансы, качество; управлять перспективой и рисками.
- В-третьих, управление проектами включает, естественно, их выполнение и завершение. Менеджер должен осуществить PR проекта и маркетинг, а также создать доверие к нему.
Обязанности специалиста
Руководитель проекта должен:
- взаимодействовать со своим непосредственным начальством, подразделениями и структурами, командой в целом и отдельными сотрудниками команды, привлекаемыми исполнителями;
- обеспечивать контакты с внешними структурами (заказчик, спонсор, подрядчики, контрагенты, поставщики);
- поддерживать эффективную инфраструктуру и систему управления;
- составлять отчетность и контролировать ведение документации.
Более подробно ответственность, функции, права и обязанности, которые должен выполнять руководитель проекта, инструкция типовая содержит. Естественно, ее всегда можно дополнить.
Трудности работы руководителя проекта
На практике менеджер должен решать много проблем.
- Во-первых, руководитель проекта несет полную ответственность за итоговый результат. Но, в то же время, у него отсутствуют достаточные полномочия для того, чтобы распоряжаться персоналом и ресурсами.
- Во-вторых, он обязан своевременно реагировать на любые отклонения и ошибки в процессе реализации проекта, проводя необходимые изменения.
- В-третьих, у менеджера окончательно не определены полномочия и деятельность. Данные пункты постоянно корректируются в зависимости от уникальности проекта, возникающих ограничений и рисков. Более того, данный специалист занимается координацией и интегрированием всех действия.
- В-четвертых, у руководителя нередко возникают сложности общения из-за большого количества сторон, вовлеченных в проект. Это - непосредственный начальник, заказчик, команда проекта, общественность. Традиционно они имеют различные интересы.
- В-пятых, обычно ежедневно всплывают непредвиденные организационные и технические трудности. Одной из самых распространенных является то, что поставщики и подрядчики нарушают свои обязательства.
Поэтому очень непростая это должность - руководитель проекта. Обязанности многочисленные, а полномочия и возможности - размыты.
Требования к соискателю на должность
Основными критериями являются следующие.
Данный специалист должен иметь опыт и знание управленческой работы. Идеальным вариантом будет, если соискатель работал в профильной области нескольких лет и овладел практическими навыками управления проектами. Предпочтение обычно отдается менеджерам с высшим экономическим или техническим образованием. Естественно, специалист должен быть мотивирован и понимать, ради чего он будет работать.
Вспомогательными качествами являются следующие: обладание лидерскими качествами, умение управлять конфликтами и наличие навыков работы на персональном компьютере.
Что должен уметь руководитель проекта?
- Во-первых, управлять собой в ситуации стресса. У специалиста будет много разнообразных обязанностей, но мало возможностей и полномочий.
- Во-вторых, руководитель отвечает за межфункциональные задачи. Ему необходимо разбираться в разных направлениях деятельности, чтобы консультировать работников, контролировать и оценивать их.
- В-третьих, в работе такого специалиста преобладает нестандартная, инновационная деятельность, которая в результате должна привести к достижению конечных целей.
- В-четвертых, ему необходимо уметь разрешать конфликты во взаимодействиях с людьми.
Особенности работы руководителя проекта в строительстве
Данный специалист отвечает за успешное протекание процессов инициирования, планирования, исполнения и закрытия проекта в строительстве.
Менеджер должен обладать рядом общих навыков. Речь идет о способности разрешать межличностные конфликты, иметь навыки планирования, управления и контроля. Помимо этого, существуют специфические навыки.
Руководитель проекта в строительстве должен понимать, что его деятельность будет непосредственно связана с риском на протяжении всей работы. Он возникает, как правило, в ситуации неопределенности. Менеджер должен уменьшать риски, регулировать эмоциональное состояние коллектива и нести полную ответственность за все свои решения. Именно данные положения определяют, как правило, то, насколько будет успешен руководитель проекта. Обязанности прописываются в типовой должностной инструкции.
Менеджеры по проектам в строительстве очень часто используют программное обеспечение. Благодаря этому можно более эффективно организовать свою деятельность и направления работы сотрудников. Программное обеспечение позволит руководителю получить отчет и план в течение пары минут, избавит от сложных вычислений.
Заключение
Следовательно, работа руководителя проекта не такая простая, как кажется на первый взгляд. Специалисту необходимо быть достаточно стрессоустойчивым, чтобы выполнять ряд обязательных мероприятий.
- Во-первых, менеджер планирует деятельность и ее последовательность, а также определяет объем необходимых работ.
- Во-вторых, он расписывает бюджет, распределяет ресурсы, разрабатывает расписание, оценивает необходимо время и стоимость каждого этапа.
- В-третьих, в обязанности руководителя входит контроль за сотрудниками и качеством выполнения работ, анализ и управление рисками.
- В-четвертых, менеджер ведет документацию, отвечает за связи с начальством и клиентами.
- В-пятых, он должен во всех вопросах занимать лидирующие позиции.
Однако, необходимо учитывать один немаловажный факт.
Для того чтобы стать успешным, менеджер проекта должен заручиться поддержкой и авторитетом высшего руководства.