О том, что такое вкладыши в трудовую книжку, не все знают. Правду сказать, далеко не каждому человеку эти сведения необходимы. Но если кто-либо столкнется с получением такого документа, то следует иметь общее представление о том, что это такое и для чего нужно. Вероятно, вкладыши в трудовую книжку лично вы получите лет через десять. Но и тогда их актуальность не утратит силы. Откуда такая уверенность? Давайте разбираться.
Для чего нужен вкладыш?
В трудовой книжке делаются специальные официальные записи. Они расскажут специалисту о том, в каких организациях владелец трудился, то есть платил налоги. Данные очень важные. Ведь пенсионное содержание начисляется и выплачивается, исходя из стажа человека. По большому счету имеет значение его участие в строительстве государства. Каждый гражданин, если его обязанности не говорят иного, стране отдает налоги. А их выплачивает предприятие, где он трудится. Но нынче такие времена, что люди часто меняют работу.
То предприятие обанкротится, то иное место предложат, получше. И кадровик в каждой новой организации делает свои записи, подтверждающие прием и увольнение. Потому места в книжке не хватает. Кроме того, в ней есть специальный раздел, где записываются сведения о наградах. Некоторые граждане умудряются их столько получить, что место тоже кончается. Чтобы не заводить нового документа, придумали вкладыши в трудовую книжку. Это специальный бланк, вид которого соответствует прототипу. Он является продолжением того раздела трудовой книжки, где кончилось место. Там делают соответствующие записи.
Некоторые особенности использования
Знаете, с рассматриваемым документом возникают всяческие недоразумения в основном по незнанию. Иной раз мошенники используют его, чтобы обмануть государство. Дело в том, что кадровик обязан знать, как использовать вкладыш в трудовую книжку, как оформить. Образец содержится в специализированных внутренних документах. Нельзя, к примеру, распечатать бланк из интернета. Он не будет считаться действительным. Саму форму найти очень просто. Она не секретна. Но вложить таковую в трудовую книжку и делать там записи строго запрещено.
Вкладыши в трудовую книжку – это особый бланк установленного образца, защищенный от подделки. Каждому присвоен номер, который регистрируется в журнале. Администрация предприятия обязана создать условия для того, чтобы любой человек мог подтвердить факт вклеивания вкладыша. То есть все документы, связанные с ведением трудовых книжек, в соответствии с номенклатурой дел хранятся не менее семидесяти пяти лет. Если предприятие ликвидируется, бумаги поступают в архив. Работник в любой момент должен получить всю информацию о своем стаже. За это отвечает либо администрация предприятий, либо государственные органы. Дело непростое. Поэтому нельзя просто так взять и завести себе вкладыш в трудовую книжку.
Как оформить? Образец
Перейдем к практике кадрового делопроизводства. Многие работяги считают, что в конторе только лентяи сидят. Целый день в компьютер смотрят и ничего не делают. Ошибочное мнение. Человек, занимающийся кадровой работой, несет огромную ответственность. От него в прямом смысле зависят судьбы людей. Что работнику делать, если места в трудовой книжке не осталось? Поверьте, ничего! За вас все сделает кадровик. Он следит за документами, пока вы работаете на предприятии. Закончились странички, сам дополнит документ специальным бланком. Делается это так. Бланки все номерные. Кадровик в регистрационном журнале делает запись о том, что работнику Иванову И. П. выдан вкладыш. Далее указываются его реквизиты. То есть вписывается номер вкладыша в трудовую книжку. С этого момента документ становится персональным. Его невозможно передать иному человеку. В нем продолжают писать то, что положено по законодательству. Запись о выдаче бланка будет иметь такой вид:
- № п.п 15.02.2016; Иванов Игорь Петрович; серия, номер бланка; должность; структурное подразделение; реквизиты приказа о приеме на работу.
Чем отличаются вкладыш и трудовая книжка?
Образец документа следует внимательно изучить. На самом деле вкладыши имеют те же графы, что и первичный документ. Это и понятно. Ведь они, по сути, его продолжения. В нем содержатся графы: порядковый номер, дата, запись, реквизиты документа, на основании которого она сделана. Заполняются вкладыши точно так же, как и первичный документ. Ответственность за нелегитимность записей та же, что и при оформлении трудовой книжки. Следует знать, что законодательством предусмотрены штрафы за ошибки и мошенничество с этими документами. Выявить их могут специализированные или правоохранительные органы. А у работника с нелегитимным вкладышем возникнет целая куча проблем, когда он захочет оформить пенсию. Придется доказывать, что действительно трудился на предприятии и платил налоги.
Правила оформления
Чтобы не получить наказания, необходимо знать, что и как делать. Первичное заполнение вкладыша трудовой книжки проводится точно так же, как и нового документа. На бланке указываются персональные данные работника, реквизиты организации. Его вшивают в трудовую книжку, на первой странице которой делается отметка. Необходимо поставить штамп «выдан вкладыш», ниже фиксируется дата, когда это было сделано, и реквизиты. Она должна соответствовать данным, занесенным в журнал регистрации. У нас получается двойная трудовая книжка. Образец:
- Штамп «выдан вкладыш».
- 12.04.2016 г.
- Серия, №.
Рекомендации кадровику
Опытные сотрудники советуют внимательно относиться к заполнению личных документов работников. Необходимо сначала заполнить вкладыш, строго в соответствии с личным делом. В персональных дынных нельзя допускать описок. Только после этого делайте запись на титульном листе трудовой книжки. Сверьте несколько раз правильность написания серии и номера вкладыша. Затем работайте с журналом регистрации. Такой порядок обусловлен тем, что ошибка в первом документе исправляется проще, чем в остальных. Испорченный вкладыш списывается специальным актом. А если напутали в действительной трудовой книжке, то придется составлять целый ряд документов, фиксирующих ошибку. То есть новую бумагу поменяете, а уже используемый бланк довести до ума будет сложнее. Учет вкладыша в трудовую книжку тоже требует внимательности. От четкости записей в журнале будет впоследствии зависеть пенсия сотрудников. Помните, что в случае серьезной ошибки время работы на предприятии просто не включат в стаж. Человек пострадает. Может и в суд обратиться.
Как изменить данные?
На практике приходится сталкиваться с тем, что женщины выходят замуж. Они при этом, как правило, меняют фамилию. Если к кадровику поступил документ, подтверждающий это, то необходимо исправить данные в трудовой книжке и вкладыше. Делается это так. Перечеркивается старая фамилия, одной четкой линией. Сверху вносятся новые данные. А на обложке (внутри) указываются реквизиты приказа, на основании которого внесены изменения, печать предприятия и подпись ответственного лица. То же самое делают и со вкладышем. Нужно зачеркнуть четко старую фамилию и внести новую. Другие данные меняются в том же порядке. Обратите внимание, что для этого необходим соответствующий приказ.
Заключение
Как и трудовая книжка, вкладыш является важным документом. К нему следует относиться бережно и внимательно. Не только кадровик, но и сам работник должен понимать ценность документа, контролировать правильность его заполнения и использования.